Меню
Главная
Авторизация/Регистрация
 
Главная arrow Информатика arrow Информационные системы и технологии в управлении организацией

СУЩНОСТЬ ИНФОРМАЦИИ И РОЛЬ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ В УПРАВЛЕНИИ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ

ВВЕДЕНИЕ В ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ В УПРАВЛЕНИИ ОРГАНИЗАЦИЕЙ

Информационные процессы в организационно - экономической сфере

Любая деятельность человека основывается на информации. Термин "информация" определяет сведения, сообщения или знания о реально существующие процессы и объекты, а также об их связи и взаимодействие, доступных для практического использования человеком.

Важным свойством информации является то, что она увеличивает уровень знаний об объектах и явлениях реального вселенной, то есть информация является категорией уменьшения неопределенности об объектах. Таким образом, информация - это сведения об окружающей среде (объекты, явления, события, процессы и т.д.), которые уменьшают степень существующей неопределенности и неполноты знаний о нем [1,6].

Основные характеристики понятия информации:

1) информация - это не любые сведения, она несет в себе что-то новое, что уменьшает существующую неопределенность;

2) информация существует вне ее создателем, это - отчуждение знания от ее создателя (знание - это отражение действительности в мышлении человека)

3) информация стала сообщением, так как она выражена на определенном языке в виде знаков;

4) сообщение может быть записано на материальном носителе (сообщение является формой передачи информации);

5) сообщение доступно для воспроизведения без участия автора,

6) информация передается в каналы общественной коммуникации.

Исходя из характеристик информации, отметим, что для информации характерны такие атрибуты (рис. 1.1):

атрибуты информации

Рис. 1.1. атрибуты информации

В современном мире любая деятельность человека базируется на процедурах сбора, обработки и передачи информации, а это определяет понятие информационного процесса.

В современном обществе информация является ресурсом, который может дать большое конкурентное преимущество, если им правильно распорядиться. Информационный ресурс - это совокупность информации, накопленной в результате любой деятельности людей (научно-технической, экономической, политической и т.п.). Кроме того, информация должна быть представлена в форме, пригодной для сбора и обработки и зафиксированная на материальном иосиеви [13,15].

Информационные ресурсы характеризуются:

- Тематикой (экономическое, техническое, правовое, общественно-политическая и т.п.);

- Формой собственности (государственная, муниципальная, частная)

- Доступностью (открытая, секретная, ограниченного использования);

- Формой представления (текстовая, изобразительная, звуковая)

- Носителем (бумажный, электронный).

Наука, занимающаяся изучением свойств информации, вопросами ее сбора, хранения, поиска, обработки, преобразования, распространения и использования в различных сферах деятельности человека, называется информатикой. В информатике под информационным ресурсом понимают отдельные документы, массивы документов и файлы, которые организованы в информационных системах как библиотеки, архивы, фонды, базы данных и знаний.

В экономике информация вращается как ресурс, используемый в процессе хозяйственной деятельности. Главный вопрос, что связано с использованием информации и информационных ресурсов заключается в том, хотим ли мы опираться в своих решениях на случайную, неполную информацию, регулировать процесс поступления информации и будем управлять ею как одним из главных ресурсов - так, как управляем персоналом, финансами, производством и т.п.?

Отсутствие информации вызывает информационную потребность - осознанное понимание различия между индивидуальным знанием о предмете и знанием, накопленным обществом. Процесс насыщения производства и всех сфер жизни и деятельности человека информацией называется информатизацией. Постепенно процесс насыщения приводит наше общество в такое состояние, когда общество называют информационным обществом. Информационное общество - это такое общество, в котором созданы все условия для удовлетворения информационных потребностей всех граждан, организации и государства; большинство работающих или занято производством, хранением, переработкой и реализацией информации, или не в состоянии выполнять свои производственные обязанности без этих процессов. Это означает, что граждане такого общества обладают определенной информационной культурой - умением работать с информацией и использовать для ее получения, обработки и передачи компьютерные информационные технологии.

Таким образом, информатизация - это организационный социально-экономический и научно-технический процесс создания условий для удовлетворения информационных потребностей физических лиц и хозяйствующих субъектов на основе формирования и использования информационных ресурсов.

В зависимости от сферы использования информация может быть экономической, технической, общественной, политической и другой. Поскольку речь пойдет об организациях, работающих в сфере экономики, нас прежде всего интересует экономическая информация. Хозяйственная деятельность общества связанные с информацией, которая называется экономической.

Экономическая информация -

- Это совокупность сведений (данных), которые отражают состояние или определяют направление изменений и развитие народного хозяйства страны и его звеньев;

- Это информация, характеризующая производственные отношения в обществе. К экономической информации относятся сведения, которые циркулируют в экономической системе, о процессах производства, материальных ресурсах, процессах управления производством, финансовых процессах, а также сведения экономического характера, которыми обмениваются различные системы управления;

- Это совокупность сведений о социально-экономические процессы, служащие для управления этими процессами и коллективами людей в производственной и непроизводственной сферах. Эти сведения можно фиксировать, передавать, обрабатывать, хранить и использовать в процессе планирования, учета, контроля и анализа на всех уровнях управления.

Таким образом, экономическая информация отражает процессы производства, распределения, обмена и потребления материальных благ и услуг. Это одна из разновидностей управленческой информации, которая обеспечивает решение задач организационно - экономического управления народным хозяйством.

Свойства экономической информации:

- Зависимость от объекта управления;

- Значительные объемы перерабатываемой информации;

- Многообразие источников и потребителей;

- Многократное повторение циклов ее получения и преобразования в установленные временные периоды (месяц, квартал, год и т.п., то есть периодическое, регулярное обработки);

- Необходимость получения значительного количества итогов в результате обработки одних и тех же данных по различным критериям (значительное количество рутинных процедур при обработке)

- Необходимость накопления и длительного хранения;

- Оформление результатов обработки в форме, удобной для восприятия человеком;

- Значимость автоматизированной обработки данных для обеспечения высокой точности результатов вычислений.

В современном информационном обществе информация - это важнейший стратегический ресурс системы управления. Ключевым элементом информационной системы является понятие информации. Информационная система должна разрабатываться с учетом заданных потребительских свойств информации. К качественной экономической информации выдвинуто определенные требования, а именно [9]:

- Ценность, адекватность информации;

- Полнота информации для реализации управляющего воздействия;

- Точность и достоверность;

- Актуальность, своевременность и оперативность получения информации. Ценность - мера расширения, развития тезауруса (систематизированного

словаря понятий с указанием смысловых связей между ними, то есть совокупности сведений, которыми располагает пользователь или система) воспринимающей стороной при приеме и интерпретации сообщения степень снижения состояния неопределенности экономического субъекта, степень продвижения к цели.

Адекватность информации - это определенный уровень соответствия (что создается с помощью полученной информации) образа реального объекта, процесса, явления и т. Она связана с правильностью ее отбора и формирования в целях адекватного отражения заданных свойств объекта.

Полнота информации - означает, что она имеет минимальный набор показателей, но он достаточен для понимания и принятия эффективного управленческого решения. Как неполная, так и избыточная информация снижает эффективность управления.

Актуальность информации - определяется степенью сохранения ценности информации для управления в момент ее использования и зависит от статистических характеристик отображаемого объекта и от интервала времени, прошедшего с момента возникновения данной информации.

Оперативность (своевременность) информации. Оперативной есть такая информация, которая поступает на тот или иной уровень управления не позднее заранее назначенного момента времени, согласованного со временем решения задач управления и отражает актуальность информации для необходимых расчетов и принятия решений в условиях изменений.

Точность информации - определяется степенью приближения отображаемого информацией параметра и его истинного значения.

Достоверность (вероятность) информации - это свойство информации отображать реально действующие объекты с необходимой точностью. Измеряется достоверность доверительной вероятностью необходимой точности, то есть вероятностью того, что отображаемые информацией значение параметра отличаются от истинного значения этого параметра в пределах необходимой точности. Таким образом, достоверность - определяет допустимый уровень искажения, как входной так и выходной информации, при котором сохраняется эффективность функционирования системы.

Информация достоверна, если она отражает истинное положение дел, полна, если ее достаточно для принятия решения. Ценность информации зависит от того, какие задачи можно решать с ее помощью. Актуальность важна при работе в постоянно меняющихся условиях.

Информация позволяет организации:

- Определять стратегические, тактические и оперативные цели и задачи организации;

- Осуществлять контроль за текущим состоянием организации, ее подразделений и процессов в них;

- Принимать обоснованные и своевременные решения;

- Координировать действия подразделений в достижении целей.

Экономическую информацию можно классифицировать по различным признакам. ее разновидности следует учитывать при организации обработки данных, построению компьютерных информационных систем, выборе вариантов технологии решения тех или иных экономических задач. Таким образом, экономическая информация классифицируется [4, 9, 19]:

1. По функциям управления - информация делится на прогнозируемую, плановую, учетную, анализа хозяйственной деятельности, нормативную, оперативного управления и регулирования. Прогнозируемая информация связана с функцией прогнозирования. Плановая - с планированием (перспективным, технико-экономическим, оперативно-производственным). Учетная - с бухгалтерским, финансовым, хозяйственным учетом. Информация анализа хозяйственной деятельности - с функцией экономического анализа, оперативного управления, информация регулирования - с соответствующими функциями управления. Нормативная информация используется и возникает на стадиях технической подготовки производства, а также при формировании цен, тарификации и содержит различные нормы и нормативы, расценки, тарифы и т.п.

2. По стадиям формирования - информация бывает первичной и вторичной. Первичная информация возникает непосредственно во время деятельности объекта и регистрируется на начальной стадии процесса управления и связана с источником возникновения. Вторичная получается в результате обработки информации и может быть промежуточной и результативной. Промежуточная информация содержит результаты расчетов, которые используются как входные данные для дальнейших расчетов. Исходную информацию получают при обработке первичной и промежуточной информации и используют ее для управления объектом и принятия решений.

3. полнотой - экономическую информацию разделяют на достаточную, чрезмерную и недостаточную. Для решения задач необходима достаточно конкретная по содержанию минимальная информация - достаточная. Чрезмерная - содержит лишние данные, совсем не используются при решении задач.

4. стабильностью - информацию разделяют на постоянную, условно-постоянную и переменную.

Постоянная информация не меняет своих значений (например, отчетные данные). Постоянная информация остается неизменной в течение длительного времени, многократно используется при обработке переменной информации. Условно постоянная информация сохраняет их в течение длительного периода (например, нормативы, нормы).

Переменная информация характеризуется частой сменой своих значений (например, сведения о начислении заработной платы).

5. По месту возникновения - различают информацию: входную, промежуточную, исходную, внутреннюю и внешнюю.

Информация, поступающая в объект управления извне и подлежит обработке, называется входной. Она используется как первичная информация для реализации экономических и управленческих функций и задач. Исходная информация является итогом обработки входных данных и поступает из одной системы управления к другой. Промежуточная информация нужна при решении функциональных задач в определенных периодах.

В зависимости от источника возникновения в пределах организации различают внутреннюю и внешнюю информацию. Информация внутренней среды, как правило, точная, полно отражает финансово-хозяйственное состояние. Ее обработки часто может осуществляться с помощью стандартных формализованных процедур. Информация внешней среды - это информация об экономических и политических субъектов, действующих за пределами экономического объекта, и отношения с ними (это экономические, социальные, технологические, политические и другие отношения экономического объекта с клиентами, поставщиками, посредниками, конкурентами, государственными органами и т.д.). Информация из внешней среды является обычно приблизительной, неточной, неполной, противоречивой, имеет вероятностный характер и поэтому требует нестандартных процедур обработки.

6. По характеризующаяся сущностями - это информация о предметах (детали, изделия, оборудование) и процессы (технология обработки, технология изготовления).

7. По форме представления экономическая информация должна быть зафиксированной определенным образом, чтобы можно было оперировать ею в процессах управления. Это называется представлением (изображением) информации. Под формой представления понимают способ фиксирования информации. Выбор формы представления зависит от свойств информации, ее целевого назначения, методологии, техники обработки и других факторов. Различают следующие формы представления информации: устная, письменная (текстовая и графическая) .Для фиксации устной информации предназначены соответствующие формы представления, которые называются сигнализаторами. Для письменного фиксирования информации используются регистраторы, индикаторы, графопостроителей. Регистраторы обеспечивают запись точных значений информации в виде непрерывных величин, при этом фиксирования их в основном линейное; графопостроителей изображают информацию условно в виде геометрических фигур и отношений между ними. Письменное фиксирование информации требует наличия материальной среды, в котором подается информация. Роль такой среды играют носители (средства) отображения информации. Представление выполняется при сборе первичной информации (результатов решения задач и других данных) и в процессе ее обработки. Если для фиксирования первичной информации используются преимущественно бумажные документы, то переделана (вторичная) информация фиксируется электронным путем на различных носителях и средствах отображения.

8. По элементами структуры (структурирование экономической информации) - это ее логическая и физическая структура.

Компьютерная обработка информации требует структуризации и формализованного описания отдельных ее совокупностей [1]. С точки зрения логики управления и размещения информации на носителях различают ее логическую и физическую структуру. Во логичным - понимают структуру, которая учитывает взгляд пользователя (управленца) на данные, то есть такую, которая строится на логике управления, а не на его технике. Как правило, она многоуровневая, и отделять информационные единицы можно как с низшего, так и с более высокого уровня. Для логических структур данных в порядке укрупнения, характерно такое отделение элементов; символ, реквизит, показатель, массив, информационный поток, информационная база.

Символ - это элемент данных, который не имеет смысла. Это элементарный сигнал информации (буква, цифра, знак).

Реквизит (элемент, атрибут, признак) - это информационная совокупность низкого ранга, не подлежит разделению на единицы информации. Целесообразность отделения такой единицы объясняется тем, что нужна односторонняя характеристика конкретных объектов управления или только количественная, или только качественная. Поэтому реквизиты бывают двух видов: реквизиты-основы и реквизити- признаки. Реквизит-признак раскрывает качественные свойства объекта, а реквизит-основа - абсолютное или относительное его значение. В процессе обработки информации они имеют разное значение: над реквизитами-основаниями выполняются арифметические операции, а над реквизитами-признаками - логические.

Показатель является структурной единицей, которая характеризует любой конкретный объект управления по количественному и качественному сторон. Поэтому показатель называется, раскрывающая его форму и значение. На основе показателей составляют документы. В документе может быть несколько показателей. Совокупность информации, достаточной для выработки суждения о конкретном процесс (явление, факт), называется сообщением. Сообщение, зафиксированное на материальном носителе в соответствии с правилами, которые существуют, и имеет юридическую силу, называется документом. Документ имеет самостоятельное смысловое значение и характеризуется полным набором реквизитов и показателей.

Массив - это набор взаимосвязанных данных одной формы (одного названия) со всеми ее значениями. Он интерпретирует реальные значения реквизитов, образующих информационное сообщение. Примером массива может быть совокупность информации о движении денежных средств на предприятии. Массив является основной информационной совокупностью, которой оперируют в информационных процедурах.

Информационным потоком называют совокупность массивов информации, касающиеся одного и того же участка объекта.

Информационная база с позиции экономического объекта - это вся совокупность информации, которая является единицей высшего ранга. Она присуща всем без исключения объектам, независимо от уровня управления. Она составляет основу информационной системы любого объекта, прежде всего объекта управления, и является частью информационной системы. В условиях использования компьютерной техники она может быть построена как единая база данных или как совокупность нескольких таких баз.

Физическая структура размещения информации формируется при создании информационных систем обработки данных, где большое значение приобретают электронные структуры. Это связано с размещением массивов информации в памяти компьютера. Физической структуре насчитывает такие единицы информации: символ, поле, агрегат данных, запись, файл, база данных.

Поле - сочетание символов, которое приводит к созданию минимального элемента массива.

Агрегат данных - это поименованная совокупность двух и более элементов низшего уровня. Всего в агрегата данных могут принадлежать как элементы, так и другие агрегаты данных.

Запись - поименованная совокупность полей, объединенных по смыслу.

Файл - поименованная совокупность записей для объектов одного типа. Как правило, записи, входящие в файл, имеют одинаковую структуру.

База данных - поименованная совокупность взаимосвязанных файлов с минимальной избыточностью, которая предназначена для одновременного пользования многими пользователями и применением компьютерной техники.

В рамках информационной системы любой организации мы имеем дело с документами и документооборотом. Движение информации в системе управления осуществляется в виде документов или сигналов.

Документ - информационное сообщение в бумажном, звуковом или электронном виде оформленное по определенным правилам, заверенное в установленном порядке.

Документооборот - система создания, интерпретации, передачи, приема и архивирования документов, а также контроля за их выполнением и защиты от несанкционированного доступа.

Документ ε основным носителем информации в информационной системе, состоит из логически связанных реквизитов. Форма (макет) документа определяет расположение и формат значений реквизитов.

Наиболее традиционным в информационной системе является распределение документов на документы ручного заполнения и документы машинного заполнения с помощью средств вычислительной техники и программ. Жизненный цикл документа - интервал времени с момента создания (ручным или машинным способом) до момента сдачи в архив или уничтожения. Между этими моментами осуществляется движение документа - документооборот. Происходит обработка и использование документа для целей управления.

 
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >
 
Предметы
Агропромышленность
Банковское дело
БЖД
Бухучет и аудит
География
Документоведение
Естествознание
Журналистика
Инвестирование
Информатика
История
Культурология
Литература
Логика
Логистика
Маркетинг
Математика, химия, физика
Медицина
Менеджмент
Недвижимость
Педагогика
Политология
Политэкономия
Право
Психология
Региональная экономика
Религиоведение
Риторика
Социология
Статистика
Страховое дело
Техника
Товароведение
Туризм
Философия
Финансы
Экология
Экономика
Этика и эстетика
Прочее