Сферы применения информационных систем и их использование во внешнеэкономической деятельности

Основные характеристики информации и информационные системы внешнеэкономической деятельности

Ведущее место в системе информационной экономики отводится источнику знаний. Объект, в котором возникает информация, является источником информации. Через средства материального носителя информация передается ее пользователю, что и определяет ее ценность относительно целевого последующего использования. Наличие источника и пользователя информации определяет цикл жизни информации, в котором главными являются такие процессы, как зарождение, преобразование, передача, хранение, использование и уничтожение (рис. 2.1). В данном случае речь идет не об уничтожении информации в прямом смысле этого слова.

Цикл жизни информации

Рис. 2.1. в Цикл жизни информации

После завершения функционирования информация не исчезает бесследно, а еще продолжает действовать. Американский ученый Норберт Винер доказал, что, в отличие от использованного ресурса, использована информация имеет свойство не исчезать, наоборот, распространяясь, она повышает свои качество и значение [17].

На всех этих этапах существования информации можно выделить некоторые важные общие особенности. Рассмотрим их сущность с точки зрения принятия решений.

Основная характеристика информации — это ее целевое назначение. В управленческих системах целевыми разновидностями использования информации являются: создание новых целевых концепций, постановка проблем, определение методов решения проблем, принятия решений, выявление и анализ ситуаций.

Ценность информации для принятия решений определяется в основном двумя факторами: 1) ценностью самого решения, для принятия которого используется информация, и ожидаемыми результатами его реализации; 2) степенью влияния информации на принятие решения; этот показатель невозможно рассчитать формально, поскольку он зависит от конкретного пользователя и конкретного случая использования информации.

Ценность информации зависит от способа и скорости ее передачи, своевременности и ряда других характеристик, таких как достоверность, надежность и тому подобное. Изменение ценности информации во времени может происходить скачкообразно в том случае, когда существует критический срок принятия решения, для которого она предназначена, или постепенно. В последнем случае этот процесс называют "старением информации".

Для передачи и воспроизведения информации существенное значение имеет ее объем. Зависимость между объемом сообщений и ценностью информации обычно имеет нелинейный характер — ценность растет медленнее, чем объем. Однако иногда краткое сообщение из одной-двух фраз имеет несоизмеримо большую ценность, чем текст, изложенный на многих страницах. В то же время одно и то же сообщение одному получателю может дать много информации, а для другого — мало, или оно может быть лишено какого-либо смысла.

К основным критериям ценности информации относятся:

- полнота информации что означает наличие в ней всех тех значений параметров относительно определенного объекта, которые являются существенными с точки зрения решения задачи;

- надежность информации. Этот критерий зависит скорее от технических возможностей источников, средств передачи и обработки информации. Надежность определяет наличие ошибок в данных;

- достоверность информации характеризует степень ее соответствия тому процессу или объекту, который она отражает. Информация, будучи достоверной и надежной, может быть не полной; или полной, но не достоверной и т. п.;

- избыточность информации: под ней понимают увеличение объема сообщения без увеличения его информативной ценности. Однако избыточность существенно важна для повышения достоверности и надежности информации, потому что она позволяет обнаружить, а в случае значительной избыточности и исправить ошибки, которые есть в данных;

- скорость передачи и обработки. Быстродействие технических систем определяется объемом данных, обрабатываемых или передаваемых за единицу времени. Высокая производительность необходима для динамических систем, с которыми управляются в реальном масштабе времени;

- периодичность передачи или приема информации. Периодичность существенно связана с ее ценностью. Нередко информация о незначительных изменениях в состоянии отображаемого объекта имеет низкую ценность, хотя и обходится дороже. В то же время очень редкие сообщения, не позволяют эффективно управлять системой, не имеют большой ценности с точки зрения решения задач управления.

Информация требует затрат на ее получение, передачу и обработку в месте приема. Поэтому перед тем, как организовать сбор, передачу и обработку информации, необходимо убедиться, что стоимость информации не превышает ее ценности.

Объем необходимой и достаточной информации существенно зависит от динамических свойств контролируемого параметра. Ряд параметров остается неизменным во времени, как, например, расстояние между населенными пунктами и тому подобное. Другие параметры можно считать условно постоянными: это, в частности, стоимость сырья, расписание рейсов и др. Постоянные и условно постоянные параметры, к которым относят не меняющиеся в течение трех-четырех циклов принятия решений, не требуют систематического и частого восстановления значений и их передачи. Необходимо только обеспечить их надежное хранение и изредка контролировать правильность. Однако любые изменения значений постоянных и условно постоянных параметров необходимо сразу доводить до сведения всех пользователей — как людей, так и соответствующих программ, использующих эти данные.

Определяя объемы необходимой и достаточной информации для параметров, изменяющихся от цикла к циклу принятия решений, нужно прибегать к более сложным методам. Прежде всего, следует выяснить, что понимается под существенным изменением значения параметра. К таким относят изменения, которыми нельзя пренебречь с точки зрения принятия решения. Исходным для решения этой задачи является определение допустимого отклонения процесса управления. Затем, применяя модель процесса, устанавливают, каким отклонением на выходе откликается изменение параметра на входе.

Можно считать, что целесообразным является выбор одной из следующих стратегий управления:

Стратегия 1. Решение о влияние на управленческий процесс принимается через равные промежутки времени, определяемые средними характеристиками изменения входных и выходных параметров.

Стратегия 2. Решение принимается каждый раз, когда отклонение системы управления от принятого превышает допустимое.

Стратегия 3. Решение принимается каждый раз, когда изменение значения контролируемого параметра становится существенной.

Стратегия 4. Решение принимается после нескольких сообщений о существенном отклонении контролируемого параметра.

Для стратегий 1 и 4 объем необходимой и достаточной информации определяется частотой и объемом сообщений об изменении входных и выходных параметров. Частота контроля выбирается так, чтобы существенные отклонения не могли быть пропущены.

Объем необходимой и достаточной информации для стратегий 2 и 3 зависит от динамических показателей управляемой системы и контролируемых входных параметров, обусловливающих частоту появления существенных отклонений. При этом следует учитывать стоимость получения информации об отклонениях и возможные потери из-за отсутствия информации или по причине ее недостоверности.

На использование информации в процессе принятия решений влияет характер решаемых задач, обусловленный многоуровневой структурой управления. Охарактеризуем эти уровни:

На первом уровне происходит сбор первичных данных. На нем обеспечивается выявление и регистрация сообщений о показателях и процессах, характеризующих функционирование объекта.

На на втором уровне группируют и суммируют первичные данные в различных разрезах с целью получения более обобщенных показателей. При этом устраняется структурная и статистическая избыточность путем учета вероятных характеристик сообщений. Результаты обработки представляют в виде различного рода сводок, рапортов, отчетов.

На третьем уровне обеспечивается выделение информации, необходимой для решения задач управления.

Обработка информации с помощью ЭВМ на более высоких уровнях заключается в подготовке вариантов возможных решений. Принятие окончательного решения — это всегда прерогатива руководителя.

Рассмотрение иерархии системы управления позволяет сделать следующие выводы:

- все уровни обработки информации ориентированы на того, кто принимает решение;

- автоматизация первых трех уровней обработки информации в процессах управления соответствует структурной построении автоматизированной информационной системы;

- во время формирования автоматизированных информационных систем часто недооценивается тот факт, что эффективность системы существенно зависит от наличия в ней информационного фильтра, который соответствует третьему уровню обработки информации;

- систему управления нельзя автоматизировать без автоматизации информационной системы.

Потоки информации, поступающие от низших уровней управления к высшим, представляют собой практически те же сведения, которые лишь обобщаются по мере продвижения к верхним уровням управления. Отсюда вытекает необходимость агрегирования информации.

По мере передачи информации от узлов системы низшего к узлам вышестоящего уровня происходит интеграция, сжатия информации. Абсолютное количество информации, выходящей из рассматриваемого узла управления, уменьшается по сравнению с суммарным количеством информации, что в него входит.

Другими словами, во время передачи информации "вверх" по иерархии узлы системы управления выполняют роль потребителей в части информации, а в случае следования распорядительной информации "вниз" узлы системы являются генераторами дополнительной информации.

Степень интеграции информации или, наоборот, "размножение" можно характеризовать коэффициентом, который определяется согласно формуле:

В = А / С,

где А — количество информации, которая выходит из узла системы (число показателей или трудоемкость обработки);

С — количество информации, входящей в узел системы (число показателей или трудоемкость обработки).

Для информации, предназначенной для ознакомления, обычно меньше или равен 1, для распорядительной — В больше или равно 1.

Отфильтрована и в случае необходимости агрегированная информация может быть сжата (свернута). Операция сжатия (свертывания) информации предполагает, что в результате некоторого преобразования каком сообщению ставится в соответствие более короткий. Сущность всякого сжатия информации заключается в устранении избыточности, имеющейся в исходном сообщении. Избыточность характеризует излишнюю длину сообщения, составленного из символов данного алфавита по сравнению с минимальной длиной, необходимой для передачи данной информации.

В теории информации одной из важнейших является теорема об устранении избыточности в сообщениях, которые передаются. Такая избыточность может быть устранена кодированием, т. е. однозначным преобразованием одной исходной последовательности символов в другую с тем или иным алфавитом. При этом уведомлением, которые часто встречаются, стоит ставить в соответствие более короткие кодовые комбинации, а сообщением, что редко встречаются, более длинные.

Представление уведомлений словами различной длины установилось и в естественном языке. Так, кратчайшими есть основные слова — "я", "да", "дай", "пить", "кушать". Длинными словами обозначаются понятия, которые редко встречаются в повседневной речи, это "электрификация", "понимание", "противоестественность". Более того, когда какое-нибудь слово или словосочетание начинает встречаться чаще, мы используем их сокращение — "горсовет", "вуз", "облстат".

Можно предложить определенную классификацию разновидностей способа сжатия информации.

По виду элемента, на основе которого осуществляется сжатие, следует различать:

- побуквене сжатия;

- словесное сжатия;

- сжатия словосочетаний, фраз;

- сжатия текстов.

По характеру операции сжатия информации:

- в случае побуквенного сжатия сообщений — оптимальное неравномерное кодирование символов алфавита, укорочение допустимой для данного алфавита длины кодовой комбинации символа;

- в случае словесного сжатия слов, а также сжатие словосочетаний и фраз — аббревиатура, устранение некоторых символов в сообщении на естественном языке, замена данного сообщения соответствующим более коротким, вычисление идентификатора или адреса исходного сообщения по его выходным записью или представлению;

- в случае сжатия текстов — более плотная упаковка информации, записанной в памяти, библиографическое описание, аннотирование, реферирование, индексация.

По характеру взаимосвязи элементов информации в процессе сжатия:

- автономное сжатия;

- сжатия с учетом взаимосвязи информационных элементов. Поскольку экономическая информация представляет собой большое разнообразие

экономических процессов, рассмотрим ее на следующих уровнях:

- синтаксическом;

- семантическом;

- прагматическом.

Синтаксический уровень дает возможность абстрагироваться от смыслового содержания и степени полезности информации и рассматривать отношения между знаками системы экономических данных, а также характер этих отношений. На этом уровне устанавливаются правила построения определенных групп данных, документов, информационных образований и тому подобное.

семантическом уровне анализируются смысловые характеристики информации с целью устранения многозначности высказываний, выявление в последних синонимии, омонимии и тому подобное.

прагматическом уровне рассматриваются категории полезности и ценности информации для потребителя данных, частота использования семантических единиц в решении конкретных управленческих задач, а также оценивается стоимость получения информации и трудоемкость ее обработки.

Экономическую информацию можно классифицировать по таким признакам, как функция управления, степень участия в обработке, степень ее постоянства, структурный состав и тому подобное.

Характеризуя экономическую информацию относительно функций управления, можно выделить плановую, учетную и отчетную информации.

Соответственно каждая из них, т. е. плановая, учетная и отчетная информации, в свою очередь, делятся на входящую и исходящую. Входная информация отражает все сведения, поступающие в экономическую информационную систему объекта управления. Она состоит из входной внешней (поступающей из внешнего мира), и входящей внутренней (продуцируется объектом управления системы).

Различают два вида исходной информации: внешнюю, что присылается такой в информационную систему высшего органа управления, и внутреннюю, состоящую из команд управления для данного объекта.

К входной информации относится необрабатываемый (поступает сразу на выход экономической информационной системы) и обрабатываемая информации. То есть одна часть входной информации предназначается для дальнейшей обработки, а другая непосредственно отвечает целям воздействия на объект.

По структурному составу в общем массиве экономических данных различают реквизиты, сообщения, показатели, информационные образования различных уровней.

Реквизиты являются информационными совокупностями, не подлежащих дальнейшему смысловом распределения на более мелкие единицы экономической информации. Реквизиты отражают отдельные свойства различных сущностей. Отдельно взятый реквизит не содержит полной информации, для этого необходима совокупность реквизитов. Один и тот же реквизит может отмечаться в различных информационных совокупностях. Например, если реквизитом является имя поставщика, то его могут указать и в приходном ордере, и в платежном требовании.

Реквизиты делятся на две группы: основания и признаки. Основы отражают количественные свойства сущностей (количество, сумма, цена), а признаки — их качественные свойства (название предприятия, состав, сорт). Совокупность, состоящая из нескольких признаков и оснований, образует сообщение. Из сообщений может быть выделен разновидность, называется показателем. Показатель — это информационная совокупность, состоящая из нескольких признаков и только одной основы. Показатель имеет минимальный состав, который однако является вполне достаточным для документообразования. Кроме того, каждый отдельно взятый показатель имеет свой определенный алгоритм вывода. Например, показателем может быть "цена материала", в который входят такие характеристики, как наименование материала, номенклатурный номер, единица измерения, цена. Если реквизит является элементарной единицей измерения информации, то показатель — сложной. Кроме показателей, различают другие сложные единицы измерения, их называют составными. Составные единицы могут предполагать не одно значение составляющих, а некоторый их набор, то есть, по своему типу они принадлежат к массивам.

Каждая информационная совокупность имеет свою, присущую только ей форму, выражаемую или в ее наименовании или наименованиях информационных совокупностей более низкого уровня, входящих в состав данной совокупности. В пределах одной формы информационные совокупности отличаются одна от другой свойственным им содержанием, то есть присущим только им определенным числовым значением. Например, в форме некоторого реквизита является наименование поставщика, а содержанием — Днепротяжмаш.

Информационная система (ИС) — это система, в которой организованы определенным образом процессы образования, сохранения, обработки и преобразования информации.

Структурно ИС состоит из следующих компонентов:

- собственно информация;

- системы обработки информации;

- вход;

- выход;

- внутренние и внешние каналы.

В государственном стандарте Украины ДСТУ 2874-94 приведено такое определение ИС:

ИС — система, которая обосновывает память и манипулирование информацией о проблемной сферы.

На рис. 2.2 представлена схема, иллюстрирующая составляющие информационной системы. Особенностью ИС является то, что в ней человек играет роль активного участника информационного процесса. Это, в частности, имеет место в условиях функционирования автоматизированного рабочего места (АРМ), когда человек (пользователь) вводит информацию в систему, поддерживает систему в активном состоянии, обрабатывает информацию и использует полученные результаты в управлении. Информация является способом описания для обеспечения взаимодействия между источником информации и ее получателем. Потенциальные возможности ИС реализуются через ее функции, к которым относятся:

- обработка информации по всем направлениям, которые интересуют систему управления;

- формирование всей необходимой для управления внешней и внутренней информации;

- обеспечение непрерывного накопления, систематизации, хранения и обновления всей необходимой информации;

- передача необходимой информации в заданные пункты;

- реализация скоростного доступа, поиска и выдачи необходимой информации;

Составляющие информационной системы

Рис. 2.2. в Составляющие информационной системы

- осуществление информационно-управляющего воздействия на объект управления и его звена в случае отклонения их параметров функционирования от заданных значений;

- обеспечение оптимальных расчетов по мере изменения целей, критериев и условий функционирования объектов управления;

- проверка и идентификация документов;

- информационная безопасность;

- определение основных тенденций, закономерностей и показателей развития объекта управления;

- определение основных показателей технико-экономического уровня производства и хозяйственной деятельности;

- формирование всех учетно-отчетных, планово-организационных, конструкторско-технологических и других форм документов.

В функциональном аспекте информационные системы должны безошибочно производить арифметические расчеты; обеспечивать подготовку, заполнение, проверку и распечатку документов любой формы, осуществлять безошибочный перенос данных из одной печатной формы в другую, производить накопление итогов и исчисление процентов любой степени сложности; обеспечивать обращение к данным и отчетам за прошлые периоды (вести архив).

Для того чтобы обеспечить указанные возможности, система должна иметь единую базу данных относительно текущего состояния и на предприятии, и в архивных материалах.

Надежность системы в компьютерном понимании означает защищенность ее от случайных сбоев, а в некоторых случаях и от преднамеренного искажения данных. Важно, чтобы после сбоя разрушенную базу данных можно было легко восстановить, а работу системы наладить в кратчайший срок.

Выбирая информационную систему в торговой сети, следует помнить, что к продавцу придется неоднократно обращаться и за советом или за консультацией, или же по поводу замены устаревшей версии на более современную.

Детализируем известную на сегодня типизацию информационных систем (рис. 2.3).

По характеру организации поиска выделяют системы:

- информационно-поисковые (ИПС);

- информативно-управленческие (ГУС);

- информационно-справочные (ИСС).

ИПС и ИСС осуществляют сбор и сохранение информации. В данном случае движение информации осуществляется по замкнутому кругу — сначала от источника до потребителя, а затем, наоборот, от потребителя к источнику и т. д. Важными требованиями к информационно-поисковой системы является ее пертинетність (соответствие найденного текста или документа фактической информационной потребности потребителя), а также смысловая и формальная релевантность — соответствие одного текста (документа) другом.

За реализацией режима распространения и поиска информации различают:

- системы с режимом избирательного распространения и поиска информации;

- системы с ретроспективным режимом распространения и поиска;

- интегральные системы.

Системы с ретроспективным режимом распространения и поиска, в отличие от систем с режимом избирательного распространения и поиска, обе операции осуществляют в пределах всего информационного фонда. Интегральные системы сочетают в себе возможности системы с режимом избирательного распространения и поиска информации и системы с ретроспективным режимом распространения и поиска информации.

По характеру функциональности 1С делятся на:

- монофункциональные;

- многофункциональные.

По масштабам реализации имеем системы:

- глобальные;

- региональные;

- локальные.

Типы финансово-экономических систем

Рис. 2.3. в Типы финансово-экономических систем

Глобальные информационные системы, охватывающие несколько стран, иногда это общемировые системы. Региональные ИС касающихся определенной территории в пределах одной страны. Локальные сети действуют в пределах одной корпоративной единицы.

По уровню безопасности различают:

- информационные системы с высоким уровнем безопасности;.

- с высоким уровнем безопасности;

- с низким уровнем безопасности.

В информационных системах с высоким уровнем безопасности почти нулевой уровень риска нарушения работы системы. В информационных системах с высоким уровнем безопасности риск достигает величины порядка 80 %, а в ИС с низким уровнем безопасности он примерно равен 50 % и ниже.

Во время проектирования автоматизированных информационных систем (АИС) следует придерживаться определенных принципов:

1. Принцип системного подхода по созданию АИС предполагает исследование и анализ управляющей и управляемой подсистем в их органическом единстве с определением цели и критериев управления, которые обеспечивают оптимальное функционирование объекта регулирования.

2. Принцип непрерывного развития делает возможным внедрение новых и замену морально устаревших управленческих задач в соответствии с возможностями технических средств.

3. Принцип глубинных связей между отдельными функциями управления требует реализации множественной комплексности решаемых задач (взаимосвязь задач).

4. Принцип соответствия информации тому классу систем управления, для которых она создавалась, позволяет установить взаємооднозначну соответствие между объектами и средствами управления.

5. Принцип устойчивости, что является реакцией ИС на возмущения любого характера без существенного изменения собственной структуры, позволяет конструировать достаточно стабильные системы по структуре.

6. Принцип оптимальности требует, чтобы затраты времени и средств на функционирование системы были минимальными в пределах определенного периода. Как правило, этот период определяется сроком окупаемости капитальных вложений на приобретение вычислительной и другой оргтехники.

7. Принцип рационализации документооборота определяет изменение состава и структуры документов, функционирующих в системе управления объектом, а также изменение маршрутов оборота документов.

8. Принцип единой информационной базы предполагает формирование массивов данных. Этот принцип касается всех функций управления объектом или группой объектов, имеет оптимальный состав и структуру.

9. Принцип минимизации ввода-вывода данных способствует оптимизации работы системы.

10. Принцип общения конечного пользователя (исследователя, проектировщика, конструктора, технолога, плановика) с системой автоматизации должен обеспечиваться на профессионально-специфической и естественной речи тау привычной и удобной для пользователя форме.

11. Принцип независимости возможностей решения задач планирования, проектирования, управления, подготовки производства и научных исследований по их постановке и исходным данных предусматривает их максимальную реализацию независимо от сложности и наличия формальных математических моделей этих задач.

12. Принцип создания для конечного пользователя таких условий работы при которых он осуществляет процессы управления, планирования, проектирования и поиска новых решений в режиме активного, расширенного диалога с ЭВМ, оперируя понятиями своей предметной области, используя профессиональный опыт и навыки и принимая решения одновременно в отношении множества критериев, часть из которых не описана формально и не имеет количественного выражения.

Создавая информационную систему, следует позаботиться как о более рациональную организацию информационных потоков, так и существенное повышение их интенсивности, то есть ускорение передачи и обработки информации, поступающей от ее источника к потребителю. Для решения задач по проектированию информационных систем прежде всего необходимо провести анализ информационных потоков, который позволяет установить:

- особенности организации тех процессов (производство, управление, проектирование и т. др.), что составляют основу проектируемой информационной системы;

- перечень, структуру и базу документов, определяющих состав входной и результирующей информации данной информационной системы;

- совокупность нормативных и справочных данных, используемых в данной информационной системе;

- совокупность и содержание различных нормативных и методических материалов, регламентирующих процессы накопления, хранения, обработки и предоставления информации по рассматриваемой предметной области;

- принятую систему классификации и кодирования информации. Анализ информационных потоков осуществляется в два этапа: 1-й этап — обследование;

2-й этап — построение и анализ информационной структуры организационной или технической системы, анализируется.

Значительную роль играют информационные системы в организации управленческой деятельности предприятия. Управленческая деятельность в современных условиях является одним из важнейших факторов функционирования и развития офиса. Она должна постоянно совершенствоваться в соответствии с объективными требованиями развития предприятия.

Последние достижения в области микроэлектроники обусловили появление новых концепций в организации информационных служб. Благодаря высокопроизводительным и экономичным мікропроцесорам информационно-вычислительные ресурсы интегрируются в рабочие места менеджеров, бухгалтеров, плановиков, администраторов, инженеров и других категорий рабочих. Совершенствуются персональные системы обработки данных, автоматизированные рабочие места на базе персональных компьютеров (ПК), которые по стоимости приближаются к терминалам, а по возможностям — к ЭВМ третьего поколения. На этой основе в 1980-х годах наметилась новая тенденция развития информационно-вычислительной техники — создание локальных вычислительных сетей (ЛВС) различного назначения. На сегодня в результате сложившихся экономических условий, самыми распространенными являются ЛОМ коммерческого назначения.

В условиях рыночной экономики информация является одним из основных товаров. Успех коммерческой и предпринимательской деятельности зависит от налаживания связей с муниципальными, банковскими, биржевыми информационными системами, он связан с информатизацией оптовой и розничной торговли, торговых домов, служб управления трудом и занятостью, с созданием банка данных рынка товаров и услуг, развитием центров справочной и аналитико-прогнозно-котировочной информации, электронной почты, электронного обмена данными и др. Как правило, работа этих систем построена на основе локальных вычислительных сетей различной архитектуры или их объединениях, получивших название корпоративных сетей.

Наличие в офисе, конторе ЛВС создает для пользователей принципиально новые возможности интегративного характера благодаря прикладным системам ПК и другому оборудованию сети. Организуется автоматизированный документооборот (электронная почта), создаются различные массивы управленческой, коммерческой и других видов информации общего назначения, и персонально используются вычислительные ресурсы всей сети, а не только отдельного ПК. Появилась возможность использования различных средств или инструментов (например, средств машинной графики) к решению профессиональных задач (подготовка отчетов, ведомостей, докладов, публикаций и других документов). Кроме функционирования внутренних служб, ЛВС позволяют наладить деятельность внешних служб, таких как телексную (телетайпный) связь, почтовая корреспонденция, электронные доски объявлений, газеты и тому подобное, а также выход в глобальные (региональные) сети ЭВМ и использование их услуг.

В современных условиях важным является информационное обеспечение, которое состоит в сборе и обработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача на высший уровень управления информации о положении и деятельности офиса и взаимообмен информацией между всеми подразделениями офиса осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи.

В деятельности коммерческих структур, представляющих собой комплексы многочисленных и тесно связанных между собой предприятий и взаимодействие между которыми является обыденным делом, передача информации является первостепенным и непременным фактором нормального функционирования всей структуры. При этом особое значение приобретает обеспечение категорий оперативности и достоверности информации. Во многих фирмах внутренняя система информации, имея производственный характер, решает задачи организации технологического процесса. Это касается, прежде всего, процессов обеспечения предприятий кооперованою продукцией, поступающей со специализированных предприятий по внутрифирменным каналам. В этом случае ИС предоставляет сведения для принятия управленческих решений и является одним из факторов, обеспечивающих снижение издержек производства и повышение его эффективности.

Важную роль в принятии решений играет научно-техническая информация о новых научных открытиях и изобретениях, о технических новинках собственного офиса. Непрерывное пополнение общего фонда знаний и технических решений, практическое и своевременное его использование обеспечивает фирме высокий уровень конкурентоспособности.

Информация является основой для подготовки докладов, отчетов, предложений относительно выработки и принятия оптимальных решений.

Получение конкретной информации определяется потребностями каждого управленческого звена, от которого зависит выработка управленческих решений. С этой точки зрения к информации выдвигается ряд требований:

- по объекту и качеству информации — краткость и четкость формулировок, своевременность поступления;

- по целенаправленности — удовлетворение конкретных потребностей;

- по точности и достоверности — правильный выбор начальных сведений, оптимальность систематизации и непрерывность сбора и обработки сведений.

Сегодня характерным является создание высокоэффективной внутрифирменной системы информации, основанной на использовании новейших технических средств автоматизированной обработки цифровой и текстовой информации на базе персональных компьютеров, объединенных в единую фирменную локальную вычислительную сеть.

Управленческая внутрифирменная информационная система обеспечивает реализацию совокупности информационных процессов для удовлетворения потребности в информации разных уровней принятия решений.

Информационный процесс, аналогичный процессу производства продукции, имеет следствием выработку определенного целостного по содержанию набора данных, необходимого для принятия управленческого решения.

Информационный процесс управления — это совокупность управленческих операций, главным предметом которых является информация.

Информационная система состоит из компонентов обработки информации, внутренних и внешних каналов передачи. Управленческие информационные системы последовательно реализуют принципы информационного процесса, организации сбора, накопления, обработки и передачи информации с помощью технических средств в сочетании с использованием аналитических методов математической статистики и моделей прогностически-аналитических расчетов.

Информационный процесс, направленный на получение научно-технической, плановой, контрольной, учетной и аналитической информации, в информационных системах унифицирован и базируется на использовании электронно-вычислительной техники.

Повышение эффективности использования информационных систем достигается на основе обеспечения сквозной структурной совместимости информационных систем, что позволяет устранить дублирование и обеспечить многократное использование информации, реализовать конкретные интеграционные связи, ограничить количество показателей, уменьшить объем информационных потоков, повысить степень использования информации. Информационное обеспечение предполагает: распространение информации, то есть предоставление пользователям информации, необходимой для реализации научно-производственных задач; создание более благоприятных условий для распространения информации через введение соответствующих административно-организационных, научно-исследовательских и производственных мероприятий.

Важную роль в информационном процессе играют средства регистрации, обработки, накопления и передачи информации; систематизированное хранение информации и выдача ее в требуемой форме; выработка новой числовой, графической и других видов информации.

В 1980-е годы произошел переход от отдельных управленческих информационных систем к созданию единой внутриофисной системы сбора, обработки, сохранения и предоставления информации. Произошла переориентация всей деятельности в сфере обработки информации на обеспечение ее конечной цели: удовлетворение потребностей в информации руководителей на всех уровнях внутрішньоофісного управления. В связи с этим главное внимание уделяется точному формулированию вопросов, возникающих в сфере оперативного управления, и получению информации в кратчайшие сроки для принятия необходимых решений. В зависимости от характера и содержания требуемой информации определяются соответствующие технические средства и методы обработки информации.

Сейчас в крупных организациях созданы и эффективно действуют информационные системы, обслуживающие процесс подготовки и принятия управленческих решений, касающихся таких задач, как обработка данных и информации, реализация интеллектуальной деятельности.

Для определения уровня эффективности внутрифирменной системы управления на многих предприятиях в учете и отчетности введен новый показатель — отношение получаемой прибыли к затратам на технические средства и обеспечение функционирования внутриофисной системы информации.

Основными задачами внутриофисных систем информации являются:

1. Определение требований к содержанию информации и ее характеру в зависимости от целенаправленности.

2. Выработка системы хранения, использования и предоставления информации в условиях централизованного и децентрализованного управления.

3. Определение потребностей в технических средствах (в том числе компьютерной техники).

4. Разработка программного обеспечения, создание и использование банков данных.

5. Осуществления расчетов в процессе разработки программ маркетинга, контроля, сбора и обработки цифровой информации.

6. Автоматизированная обработка и предоставление текстовой информации.

7. Обеспечение копировальными устройствами, телексами, всеми средствами связи и коммуникации.

Целевые задачи внутрифирменной системы управления можно сформулировать так:

- координация деятельности системы сбора и обработки финансовых отчетов на высшем уровне управления и в производственных отделениях в целях повышения качества и своевременности поступления финансовой информации из офиса в целом;

- определение основных направлений системы сбора, обработки и хранения первичных данных;

- определение основных направлений развития технологии обработки информации.

Определение потребностей каждого руководителя в необходимой ему конкретной информации — задача чрезвычайно сложная, и его реализация зависит от опыта и функций руководителя, а также от его полномочий в принятии управленческих решений. Автоматизированные управленческие информационные системы призваны благодаря краткосрочной обработки информации своевременно выдавать информацию об отклонениях от запланированных показателей.

Эффективное применение ЭВМ зависит от следующих факторов: приобретение современных вычислительных средств, их программное обеспечение, подготовка среды их применения.

В современных условиях наиболее характерно использование электронной техники по двум направлениям:

- в конторской деле — на замену секретарей-машинисток и делопроизводителей;

- в бухгалтерском деле — для составления письменных финансовых документов, осуществления безкасових связей с банками и финансовыми учреждениями.

ЭВМ, в первую очередь, предназначаются для обработки данных и решения задач. В настоящее время ЭВМ все чаще применяют для обработки нечисловой информации (текстовой, графической) и термин "вычислительная техника" перестал соответствовать типовые задачи, решаемые с помощью компьютера. Современные ЭВМ способны одновременно обрабатывать цифровую, текстовую и графическую информацию.

Развитие систем телекоммуникаций, в частности, технологий локальных вычислительных сетей, позволило объединить все технические средства обработки цифровой и текстовой информации в единую внутрифирменную информационную систему. Наиболее эффективной в этом разряде является система, в которой параллельно с вычислительной техникой объединены и средства автоматизированной обработки текстовой информации.

Рассмотрим разные поколения АИС, которые наиболее полно отвечают требованиям процесса управления и которые в последнее время приобрели популярность на рынке АИС в Украине

Первое поколение — единственный мейнфрейм выполняет всю обработку информации; операторы с помощью терминалов вводят данные и формируют задание системе Сейчас такие АИС почти не используются. В 1980-х годах, когда ЭВМ были большие и очень дорогие, такой способ организации был целесообразным.

Второе поколение — их появление связано с созданием доступных по цене персональных ЭВМ и ЛВС. Всю обработку информации выполняет АРМ. Сервер предназначен для предоставления данных из общей БД. Это делается для поддержания актуальности данных. В некоторых АИС сервера вообще нет: система и БД находятся на одной ПЭВМ, АРМ или Армы запускаются на той же ПЭВМ одновременно или по очереди Это самая распространенная категория АИС. Используется повсюду благодаря простоте запуска, эксплуатации и невысокой стоимости

Третье поколение — системы с использованием технологии "клиент — сервер". На сервер (СУБД) приходится от тридцати до восьмидесяти процентов объемов обработки всей информации Показатель зависит от архитектуры системы. Подобные системы целесообразны на предприятиях, где одновременно запускаются двадцать или больше Армов, интенсивно работающих с базами данных. На этом этапе начали использовать "макроязыки" для перепрограммирования систем под конкретные нужды предприятия. Такие системы получили беспрецедентную гибкость и универсальность, но при этом очень усложнился этап внедрения системы. Используются на больших предприятиях, где важна оперативность поступления информации (например, в торговле). Эти системы сложны с точки зрения внедрения и дорогие в эксплуатации. Для эффективной работы требуют дорогостоящего современного аппаратного обеспечения.

Четвертое поколение — интегрированные системы управления предприятием. Состоят из большого количества модулей, работающих по разным технологиям. Цель внедрения такой системы состоит не только в интеграции новейших информационных технологий передачи, хранения и поиска информации, но и в полном контроле предприятия в реальном времени Подобные системы очень сложны. Часто их компоненты и технологии, на которых они базируются, разрабатываются по специализированной схеме. На предприятии повсюду устанавливают автоматические системы регистрации событий, а машины подключают к схемам управления этой системы. Таким образом, человека заменяют на компонент этой системы везде, где это возможно. Оператор системы имеет беспрецедентную возможность наблюдать за работой любого звена производства и корректировать любой технологический процесс в реальном времени Такие системы особенно целесообразны на крупных производствах.

Последние разработки в системах дистанционной идентификации дают толчок созданию полностью автоматических магазинов.

Приведем характеристики наиболее известных АИС.

 
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   След >