ВОПРОСЫ, НА КОТОРЫЕ НАДО ОБРАТИТЬ ВНИМАНИЕ ПРИ ПОДГОТОВКЕ ПОЕЗДА

· При подготовке своей поездки не забывайте о возможной разницу во времени и с ее учетом указывайте время в списке необходимой информации. При непродолжительной поездке разница во времени может быть не такой заметной. Не исключено, что вы сможете достаточно легко приспособиться и организовать свой рабочий график без перевода "внутренних часов '' на новый режим. Например, в том случае, когда разница во времени" съела "несколько рабочих часов, вы можете догнать время, если проведете необходимую встречу во время рабочего завтрака, который будет совпадать с вашими привычными часами пребывания в офисе. Если же на новом месте вы "получили" дополнительные часы, вам удастся продлить рабочий день, договорившись о еще одну, не запланированную ранее, встречу. При этом вы все равно сможете вернуться в гостиницу для ужина.

При длительных поездках старайтесь приехать за день-два вперед для того, чтобы иметь возможность адаптироваться к изменениям во времени.

· Планируя свою поездку, полезно поговорить с коллегами из вашей фирмы, которые уже были в подобном командировке, и получить от них рекомендации и советы. Задавайте им все возможные (и невозможные) вопрос, чем больше вы узнаете до начала путешествия, тем легче она будет. Такими вопросами могут быть: или долгий переход от одного входа к другому в аэропорту, где вы будете иметь пересадку? Есть какая-то особая, необходимая вам информация о городе, регионе, куда вы едете? Советы могут вам дать коллеги по правильной, соответствующего поведения с лицами, которые будут работать с вами? Какие правила в отношении одежды существуют в компании, куда вы едете?

· Всегда учитывайте возможные задержки, изменения в ваших планах. Самолет (или поезд) может опоздать, заказанный автомобиль может прийти вовремя. Очень важно просчитать, предусмотреть нежелательные ситуации, которые могут возникнуть во время командировки, и иметь альтернативный вариант действий. Всегда имейте при себе контактный телефон вашего делового партнера, его фирмы. Готовясь к полету, не забудьте на всякий случай положить в ваш ручной багаж дополнительную наличность и смену одежды.

· Подтверждение номера в гостинице, спросите о возможности предварительного резервирования мест в ресторане на все важные ланчи и обеды, на которые вы планируете пригласить ваших партнеров или клиентов. Выбирайте отель, расположенный недалеко от компании, фирмы, учреждения, в которой вы приехали, а не вблизи аэропорта.

Если вы планируете использовать отель как свой временный офис, перед тем, как делать заказ, выясните, имеются подходящие номера: вам необходимо иметь как минимум двухкомнатный номер. Этот аспект приобретает особенно важное значение в том случае, когда вы намерены проводить встречи в гостинице.

В случае отсутствия надлежащих, необходимого размера и планировки номеров, вам, возможно, придется использовать для проведения бесед как своеобразный, "суррогатный" офис кафе или холл отеля, что, конечно, будет менее удобным и эффективным. Спросите о наличии в отеле бизнес-центра или небольшого зала для переговоров, такой вариант был бы для вас наиболее подходящим и удовлетворяющим необходимые условия.

Никогда не планируйте проведения деловых встреч в своем номере, если он однокомнатный: в лучшем случае это может вызвать ощущение дискомфорта у присутствующих, в худшем - вас могут обвинить в намерениях, которых вы не имели.

· Убедитесь, что вы все материалы, необходимые вам во время командировки. Составьте список таких документов и соберите их в отдельный файл, папку или портфель.

· Позаботьтесь о том, чтобы во время поездки ваша основная работа не стояла на месте, а по возможности выполнялась другими сотрудниками. Если ваши обязанности временно будут переданы кому-то из коллег, предоставьте этому лицу максимально широкую информацию о вашем проекте. Это, безусловно, поможет этому сотруднику при исполнении дополнительной работы и еще раз подтвердит вашу репутацию как настоящего профессионала, который думает о коллегах и интересы дела.

· Перед отъездом подумайте над тем, как можно максимально эффективно использовать время командировки. Сможете ли вы в дороге поработать над бумагами или почитать интересный журнал, книгу, которые вы давно собирались прочитать? Есть в городе, стране, куда вы собираетесь другие деловые партнеры, с которыми вы можете встретиться во время обеда и переговорить о вопросах, вас интересуют? Рассматривайте ваше командировки как возможность больше узнать и о бизнесе, и о месте, где вы будете жить. Возможно, в это время будет проходить интересный семинар, выставка, связанные с вашей сферой деятельности; возможно, вам повезет попасть на концерт известных артистов, которые приехали на гастроли, или побывать в музее, экспозиции которого широко.

· В вашем деловом дневнике рядом с перечнем запланированных встреч и других мероприятий оставьте свободное место для того, чтобы заносить детали, заметки, конкретные данные, которые вам помогут при составлении отчета по возвращении домой и при дальнейшей работе над проектом. (Не забудьте, что благодарственные письма, материалы, обещанные вами деловому партнеру, а также перечень вопросов, которые возникли в процессе обсуждения результатов вашей поездки, должны быть отправлены не позднее семи дней после вашего возвращения.)

· Трезво оцените возможности вашего кошелька, как и определенный вашей фирмой бюджет для командировки, до начала поездки. Четко определите, что позволяют ваши финансы и на что вы можете рассчитывать. Узнайте точно, сколько и на что вы можете тратить из денег компании и за что должны платить из собственного кармана. Зная свои финансовые возможности (какими бы они ни были), вы будете чувствовать себя увереннее, потому что сможете обезопасить себя от непродуманных трат.

· Приготовьте подходящий подарок для вашего делового партнера, который, возможно, не является обязательным, но при наличии, безусловно, станет дружественным жестом относительно вашего коллеги. К тому же, всегда есть время и обстоятельства, при которых вручения подарка является своевременным и подходящим. Очевидно, что перед тем, как думать о подарке, необходимо четко знать существующие соответствующие правила компании, фирмы или учреждения, в которой вы едете. Особенно и прежде всего это касается подарков вашему клиенту или бизнесмену, у которого ваша фирма планирует купить определенный товар. Если вы знаете человека, которому собираетесь сделать подарок (наличие детей, вкусы, хобби и т. Д.), Вам будет легче сделать правильный выбор. Деловой этикет не определяет точного времени вручения подарка. Вы можете это сделать в начале визита - как выражение благодарности заранее, или же в конце - как знак оценки гостеприимства со стороны хозяев. Если корпоративная политика вашей фирмы позволяет, вы можете, для выражения вашей благодарности, пригласить вашего хозяина / хозяев на обед, спортивные соревнования или на массовое зрелище (не забудьте узнать соответствующие правила и ограничения, существующие в компании, куда вы едете, чтобы не поставить хозяев в неловкое положение).

 
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   След >