Меню
Главная
Авторизация/Регистрация
 
Главная arrow Этика и эстетика arrow Корпоративная культура: деловой этикет

Заседание закончилось, ЧТО ДАЛЬШЕ?

С окончанием заседания работа председательствующего не заканчивается. Он (возможно, вместе с другими организаторами мероприятия) должен привести в порядок помещение, в котором проходило заседание, и при необходимости вернуть техническое оборудование, которое использовалось.

Председательствующий должен, хотя бы неформально, оценить проведенное мероприятие, в том числе свою собственную эффективность в качестве лидера. Необходимо распространить среди участников протокол заседания, а также принят и утвержден план будущих действий. Как только эти шаги будут сделаны, начинается планирование следующего заседания.

Если отразилось важное формальное заседание, на котором обсуждались важные проблемы и / или были приняты важные решения, такое мероприятие желательно оценить формально, разослав участникам соответствующую форму или перечень вопросов, на которые ожидаются ответы. Как форма, так и перечень вопросов, могут предусматривать оценку таких элементов мероприятия, как четкость поставленных целей; выполнение установленных заданий; коллективная работа участников; использование различных идей и предложений; эффективность использования времени, отведенного для мероприятия, по шкале от 1 (самая низкая оценка) до 10 (высшая оценка). Можно также попросить участников определить те аспекты проведения делового заседания, по их мнению нуждаются в совершенствовании.

Отдельно можно и желательно определить эффективность работы председательствующего заседания, оценив от 1 (неэффективно) до 5 (эффективно) такие сферы его деятельности:

· Привлечение к сотрудничеству всех присутствующих;

· Организация и поддержка дискуссии по вопросам повестки дня;

· Нейтрализация конфликтных ситуаций, которые возникали в ходе заседания;

· Концентрация внимания присутствующих на вопросах, внесенных в повестку дня (не отвлечение на посторонние, незапланированные темы);

· Внимательное и уважительное отношение к мнению и замечаний, высказываемых участниками заседания;

· Суммирования;

· Проявление инициативы при определении необходимых будущих действий для выполнения поставленных задач.

Даже если официальная оценка эффективности заседание не дается, вы должны отметить, вовремя закончилось мероприятие, не затянулся дольше отведенного времени. В случае, когда заседание завершилось позже, чем планировалось, постарайтесь ответить на вопрос: "Почему так случилось?" Вам необходимо отметить, что положительного было достигнуто в решении вынесенных на обсуждение вопросов.

Считается, что заседание не закончилось до того момента, пока его Протокол не распространено среди участников. Это необходимо сделать в течение следующих 48 часов. Копия протокола, которая рассылается участникам могут не включать всех самых-мелких деталей заседания (например, немотивированный выступление одного из участников), но должна содержать перечень целей, стоявших перед участниками заседания; принят план последующих действий; имена ответственных исполнителей; комментарии и дату проведения следующего заседания. Подобную форму протокола можно достаточно легко подготовить! быстро распространить. При этом она будет содержать всю необходимую важную информацию.

Последним, заключительным, этапом является ознакомление с результатами заседания сотрудников, не присутствовали на мероприятии, но должны знать (желательно, чтобы знали), какие вопросы обсуждались и какие решения были в связи с этим приняты.

Председательствующий / организаторы могут направить соответствующую информацию вышестоящему начальству; участники могут, при нормальной, проинформировать других своих коллег.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

А. Ответьте "Да" или "Нет".

1. Неформальные деловые заседания необязательно проводить согласно соответствующим правилам и установленной процедурой и с учетом норм этикета.

2. При проведении делового заседания подбор участников не имеет важное значение; в его работе могут принимать участие все желающие.

3. Деловое заседание - самый эффективный способ решения вопросов и достижения результата.

4. Место проведения заседания в определенной степени определяет атмосферу всего мероприятия.

5. При планировании заседания, продолжительность которого будет превышать 1,5 часа, необходимо примерно посередине мероприятия предусмотреть перерыв на 15 минут.

Б. Выберите правильный (наиболее подходящий) вариант ответа.

1. В ходе дискуссии на заседании был поднят новый вопрос, не связано с тематикой мероприятия. Вы как председательствующий:

а) предлагаете рассмотреть новый вопрос в конце заседания (после того, как будет исчерпана повестка дня)

б) предлагаете внести этот вопрос в повестку дня следующего заседания;

в) предоставляете участникам возможность сразу же приступить к обсуждению нового вопроса.

2. После приема на работу вы впервые присутствовали на деловом заседании. Председательствующий представляет вас присутствует и желает
успехов. Вы:

а) поднявшись со своего места, коротко благодарите;

б) оставаясь сидеть, киваете головой;

в) поднявшись со своего места, коротко рассказываете о себе, опыт предыдущей работы и высказываете свои планы на

будущее.

3. Вы впервые присутствовали на деловом заседании в данной организации / фирме / учреждении. Зайдя в помещение, где запланировано

провести мероприятие, вы:

а) садитесь на место, которое вам понравилось;

б) дождавшись, пока руководитель / председательствующий и старшие сотрудники сядут, занимаете одно из свободных мест;

в) остаетесь стоять у стены («Я новый сотрудник / я впервые на таком заседании, можно и постоять»).

4. Вам необходимо уйти раньше с формальной заседание вашего учреждения / фирмы / организации. Вы:

а) в соответствующее время поднимаетесь с места и выходите из помещения, попросив перед этим своего коллегу по окончании

мероприятия объяснить организатору / председательствующему причину вашего выхода;

б) в нужное вам время тихонько поднимаетесь и выходите из помещения, оставив все объяснения

председательствующему / организатору на завтра,

в) заранее / накануне заседания предупреждаете организатора / председательствующего о вашей необходимость уйти раньше.

Ответы на контрольные вопросы

А

1. Нет. Деловые заседание любого рода, как формальные, так и неформальные, необходимо проводить в соответствии с существующими правилами, установленной процедуры и с учетом норм этикета. Это поможет более четко и организованно провести мероприятие: участники смогут без отвлечений сконцентрироваться на обсуждении рабочих вопросов и тем самым эффективно использовать отведенное время. Результативность заседания при этом очевидно повысится.

2. Нет. Подбор участников является одним из основных элементов подготовки любого делового заседания. Он проводится, исходя из необходимости достичь определенных целей (приглашаются те, кто может внести реальный вклад в решение существующих проблем, высказаться по существу вопросов, внесенных в повестку дня). Предоставив всем желающим возможность прийти на заседание, организаторы таким образом создадут условия для пустой траты времени практически всеми участниками. С одной стороны, терять время будут те сотрудники, работа которых не связана с тематикой мероприятия. Поэтому они реально не могут способствовать решению определенных проблем, участвовать в обсуждении. Это так называемые "пассивные" участники, которые пришли, потому что им просто интересно и хочется быть в курсе общих дел. С другой стороны, "активные" участники также будут вынуждены тратить время, отвлекаясь на возможные вопросы и замечания никак подготовленных "пассивных" участников.

3. Нет. Деловое заседание далеко не всегда является наиболее эффективным способом достижения желаемых результатов. В зависимости от ситуации более удобным и действенным способом может быть телефонный звонок, вывешена объявление, оставленный меморандум, встреча с конкретным коллегой - исполнителем.

4. Да. Место проведения делового заседания, безусловно, влияет на общую атмосферу мероприятия. То же решение, принятое в разных помещениях (кабинет руководителя / кафетерий учреждения) будет восприниматься по-разному.

5. Так, исходя из того, что людям трудно высидеть без перерыва более 90 минут, при планировании заседания обязательно следует предусмотреть короткий отдых примерно посередине мероприятия.

Нет. Перерыв в деловом заседании должно быть достаточно короткой (5- 7 мин), но достаточным для того, чтобы участники могли при необходимости сделать какие-то срочные дела (позвонить по телефону, привести себя в порядок). Длиннее перерыв даст присутствующим возможность заняться другими делами, и поэтому организаторам будет достаточно трудно собрать их снова для продолжения работы.

Б

1. б). В том случае, когда во время дискуссии поднимается новое, никак не связано с темой заседания вопрос, председательствующий должен предложить внести его в повестку дня следующего мероприятия.

Предоставив возможность участникам сразу начать обсуждение нового вопроса, председательствующий нарушает запланированный порядок и, по сути, разрушает ход заседания. Предложение рассмотреть новый вопрос в конце заседания может подтолкнуть присутствующих к поспешного (вследствие ограниченности времени) рассмотрения запланированных пунктов повестки дня и тем самым к принятию не самых лучших возможных решений.

2. а). После представления вас председательствующим следует, поднявшись, коротко поблагодарить за

пожелания успеха и снова сесть. Длинные речи в подобных случаях (если не было соответствующей просьбы со стороны председательствующего) не предусмотрены и не приветствуются. Вы проявите больше такт и профессионализм, если максимально содействовать работе заседания, в этом случае - не забирать время, отведенное для работы.

3. б). Остаться стоять у стены - разве не худший из возможных вариантов. Таким

образом вы очевидно продемонстрируете свою неуверенность и низкую самооценку. А это никогда не бывает полезным. Каждое учреждение / организация / фирма имеет свою иерархию, которая проявляется, в том числе, и при размещении за столом / столами деловых заседаний. Поэтому стоит занимать место, исходя именно из такой иерархии. В том случае, когда вы еще не хорошо знаете существующий порядок, лучше всего не спешить, а дождавшись, пока рассядутся все старшие сотрудники, руководители и председательствующий, занять одно из свободных мест.

4. в). В том случае, когда вы не можете присутствовать до конца заседания, обязательно заранее предупредите об этом организатора / председательствующего, назвав при этом причину (она должна быть действительно весомой!).

Уйдя с заседания без предупреждения, вы таким образом подвергаете себя очевидно возможные неприятности в будущем, а к тому же, демонстрируете неуважение к другим участникам мероприятия, в первую очередь организатора / председателя. Ваши объяснения, данные на следующий день, очевидно, мало кого будут интересовать, к тому же, выслушивание их займет рабочее время у председательствующего / организатора.

Ваша просьба к коллеге объяснить председателю / организатору ваш внезапный (для него) выход из зала заседания имеет свои слабые места. Во-первых, своей просьбой можно поставить (и, очевидно, поставите) в неудобное положение коллегу, которому придется "отдуваться" за вас. Во-вторых, всегда есть вероятность того, что коллега не будет возможности (времени) изложить причину вашего ухода, или просто не сможет это сделать правильно.


 
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >
 
Предметы
Агропромышленность
Банковское дело
БЖД
Бухучет и аудит
География
Документоведение
Естествознание
Журналистика
Инвестирование
Информатика
История
Культурология
Литература
Логика
Логистика
Маркетинг
Математика, химия, физика
Медицина
Менеджмент
Недвижимость
Педагогика
Политология
Политэкономия
Право
Психология
Региональная экономика
Религиоведение
Риторика
Социология
Статистика
Страховое дело
Техника
Товароведение
Туризм
Философия
Финансы
Экология
Экономика
Этика и эстетика
Прочее