Урегулировать конфликты, возникающие во время заседания

Когда в ходе дискуссии между участниками возникают противоречия, порой могут иметь достаточно острый характер, задачи и ответственность председательствующего, как на формальном, так и на неформальном заседании, состоит в том, чтобы всеми средствами помочь нейтрализовать их и восстановить эффективную работу участников.

Председательствующий должен действовать в качестве посредника, поощряя оппонентов к тому, чтобы они сами искали пути для смягчения ситуации и продолжения сотрудничества. При этом необходимо, не выражая свои эмоции, занимать нейтральную позицию. Следует внимательно, спокойно выслушать и объективно воспринять и оценить позиции всех сторон. Выразить понимание каждой из изложенных позиций. Если конфликтующие стороны настаивают на выступлении перед всеми присутствующими, следует предоставить им такую возможность, предупредив перед этим о жесткие временные рамки, которые будут установлены для них.

Еще несколько советов для председательствующего при возникновении конфликтных ситуаций:

· Старайтесь найти общие точки в позициях конфликтующих.

· Предложите оппонентам еще раз четко и конкретно определить свои позиции и позиции противоположной стороны.

· Добивайтесь полного понимания сторонами причины конфликта, разногласий во взглядах, сущности противоречий.

· Напомните оппонентам, что основная цель - найти взаимопонимание и решить конфликт.

· По возможности подключите к процессу достижения приемлемого противоположными сторонами компромиссного решения всех других участников заседания.

· Ищите и предлагайте альтернативное решение проблемы.

· Находите компромиссы.

· В том случае, когда очевидно, что решить конфликтную ситуацию в данный момент невозможно, не тратьте время на дальнейшие поиски путей ее решения, а продолжайте заседания согласно установленному порядку дня.

· Предложите обеим сторонам возможность обсудить возникшую проблему, позже.

· Передайте рассмотрение конфликтного вопроса в подкомитет.

· В случае, когда ситуация обостряется и общая атмосфера заседания ухудшается, объявляйте перерыв.

· По возможности используйте юмор: смех нейтрализует гнев.

Предоставлять участникам возможность задавать вопросы

Ответы на вопросы участников заседания предоставляют председательствующему время и возможность развить свои идеи и разъяснить их присутствующим. При этом возможно также завоевать новых сторонников своей позиции. Для того, чтобы как можно успешнее провести данную часть заседания:

· Заранее определите и объявите присутствующим, когда именно вы будете отвечать на их вопросы.

· Предлагая задавать вопросы, внимательно следите за своими жестами, интонацией, мимикой (невербальными сигналами, которые вы передаете участникам): вы не должны выглядеть как человек, чувствует себя неуверенно перед аудиторией, или желает закончить ответы на вопросы, а не начиная их.

· Заранее выясните, на какие вопросы участники ожидают получить ответы, чтобы иметь время соответственно подготовиться.

· Если на заседании вы - председательствующий или основной докладчик, подготовьте собственные вопросы в случае, когда присутствуют не будут иметь своих.

· Старайтесь понять причину, по которой был поставлен каждый из вопросов. Это лицо заинтересована в получении дополнительной информации? Или в основе вопроса лежит желание продемонстрировать присутствующим свои знания в определенной сфере? Есть конкретный вопрос способом, чтобы развить собственные идеи и получить их поддержку от присутствующих?

· Перефразируйте поставленный вопрос. Это поможет присутствующим лучше осознать его, а также предоставит вам возможность изложить его в приемлемой, подходящей для вас форме. Когда вы повторяете вопрос, смотрите на лицо, его поставила, обращая внимание на ее реакцию на сказанное вами. Когда даете ответ, смотрите на всех присутствующих.

· Осознавайте суть вопроса. Очень часто люди делают широкий вступление, которое по смыслу мало чем связан (или совсем не связан) с тем, о чем спрашивается.

· Давайте краткие ответы по существу.

· Всегда стройте ответ в позитивном ключе.

· Заканчивайте ответы на вопросы заключительным словом.

Есть несколько, разных способов того, как отвечать на вопросы. Они зависят от конкретной ситуации:

· Когда вы знаете ответ на вопрос, отвечайте четко, коротко и по существу.

· Когда вы не знаете ответа, признавайте это сразу, не говорите лжи. Скажите лицу, задала вопрос, что вы сможете ответить ей позже, или назовите источники, из которых можно получить необходимую информацию. Если вы пообещали связаться с человеком и ответить на ее вопрос позже, обязательно выполните свое обещание. Несоблюдение своего слова - налицо грубость.

· Если среди участников есть специалист в этой сфере, прежде всего назовите его имя, чтобы таким образом предупредить человека о передаче ей для ответа на поставленный вопрос. Затем повторите для эксперта вопросы и предоставьте ему возможность ответить. Сразу же после окончания ответа специалиста берите инициативу в проведении заседания в свои руки (например, не допускайте того, чтобы присутствующие начали прямо - без вашего посредничества - задавать этому лицу другие вопросы).

· Если вы получили недоброжелательное, агрессивно сформулированный вопрос, определите, почему он был поставлен, а затем перефразируйте его в свою пользу.

Разъяснять действия и суть принятых решений

Путаница, нечеткость - нежелательные участники многих заседаний. Очень часто присутствуют слышат (или думают, что они слышат) то, что им хотелось бы услышать, а не то, что, собственно, говорит выступающий. После заседания, сверяя свои записи, участники порой замечают, что в их заметках по одному и тому же вопросу достаточно много разногласий.

Именно поэтому для председательствующего очень важно: а) разъяснения принятых решений, суть достигнутых договоренностей, дальнейших шагов участников заседания после его завершения; б) четкое определение вопросов, которые необходимо вынести на рассмотрение на следующем заседании.

Председательствующий перед принятием участниками окончательного решения обязательно должен еще раз отметить, уточнить те положения, которые будут внесены в текст документа. ("Таким образом, мы определили все меры, которые необходимо провести при реорганизации данного предприятия. Есть какие-то другие, что нужно внести в заключительный документ?")

При принятии плана дальнейших действий, надо установить конкретных исполнителей, отвечающих за определенный объем работы. Попросите этих лиц сформулировать, каковы их обязанности. Каждому исполнителю в конце заседания предоставьте перечень задач, возложенных непосредственно на него. Копию этого документа пришлите его начальнику. Определите конечный срок выполнения задания / проекта, установив при этом контрольные даты для отдельных его частей.

Подводить итоги

В конце заседания председательствующий обязательно должен подвести итоги. Для этого необходимо отвести в соответствии достаточно времени, а следовательно, завершить работу участников (обсуждение / принятие решений) организовано, без спешки, но и без лишних задержек. Желательно дать присутствовать соответствующий сигнал для завершения работы и начала подведения итогов.

Подытоживая, обращайтесь к целям, определенных для этого заседания (выполнено запланировано? Достигнута цель мероприятия?). Четко сформулируйте принятые и выясните, всем присутствующим понятны они и имеют участники какие-то вопросы относительно этих решений.

Определите уровень эффективности заседания, которое закончилось; спросите у присутствующих, что, по их мнению, можно улучшить (что требует совершенствования) в подготовке и проведении мероприятия.

Сводя итоги воедино, определите:

· Насколько полезным было заседание;

· Каких результатов было достигнуто, решения было принято;

· Какими должны быть следующие шаги / действия;

· Кто отвечает за выполнение принятых решений.

Поблагодарите всех собравшихся за участие в заседании и особенно отметьте тех, кто этого заслуживает (наиболее активные участники, лица, вклад которых в решение поставленных проблем был наиболее эффективным и т. Д.). Очень важно давать людям почувствовать их значимость и важность: это не только является правильным поведением лидера (председательствующего), который думает о своей команде, но также является безусловным проявлением вежливости.

При необходимости определите дату проведения следующего заседания.

Председательствующий своим поведением и манерами, безусловно, задает тон всего заседания, от чего в значительной мере зависит и конечный успех мероприятия. Выше приводились шаги председательствующего, способствующие эффективному проведению деловых заседаний различных типов: как формальных, так и неформальных.

Что является ошибочным, неприемлемым в поведении председательствующего на деловом заседании?

Отсутствие контроля за ходом заседания, проведением дискуссии и отдельными ("тяжелыми") участниками.

· Начало и завершение заседания вовремя.

· Непредставление себя или присутствующих (участников).

· Незаохочення младших по возрасту, должности или время работы в компании к участию в работе заседания.

· Неустановление перерывов, неспособность их продолжительности.

· Несоблюдение установленного порядка дня.