Иметь дело с проблемными участниками

Лучший, самый эффективный способ нейтрализовать проблемных участников - по возможности вообще не приглашать их на заседание. Если это невозможно сделать, определите четкие, жесткие основные правила поведения участников заседания (в них могут быть определены неприемлемые жесты, движения и т. Д, например, тиканье языком, постукивание ногтями по столу пр.) Таким образом лица, применяющие подобные жесты, движения, выражение лица и т. д., будут заранее предупреждены об их недопустимости в ходе делового заседания.

Хороший способ нейтрализации проблемных участников - поручение им на период заседания обязанностей, которые займут все их время и внимание. Так, их можно привлечь к подготовке мероприятия, попросить вести протокол заседания. Можно также предложить обсудить то, что вызывает замечания или недовольство, позже, в частном порядке.

Есть несколько категорий проблемных участников. В соответствии со спецификой каждой из них предлагаются шаги для нейтрализации подобных лиц во время заседаний (эти рекомендации касаются как формальных, так и неформальных мероприятий):

Агрессор (доминатор): люди такого типа не доверяют услышанному, сомневаются в предоставленных фактах и не признают достаточное подготовленность / уровень знаний тех, кто выступает. Свое выступление направляют против конкретного лица.

Прекращайте выпады личного характера, перефразируя сказанное таким образом, чтобы оно приобрело нейтрального (не личное-того) характера. Попросите группу или отдельную личность выразить собственное мнение относительно сказанного Доминатор. Подчеркните необходимость знать мнения по этому конкретному поводу других присутствующих.

Болтун: такие участники, получив слово, долго и нудно говорят, переливая из пустого в порожнее и, как правило, отступая от темы дискуссии.

Пользуясь паузой в выступлении, прервите болтуна. В таком случае ваши действия будут проявлением уважения ко всем присутствующим (в группу), хотя могут показаться достаточно жесткими в отношении конкретного лица. Подчеркните ваше понимание мысли выступающего, напомните о целях заседания и ограниченность времени, отведенного для мероприятия. Задайте вопрос другому участнику или обратитесь с вопросом ко всей группе. Попросите болтуна подытожить, обобщить свои мысли. Ограничьте объем ответа, сказав, например: "Для того, чтобы иметь время услышать мнения всех желающих, давайте останавливаться лишь на основных положениях и уделять внимание только важном".

Параллельные выступающие: разговаривают со своими соседями во время выступления или общей дискуссии.

Если вы выступаете, сделайте паузу и пристально посмотрите на это лицо / этих лиц, возможно, ваше молчание и соответствующий взгляд привлекут внимание и помогут добиться порядка. Подойдите к говорящих и спросите, есть ли у них какие-то вопросы. Напомните цели заседания и подчеркните, что заседание будет более успешным, будет достигнуто больше результатов в том случае, когда присутствуют выступать по очереди и при этом говорить только один человек. Включите в основных правил поведения участников заседания возможность иметь только одного выступающего в конкретное время.

Пассивные участники: те, кто не принимает никакого участия в заседании. Выясните, почему этот человек (эти лица) не проявляют никакой инициативы, почему не выступают. Во время перерыва переговорите с ними, чтобы понять их мнение, позицию. Подключите их к обсуждению вопросов в небольшой группе участников. Узнайте, есть ли у них вопросы. При этом будьте осторожны, чтобы не поставить возможно стеснительных людей в сложное, некомфортно положение.

Любители говорить "Нет": лица, негативно реагируют на все, что происходит на заседании. Выясните, насколько глубоким является негативизм, что проявляется на заседании. Переговорите с этим лицом (этими лицами) во время перерыва. Дайте конкретную задачу на заседании, например поручите вести протокол.