Меню
Главная
Авторизация/Регистрация
 
Главная arrow Информатика arrow Информационные системы и технологии в управлении организацией

ТИПОЛОГИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ В МЕНЕДЖМЕНТ ОРГАНИЗАЦИЙ

Принципы функционирования информационных систем в организациях

Существование производственных и экономических объектов определяется их назначением удовлетворять те или иные потребности общества. Каждый такой объект вступает в определенные отношения с изменяющейся средой (с государственными органами управления, с другими и т.д.) и состоит из множества различных элементов, взаимодействие которых и обеспечивает его существование и выполнение своих функций. В дальнейшем будем называть любой такой объект независимо от его размеров, формы собственности, организационно - правового статуса организации.

Организация - это стабильная формальная социальная структура, которая получает ресурсы из окружающего мира и перерабатывает их в продукты своей деятельности. Всем организациям присущи как индивидуальные, так и общие черты.

Осуществление управления - особая функция. В связи с этим в рамках организации можно выделить управляемый процесс (объект управления) и управляющую часть (орган управления). их совокупность определяется как система управления [13].

Система управления организацией функционирует на базе информации о состоянии объекта, его входов и выходов в соответствии с поставленной целью. Управление осуществляется выдачей управляющих воздействий с учетом обратной связи и окружающей среды, рынка и вышестоящих органов управления. Назначение управляющей системы - формировать такие воздействия на управляемую систему, чтобы побудить его принять состояние, определяется целью управления.

Цели управления: выживание в конкурентной борьбе, получения максимальной прибыли, выход на определенные рынки. Применительно к промышленному предприятию с некоторой долей условности можно считать, что целью является выполнение производственной программы в рамках технико - экономических ограничений; управляющие воздействия - это планы работ подразделений; обратная связь - данные о ходе производства (выпуска и перемещении изделий, состояния оборудования, запасы на складах и т.д.).

Планы и содержание обратной связи не что иное, как информация. Поэтому процессы формирования управляющих воздействий является процессами преобразования экономической информации. Реализация этих процессов и составляет основное содержание работы управленческих служб, в том числе экономических.

В системе управления всегда присутствует замкнутый информационный контур (рис. 3.1), в котором управляющая часть имеет управляемый процесс определенное влияние. Чтобы управляющая часть могла осуществлять управление, ей нужно сопоставлять фактическое состояние управляемого процесса с целью управления, в связи с чем управляемый процесс влияет на управляющую часть. Влияние обеих частей осуществляется в виде передачи информации [6].

Информационный контур системы управления

Рис. 3.1. Информационный контур системы управления

В рамках информационного контура существует и передается информация о целях управления, о состоянии управляемого процесса, о управляющие воздействия. Информационный контур вместе со средствами сбора, передачи, обработки и хранения информации, а также с персоналом, осуществляющим эти действия с информацией, образует информационную систему данной организации.

Как правило, любая организация представляет собой сложный комплекс, состоящий из нескольких объектов, имеющих собственные управляемые процессы и управляющие части. Поэтому для согласованного функционирования комплекса вводится дополнительная управляющая часть, которая координирует действия других управляющих частей и управляемых процессов (своего рода локальных систем управления), ориентируя их деятельность на выполнение общей цели комплекса. При более сложном строении управляемого процесса управляющая часть может иметь многоуровневую структуру, что характерно для большинства систем управления.

Результатом взаимодействия организации со средой являются различные изменения, возникающие в ней. Эти изменения могут иметь две крайние и противоположные друг относительно друга формы: деградацию (разрушение организации) и развитие (усложнение организации, накопления в ней информации). Кроме того, возможна и временное равновесие между организацией и средой, благодаря которой организация в течение определенного времени остается неизменной или испытывает лишь обратимые изменения. Эти изменения в организации вызывают необходимость управления, то есть таких целенаправленных действий, которые обеспечат достижение целей, стоящих перед организацией. Управления позволяет в зависимости от особенностей конкретных организаций и целей управления стабилизировать их, сохранить их качественную определенность, поддержать динамическое равновесие со средой, обеспечить совершенствование организации и достижение того или иного полезного эффекта.

Обычно организация представляет собой сложный комплекс, объединяющий несколько объектов, которые имеют собственные управляемые процессы и управляющие части. Поэтому для согласованного функционирования комплекса вводится дополнительная управляющая часть, которая координирует действия всех управляющих частей и управляемых процессов (своеобразных локальных систем управления), ориентируя их деятельность на выполнение общей цели комплекса.

Координация работы всех подразделений организации осуществляется через органы управления разного уровня. Традиционно различают три уровня управления в управляющей части объекта [6, 7, 11, 13]: высший, средний и низший (табл. 3.1).

Каждый из них характеризуется собственным набором функций, уровнем компетенции и требует соответствующей информации.

Таблица 3.1

Распределение информации по уровням управления

уровень управления

проработана информация

Функции уровня управления

выше / стратегический

стратегического управления

определяются миссия организации, цели управления, долгосрочные планы, стратегия их реализации и т.п.

средний / функциональный (тактический)

тактического управления

состоят тактические планы, осуществляется контроль за их выполнением, отслеживаются ресурсы и т.д.

ниже / операционный

операционное управление

реализуются объемно-календарные планы, оперативный контроль и учет.

Операционный (нижний) уровень управления обеспечивает решение многократно повторяющихся задач и операций и быстрое реагирование на изменения входного текущей информации. На этом уровне достаточно большой объем выполняемых операций и динамики принятия управленческих решений. Этот уровень управления называют оперативным из-за необходимости быстрого реагирования на изменение ситуации. На уровне оперативного (операционного) управления большой объем занимают учетные задачи. На низшем уровне управления осуществляется оперативное управление, реализуются объемно - календарные планы, осуществляется оперативный контроль и учет и т.п.

Функциональный (тактический) уровень управления обеспечивает решение задач, требующих предварительного анализа информации, подготовленной на первом уровне. На этом уровне большое значение приобретает такая функция управления, как анализ. Объем решаемых задач уменьшается, но возрастает их сложность. При этом не всегда можно выработать нужное решение оперативно, требуется дополнительное время на анализ, сбор недостающих сведений и т.п. Управление связано с некоторой задержкой от момента поступления информации до принятия решений и их реализации, а также с момента реализации решений до получения реакции на них. Средний уровень управления - уровень тактического управления. Здесь складываются тактические планы, осуществляется контроль за их выполнением, отслеживаются ресурсы и т.

Стратегический уровень обеспечивает выработку управленческих решений, направленных на достижение долгосрочных стратегических целей организации. Поскольку результаты принятых решений проявляются спустя длительное время, особое значение на этом уровне имеет стратегическое планирование. Стратегический уровень управления называют еще долгосрочным планированием. Правомерность принятого на этом уровне решения может быть подтверждена спустя довольно продолжительное время. При этом, ответственность за принятие управленческих решений чрезвычайно велика и определяется не только результатами анализа с использованием математического и специального аппарата, но и профессиональной интуицией менеджеров. На высшем уровне управления реализуется стратегическое управление, определяется миссия организации, цели управления, долгосрочные планы, стратегия их реализации и тому подобное.

В зависимости от отрасли экономики, где функционирует организация, и уровня управляющей части в иерархии органов управления информация о смыть в объекте управления поступает в эту управляющую часть с разной частотой. Соответственно и необходимость воздействия на управляемый процесс со стороны органа управления организации в различных отраслях экономики возникает соразмерно с частотой получения информации.

Акт целенаправленного воздействия на управляемый процесс, основанный на информации о нем с целью достижения определенной цели называется принятием решения, а процесс формирования решения - процессом принятия решений. Согласно разделения труда в рамках управления организацией решения, принимаемые к определенной функции управления.

Обеспечение процесса принятия решений, а именно: предоставление нужной информации в нужное время и в нужном месте, - одна из основных задач информационной системы организации. В связи с этим характер решений, процесс их принятия, дискретность их принятия существенно влияют на функционирование информационной системы организации, а также технологии, применяемой.

Определенное разделение труда на каждом из уровней управления приводит к закреплению за отдельными элементами управляющей части организаций отдельных функций управления: планирования, организации, учета и контроля, мотивации, анализа и регулирования. Эти функции реализуются в разном объеме на разных уровнях управления [6,13]. Согласно разделения труда в рамках управления организацией приняты решения относятся к той или иной функции управления.

Наличие функциональных элементов в управляющей части организаций приводит к появлению соответствующих подсистем в ее информационной системе.

Персонал организации - это сотрудники разной степени квалификации уровней управления. Квалификация персонала по уровням управления приведена в табл. 3.2.

Таблица 3.2

Квалификация персонала по уровням управления

уровни управления

персонал

назначение

стратегический

Менеджеры высшего уровня (руководитель фирмы и его заместители)

стратегическое планирование деятельности фирмы на рынке и координация внутри фирменной тактики управления

Функциональный (тактический)

Менеджеры среднего уровня и специалисты (начальники служб, отделов, цехов, научные сотрудники и т.п.)

тактическое управление фирмой при решении основных функций в заданной сфере деятельности

операционный

Исполнители, менеджеры низшего уровня (бригадиры, инженеры, ответственные исполнители, мастера, лаборанты и т.п.)

оперативное реагирование на изменение ситуации

Обеспечение процесса принятия решений (предоставление нужной информации в нужное время и нужном месте) - одна из основных задач информационной системы организации. В этой связи характер решений, процесс их принятия, дискретность принятия решений оказывают существенное влияние на функционирование информационной системы организации, применяемые там технологии даже вызвали необходимость формирования целого класса информационных систем - систем поддержки решений.

Разумеется, рассмотренная выше система управления организации была определена с позиций кибернетического взгляда на нее. Если говорить о системе управления без некоторой абстракции, то на информационную систему организации, кроме указанного выше, влияет ее организационная структура, персонал, принятые процедуры выполнения задач, внутренняя культура организации и многое другое [13].

Все это приводит, какая информация и как хранится в информационной системе, как она обрабатывается, как работает эта система и т.д.

Информационная система в любой организации нацелены на решение следующих задач:

1. Структура информационной системы, ее функциональное назначение должны соответствовать целям, которые стоят перед организацией (например, в коммерческой фирме - эффективный бизнес; в государственном предприятии - решение социальных и экономических задач)

2. Информационная система должна контролироваться людьми и использоваться в соответствии с основными социальными и этическими принципами;

3. Информационная система должна производить достоверную, надежную, своевременную и систематизированную информацию.

Рассматривая народное хозяйство страны, любую отрасль, предприятие, то есть организацию любого масштаба, мы можем выделить материальные, природные, трудовые, финансовые, энергетические ресурсы. Эти понятия являются экономическими категориями.

В настоящее время считается, что для нормального функционирования организации любого масштаба недостаточно только этих ресурсов. Существенным ресурсом стала информация. Недостаточно иметь для производства только необходимые материальные, финансовые и человеческие ресурсы, необходимо знать, что с этим всем делать, иметь информацию о технологиях. Поэтому именно информация, информационные ресурсы в настоящее время рассматриваются как отдельная экономическая категория.

Если вспомнить определение информации, которое было дано выше, то информационные ресурсы можно определить как весь имеющийся объем информации в информационной системе. Для страны - это будут информационные ресурсы страны, для организации одного из уровней - информационные ресурсы организации. Иначе говоря, информационные ресурсы - это весь объем знаний, отчужденных от их создателей, зафиксирован на материальных носителях и предназначен для общественного использования.

Информация, информационные ресурсы существовали всегда, но из-за своей специфичности они не рассматривались как экономическая категория, хотя информация всегда использовалась людьми для управления. Когда в результате развития общества, усложнения технологий и т.п. объем информации становился настолько большим, что его нельзя было переделать для управления, человечество находило какое-либо решение. Появление иерархии управления, возникновение товарно • денежных отношений, создания вычислительных машин с этой точки зрения позволило преодолеть трудности в переработке огромных объемов информации для управления (информационных барьеров - по В. М. Глушкова).

В настоящее время общество достигло, такого уровня развития, когда объемы информации и уровень ее сложности потребовали создания информационной индустрии. Наличие информации предопределяет развитие стран, отраслей, организаций. Информация стала одним из важнейших стратегических ресурсов.

Источники формирования информационных ресурсов организации. Любая организация существует в некоторой внешней среде. Эта же организация порождает свою внутреннюю среду. Внутренняя среда формируется совокупностью структурных подразделений предприятия и работающих там людей технологическими, социальными, экономическими и другими отношениями между ними. В зависимости от источника возникновения в рамках организации является внутренняя и внешняя информация, которые составляют ее информационные ресурсы [б].

Информация внутренней среды, как правило, точная и полно отражает финансово - хозяйственном состоянии. Ее обработка часто может осуществляться с помощью стандартных формализованных процедур.

Внутренняя информация: о людях, продуктах, затратах, жалобах, услугах, технологических процессах, сферах применения продукта, методах сбыта и техники продаж, поставки, каналах сбыта;

Внешняя среда - экономические и политические субъекты, действующие за пределами предприятия, и отношения с ними. Это экономические, социальные, технологические, политические и другие отношения предприятия с клиентами, поставщиками, посредниками, конкурентами, государственными органами и т.п.

Информация из внешней среды часто приблизительная, неточная, неполная и противоречивая. В таком случае она требует нестандартных процедур обработки.

Внешняя информация: о рынке, конкурентах, тенденции изменений в деловой среде страны и состояние международных рынков, покупателей, спросе, требованиях клиентов и конкурентов, изменении законодательства.

Источники внешней информации организации в зависимости от характера информации:

1. Общая информация о состоянии экономики. Источник: информационно - аналитические материалы, специализированные журналы, газеты, ресурсы Интернета.

2. Специализированная экономическая информация. Например, сервер Национального банка Украины.

3. Информация по ценам на товары. Источник: специализированные журналы и бюллетени, каталоги, базы данных в Интернете.

4. Тематическая информация. Различные источники, в том числе и Интернет. При поиске такой тематической информации, по которой сложно найти специализированные серверы, используемые поисковые системы.

5. Информация из государственных органов и органов управления (законы, постановления, уведомления налоговых органов и т.п.).

Информационными ресурсами, как любыми другими, можно управлять. На уровне организации можно и нужно изучать информационные потребности, планировать и управлять информационными ресурсами.

Суть управления информационными ресурсами составляет:

- Оценка информационных потребностей на каждом уровне и в рамках каждой функции управления;

- Изучение и рационализация документооборота организации; стандартизация и унификация типов и форм документов; типизация информации и данных;

- Решения проблемы несовместимости типов данных;

- Создание системы управления данными и т.п.

 
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >
 
Предметы
Агропромышленность
Банковское дело
БЖД
Бухучет и аудит
География
Документоведение
Естествознание
Журналистика
Инвестирование
Информатика
История
Культурология
Литература
Логика
Логистика
Маркетинг
Математика, химия, физика
Медицина
Менеджмент
Недвижимость
Педагогика
Политология
Политэкономия
Право
Психология
Региональная экономика
Религиоведение
Риторика
Социология
Статистика
Страховое дело
Техника
Товароведение
Туризм
Философия
Финансы
Экология
Экономика
Этика и эстетика
Прочее