ЭТИКЕТ Участники заседания

Деловое заседание будет успешным, если не только председатель, но и все участники приложат к этому усилия. Председательствующий свою роль, выполняет определенные функции в процессе подготовки и при проведении мероприятия, так и после его завершения. Свои соответствующие функции в ходе заседания выполняют также все Другие присутствуют.

РОЛЬ (ФУНКЦИИ) УЧАСТНИКА ДЕЛОВОГО ЗАСЕДАНИЕ ПЕРЕД ЗАСЕДАНИЕМ

· Внести дату и день заседания в свое рабочее расписание.

· Подтвердить свое присутствие на мероприятии.

· Определить роль, которая отведена вам на заседании.

· Определить, какую помощь председательствующий и другие организаторы мероприятия ожидают от вас.

· Предложить кандидатуры возможных участников заседания, присутствие которых необходимо для решения вопросов повестки дня.

· Знать цели и задачи заседания.

· Знать место и время проведения мероприятия *

· При необходимости заранее провести всю необходимую подготовительную работу (изучить материалы, подготовиться к обсуждению и т. Д.).

ВО ВРЕМЯ ЗАСЕДАНИЯ

· Внимательно слушать выступающих и участвовать в происходящем в зале заседания (дискуссия, принятие решения и т. Д.) *

Быть положительно настроенным относительно того, что провозглашают другие присутствующие, а также быть готовым воспринимать информацию, предоставляемую.

· Соблюдать повестки дня и сути обсуждения.

· Минимизировать или вовсе избегать посторонних разговоров и любых других отвлекающих факторов.

· Ставить вопрос, чтобы четко и полнее осознать происходящее в зале заседания; лучше понять, о чем идет речь, какие принимаются решения.

· Вести заметки.

ПОСЛЕ ЗАСЕДАНИЯ

· По просьбе организаторов / председательствующего оценить эффективность проведенного заседания.

· Еще раз посмотреть протокол заседания.

· При необходимости ввести в курс дел (сообщить о том, что происходило на заседании) коллег, которые не присутствовали на мероприятии.

· Выполнять принятые на заседании решения.

Очевидно, что участвовать в неформальных заседаниях, как правило, проще, даже для того, кто только недавно работает в компании: нормы этикета для участников мероприятий такого рода не слишком строгие. В то же время этикет формальных деловых заседаний значительно более требователен и соблюдения его норм может быть нелегким делом даже для тех, кто работает в этой фирме не первый год. Поэтому очень важно, если вы новичок в компании / фирме, быть уверенным, что вы знаете и понимаете все существующие правила и требования, касающиеся участников заседания. Это поможет вам во время мероприятия чувствовать себя более подготовленным и уверенным.

Формальные заседания, как правило, проводятся на регулярной основе (еженедельно, ежемесячно, ежеквартально и т.д.), и имеют определенного председательствующего. Для формального заседания готовится повестка дня, его протокол. Для заседаний такого рода, как правило, существует определенная, установленная процедура ведения мероприятия, порой предполагает принятие решений и голосования. Если вы недавно работаете в данном конкретном месте, вам необходимо четко осознать, каким образом проходит каждый этап заседания, до того, как вы будете участвовать в первом для вас подобном мероприятии на новом месте.

Приведенные ниже советы помогут вам чувствовать себя уверенно даже на вашем первом деловом заседании:

· Заранее подготовьтесь к мероприятию. Для этого ознакомьтесь с повесткой дня и протоколом предыдущего заседания; изучите материалы, которые были разосланы участникам накануне мероприятия; продумайте, каким образом вы можете принять участие в обсуждении вопросов повестки дня.

· Если вы хотите вынести на рассмотрение вопрос, дополнительное внесенным в регламент, вы можете это сделать во время, отведенное для "других вопросов / разного". Когда подойдет время для рассмотрения вопросов, указанных в повестке дня, как "другие вопросы", вы можете просто попросить у председательствующего слово и изложить свое мнение. Если же вы хотите обсудить проблемный, сложный вопрос, или же вопрос чрезвычайной важности, вы должны попросить, чтобы оно было внесено в повестку дня заседания отдельным пунктом. Сделать это необходимо как минимум за три рабочих дня до даты проведения мероприятия, не позже. Вынесение самым вопрос на рассмотрение (без предварительной договоренности с организаторами) и при этом настаивает на решении его в тот же день - яркое проявление дурных манер и непрофессионализма.

· Проявлением вежливого и уважительного отношения ко всем участникам является четкое соблюдение вами регламента. Не поворачивайтесь к обсуждению первого вопроса тогда, когда все присутствующие перешли к рассмотрению четвертого пункта повестки дня. Обращайте внимание на вопросы, обсуждается. Если вам необходимо уйти раньше, а вы заинтересованы в вопросе, что будет обсуждаться позже, когда вы уже пойдете, не пытайтесь перенести его рассмотрение на начало заседания. Вам придется узнать о результатах обсуждения протокола заседания или от коллег, которые присутствовали до конца мероприятия.

· Оденьтесь формально (деловой костюм - наиболее подходящий вариант одежды в этом случае). Вы можете выбрать менее формальный одежду в том случае, когда четко указывается возможность подобного выбора (когда очевидно, что формальный одежда не является обязательным).

· Приходите на заседание вовремя. В идеале старайтесь быть на месте заседания за пять минут до его начала; если это ваше первое заседание - за десять минут. Председательствующего любого заседания больше всего раздражает и нервирует необходимость задерживать начало работы через участников, опаздывают на мероприятие: приходя после указанного времени, такие лица не только отвлекают присутствующих своим появлением, но и заставляют повторять для них суть всего, что уже было сказано в их появления на западе (в противном случае, они будут просто не в состоянии адекватно участвовать в дальнейшей работе).

Помня, что приход на заседание заранее, без опоздания, является проявлением вашего профессионализма и безусловного уважения к другим участникам, необходимо осознавать, что "заранее" означает не ранее, чем три-пять минут до начала мероприятия. Иногда, даже следуя этому правилу, вы можете попасть в ситуацию, когда организатор (ы) попросит вас зайти в зал заседаний в точно определенное время, потому что в драгоценные минуты, которые остались до начала мероприятия, ему / им необходимо уточнить некоторые детали. В таком случае не настаивайте на вашем присутствии, с пониманием отнеситесь к сказанному вам, спокойно выйдите из помещения и вернитесь в точно определенное время.

· Не приходите на заседание задолго до определено-го времени. Считается, что не только опоздание на заседание является проявлением плохих манер. Таким же проявлением нарушения норм делового этикета является и приход на заседание задолго до определенного времени. К сожалению, многие бизнесмены, деловых людей различных сфер деятельности не считают приход в чужой офис гораздо раньше установленного для встречи времени (более 5-10 минут) проявлением неуважения к времени другого лица и ц работы в целом. Многие работают в очень напряженном ритме, у таких людей расписана буквально каждая минута, и в каждый промежуток времени они хотят успеть сделать как можно больше. Поэтому лица, которые приходят задолго до определенного времени, вероятнее всего будут мешать хозяину офиса, где планируется проведение заседания. Как вы будете чувствовать себя, когда кто-то будет сидеть в вашем кабинете и смотреть, как вы работаете, или, еще хуже, мешать (развлекать вас разговорами) в то время, когда выбудете пытаться сконцентрироваться на важном и сложной работе, которую необходимо закончить как можно быстрее и которая требует полной вашего внимания?

Взяв за привычку приходить на заседание задолго до установленного времени, и таким образом быть первым из прибывших, вы можете произвести о себе негативное впечатление: ваши коллеги и / или ваш начальник могут сделать вывод, что вы слишком много свободного времени во время рабочего дня. Пунктуальность, прибытие вовремя на то или иное мероприятие - безусловно, чрезвычайно важные черты делового человека. Но не стоит бессознательно превращать их из ваших плюсов в минусы, очень часто (или всегда) приходя надел заседание задолго до установленного времени.

· Если вы никак не можете избежать опоздания на деловую заседания, постарайтесь максимально минимизировать возможные негативные последствия вашего позднего прихода, а также продемонстрировать уважение и внимательное отношение к другим. Например, уезжая на заседание, вы попали в "пробку" на трассе и видите, что будете на месте не ранее, чем через 20 минут. Если вы мобильный телефон, лучший вариант - использовать его и предупредить организаторов о своем опоздании, объяснив его причину. Если у вас нет такой возможности, старайтесь как можно быстрее найти телефон-автомат и перезвонить ответственному лицу. В случае, когда звонок просто невозможен, извинитесь и объясните причину своего опоздания как только будет такая возможность. Главное, что должен сделать любой участник заседания в ситуации, когда он опаздывает или вовсе не может присутствовать на мероприятии, - сообщить об этом организатора (ов) как можно раньше.

· Помните о необходимости быть на заседании. Чтобы не попасть в подобную ситуацию, возьмите себе за правило просматривать ваш рабочий расписание утром каждый день. Ваше отсутствие на заседании может плохо повлиять на ваш имидж профессионала и просто испортить отношения с начальником. Ваша задача и ваша ответственность - следить за рабочим расписанием и таким образом не пропускать никаких мер, на которых необходимо ваше присутствие. Если вы все-таки пропустили заседание, при первой же возможности извинитесь перед организатором (ами) и / или председательствующим. Это лучше, чем искать какие-то несуществующие объяснения случившегося. В случае, когда вы не можете извиниться устно, позвоните. После этого (желательно, а порой необходимо) пришлите письменное извинение, в котором признайте вашу ошибку и уверьте, что ничего подобного не произойдет в дальнейшем. И потом сделайте все возможное, чтобы сдержать свое слово!

· Всегда ходе заседания выключайте мобильный телефон.

· Знайте и уважайте существующий порядок размещения участников.

Очень часто как в больших, так и малых компаниях на неформальных заседаниях практикуется свободное размещение участников за столом / столами (свободная рассадка). В то же время формальные меры предусматривают размещение участников согласно установленным неизменным порядком / схеме.

Не пытайтесь первым занять место за столом заседания. Подождите, пока старшие по должности займут свои места: таким образом вы будете точно уверены, не сидите на месте начальника. Вы можете просто спросить у организатора (ов) мероприятия, какое место вам лучше занять.

Если вам кажется, что вы заняли чужое место (место старшего по должности), задайте вопросы типа: "Вы хотели бы здесь сесть?" и сделайте движение, будто хотите подняться. Это будет лучшим выходом из ситуации, чем дождаться, пока старше должности лицо попросит вас освободить ее место.

· Если это первое ваше заседание в данной организации и председательствующий поздравил вас как нового сотрудника и пожелал успехов, коротко поблагодарите его и не поддавайтесь желанию выразить пятиминутную речь,

· Уважайте работу председательствующего, например, не спешите начать дискуссию, если председательствующий еще не открыл ее после выступления основного докладчика. Если вы недавно работаете в этой компании / фирме / учреждении, подождите пока свои мысли, взгляды выскажут старшие по должности участники.

· Выступайте конкретно, четко и вежливо. Высказывайтесь по существу обсуждаемого вопроса и при этом при любых условиях старайтесь быть объективным и не занимайтесь прямой критикой услышанного.

· На формальном деловом заседании, получив слово, обращайтесь к председательствующему, если только правила проведения подобных мероприятий не диктуют практику прямого обращения к конкретному участника / конкретных участников.

Избегайте помпезности и напыщенности в своем выступлении - тот факт, что вы присутствуете на формальном заседании, не означает необходимости отказа от вашей естественной, натуральной манеры поведения и высказывания.

· Проявляйте уважение к другим участникам заседания, какими сильными не были бы ваши замечания по их позиций, как негативно вы не относились к тому, что они говорят или предлагают. Вежливые и убедительные аргументы имеют значительно больше веса и силы, а потому являются более эффективными, чем сарказм или оскорбительные высказывания в адрес определенного лица / определенных лиц. Не забывайте, что поведение сотрудника на деловых заседаниях, как формальных, так и неформальных, часто бывает важным фактором при принятии решения о его дальнейшем продвижении по служебной лестнице.

· Старайтесь до конца понять и выяснить все моменты, которые были непонятны вам на заседании, а также определить свои дальнейшие шаги для выполнения принятых решений (непосредственно касаются вашей работы).

· Всегда помните о конфиденциальном характере того, что обсуждается на многих формальных заседаниях. Свободное обсуждение того, что происходило за закрытыми дверями зала заседаний, - значительное нарушение существующих норм делового этикета. К тому же, репутацию ненадежного сотрудника с длинным языком (которую можно очень легко приобрести в результате неосторожности и вольности в разговоре) чрезвычайно трудно изменить.

Собираясь на деловую заседание любого характера (как формальное, так и неформальное) не забывайте о том, что деловой этикет считает ошибочным и неприемлемым в поведении участника подобного мероприятия.

ЛОЖНОЕ И неприемлемым в поведении участника ЗАСЕДАНИЕ

· Опаздывать на заседание; заблаговременно уходить с заседания (без серьезной причины) или периодически выходить из зала заседания между перерывами.

· Будучи докладчиком, затягивать свое выступление; забирать своего выступления больше времени, чем отведено повесткой дня.

· Не представить себя другим присутствующим участникам.

· Не готовиться к запланированной дискуссии; не изучать материалы и документы, которые были распространены накануне мероприятия для ознакомления.

· Будучи приглашенным на заседание, не прийти на него (без причины).

· Ходить по залу заседания в процессе работы (в период между перерывами).

· Сидеть за столом развалившись; зевать; играть с вещами (карандашами, ручками и т. д.); барабанить пальцами по столу.

· Прерывать или обрывать выступающих.

· Критиковать конкретных лиц, а не идеи, которые они выражают; быть саркастическим или неоправданно критическим в отношении других участников.

· Вести посторонние разговоры во время работы заседания.

· Читать посторонние материалы; курить или есть в зале заседания; устраивать беспорядок на столе.

· Заснуть во время работы заседания.

· Не следить за тем, что происходит; не участвовать в работе заседания.

· Выступая, не следить за своей речью и / или отвлекаться от основной темы обсуждения.