Меню
Главная
Авторизация/Регистрация
 
Главная arrow Информатика arrow Информационные системы и технологии в управлении организацией

Автоматизированные информационные технологи в организации

Информационные технологии реализуются в автоматизированном и традиционном (бумажном) видах. Объем автоматизации, тип и характер использования технических средств зависят от характера конкретной технологии.

Автоматизация - замена деятельности человека работой машин и механизмов. Степень автоматизации может меняться в широких пределах: от систем, в которых процесс управления полностью осуществляется человеком, до таких, где он реализуется автоматически.

Необходимость автоматизации. Автоматизация управления, а значит и автоматизация информационной системы, автоматизация технологий необходимы в следующих случаях:

- Физиологические и психологические возможности человека для управления данным процессом недостаточны;

- Система управления находится в среде, опасной для жизни и здоровья человека;

- Участие человека в управлении процессом требует от него слишком высокой квалификации;

- Процесс, которым надо управлять, переживает критическую или аварийную ситуацию.

Автоматизированная информационная технология предполагает существование комплекса соответствующих технических средств, реализующих процесс, и системы управления этим комплексом технических средств (как правило, это программные средства и организационно-методическое обеспечение, согласовывает действия персонала и технических средств в единый технологический процесс) .Поскольку существенную часть технических средств для реализации информационных технологий занимают средства компьютерной техники, то часто под информационными технологиями, особенно под новыми информационными технологиями, понимаются компьютерные информационные технологии, хотя понятие "информационная технология" относится ко всякому преобразованию информации, в том числе и на бумажной основе.

Новая информационная технология (компьютерная информационная технология) - информационная технология с "дружественным" интерфейсом работы пользователя, использующая персональные компьютеры и телекоммуникационные средства. Инструментарием новой информационной технологии (табл. 4.1) один или несколько взаимосвязанных программных продуктов для определенного типа компьютера, технология работы в котором позволяет достичь поставленную пользователем цель [б].

Таблица 4.1.

Основные характеристики новых информационных технологий

Методология

основной признак

результат

Принципиально новые средства обработки информации

"Встраивание" в технологию управления

Новая технология коммуникаций

Целостные технологические системы

Интеграция функций специалистов и менеджеров

Новая технология обработки информации

Целенаправленное создание, передача, хранение и отображение информации

Учет закономерностей социальной среды

Новая технология принятия

управленческих решений

Таким образом, автоматизированная информационная технология состоит из технических устройств, чаще всего компьютеров, коммуникационной техники, средств организационной техники, программного обеспечения, организационно методических материалов, персонала, объединенных в технологическую цепочку. Эта цепочка обеспечивает сбор, передачу, накопление, хранение, обработку, использование и распространение информации.

Если рассматривать весь жизненный цикл информационной системы, то под автоматизированными информационными технологиями понимают совокупность методологий и технологий проектирования информационных систем, базовых программных, аппаратных и коммуникационных платформ, обеспечивающих весь жизненный цикл информационных систем и их отдельных компонентов - от проектирования до утилизации [4].

Цель любой информационной технологии - получить нужную информацию требуемого качества на заданном носителе. При этом существуют ограничения на стоимость обработки данных, трудоемкость процессов использования информационного ресурса, надежность и оперативность процесса обработки информации, качество получаемой информации.

Как соотносятся информационная технология и информационная система?

Информационная технология тесно связана с информационными системами, которые являются для нее основной средой.

Информационная технология является процессом, состоящим из четко регламентированных правил выполнения операций, действий, этапов разной степени сложности над данными, хранящимися в компьютерах. Основная цель информационной технологии - получить необходимую для пользователя информацию в результате целенаправленных действий по переработке первичной информации.

Информационная система является средой, составляющими элементами которой являются компьютеры, компьютерные сети, программные продукты, базы данных, люди, различного рода технические и программные средства связи и т.д. Основная цель информационной системы - организация хранения и передачи информации [9]. Информационная система представляет собой человеко-компьютерную систему обработки информации.

Реализация функций информационной системы невозможна без знания ориентированной на нее информационной технологии. Информационная технология может существовать и вне сферы информационной системы.

Таким образом, информационная технология является более емким понятием, отражающим современное представление о процессах преобразования информации в информационном обществе. Умелое сочетание двух информационных технологий - управленческой и компьютерной - залог успешной работы информационной системы.

С позиции технологии и выполняемых функций АИС может. состоять из нескольких элементов.

С точки зрения технологии выделяется аппарат управления, технико - экономическая информация, методы и средства ее технологической обработки. Остальные элементы образуют автоматизированную информационную технологию обработки данных (ЛИТ).

IT замыкает через себя прямые и обратные информационные связи между объектом управления (ОУ) и аппаратом управления (АУ), а также вводит в систему потоки внешних информационных связей.

Функции IT определяют ее структуру, которая включает такие процедуры, как

- Сбор и регистрация данных; подготовка информационных массивов;

- Обработка, накопление и хранение данных;

- Формирование исходной информации;

- Передача данных от источников возникновения к месту обработки, а результатов расчетов - до потребителей информации для принятия управленческих решений.

Рассмотрение содержания элементов IT позволяет выявить подсистемы, обеспечивающие технологию функционирования системы (рис. 4.2).

Технологическое обеспечение IT состоит из подсистем, автоматизирующих информационное обслуживание решения задач с применением ЭВМ и других технических средств управления в установленных режимах работы.

По составу оно обычно одинаково для различных систем, что позволяет реализовать принцип их совместимости в процессе функционирования. Обязательными элементами для IT является информационное, лингвистическое, техническое, программное, математическое, правовое, организационное и эргономичное обеспечения.

Структурные составляющие ИC и IT в организации

Рис. 4.2. Структурные составляющие ИC и IT в организации

Технологический процесс (ТП) обработки информации представляет собой комплекс взаимосвязанных операций по преобразованию информации в соответствии с поставленной целью с момента ее возникновения (входа в информационную систему) до момента ее потребления пользователями. Сложность и многообразие вариантов технологических процессов обусловливают необходимость их разделения на этапы и операции.

Этапы технологического процесса - это его укрупнения части: относительно самостоятельные, характеризующихся логической законченностью, пространственной или временной обособленностью. Этапы делятся на технологические операции, различаются их составом и последовательностью выполнения. Технологическая операция - это взаимосвязанная совокупность действий, выполняемых над информацией на одном рабочем месте в процессе ее преобразования для достижения общей цели технологического процесс. При этом важными е время преобразования и качество исходной информации. Технологические операции обычно выполняются целыми совокупностями, образуя этапа.

Технологический процесс принято делить на этапы: первичный, подготовительный и основной. На первоначальном этапе обеспечивается сбор первичной информации, ее регистрация и передача на обработку. На подготовительном этапе осуществляется перенос первичной информации на машинные носители для автоматизации ее последующего введения в технические средства. Реализация основного этапа позволяет выполнять обработку информации и получать необходимые результаты. На всех этапах выполняется максимум контрольных операций для достижения достоверности и полноты преобразования информации.

По содержанию и последовательности преобразования информации различают следующие технологические операции: сбор и регистрация информации, ее передача, прием, запись на машинные носители, арифметическая и логическая обработка, получение исходной информации, выпуск выходных документов, передача их пользователям.

Сбор информации - обеспечение системы управления таким объемом сведений, который позволяет выполнить поставленные задачи. Сбор и регистрация информации происходят по-разному в различных экономических объектах. Наиболее сложная эта процедура в автоматизированных управленческих процессах промышленных предприятий, фирм и т.д., где проводится сбор и регистрация первичной учетной информации, отражающей производственно-хозяйственную деятельность объекта. Не менее сложная эта процедура и в финансовых органах, где происходит оформления движения денежных ресурсов. Особое значение при этом придается достоверности, полноты и своевременности первичной информации.

Сбор информации, как правило, регистрируется, то есть информация фиксируется на материальном носителе (документе, машинном носителе) введением в компьютер. Запись в первичные документы в основном осуществляется вручную, поэтому процедуры сбора и регистрации остаются пока наиболее трудоемкими, а процесс автоматизации документооборота, по-прежнему актуальным.

В условиях автоматизации управления предприятием особое внимание уделяется использованию технических средств сбора и регистрации информации, совмещающих операции количественного измерения, регистрации, накопления и передачи информации по каналам связи, введение ее непосредственно в компьютер для формирования нужных документов или накопления полученных данных в системе.

Передача информации - функция обмена данными, перенос информации в пространстве. Передача информации осуществляется различными способами: с помощью курьера, пересылка по почте, доставки транспортными средствами, дистанционной передачи по каналам связи с использованием других средств коммуникаций. Дистанционная передача данных по каналам связи сокращает время их движения, однако это удорожает процесс из-за необходимости применения специальных технических средств. Предпочтительным является использование технических средств сбора и регистрации, которые автоматически собирая информацию с установленных на рабочих местах датчиков, передают ее в компьютер для дальнейшей обработки, что повышает ее достоверность и снижает трудоемкость.

Хранение информации - перенос информации во времени. Обеспечивает накопление опыта, запоминания информации о ходе развития процессов. Хранение и накопление экономической информации вызвано многократным ее * использованием, применением условно-постоянной, справочной и других видов информации, необходимостью комплектации первичных данных до их обработки. Информация сохраняется и накапливается в информационных базах, на машинных носителях в виде информационных массивов, где данные располагаются по установленному в процессе проектирования поименованные порядке.

С хранением и накоплением непосредственно связан поиск данных, то есть выборка нужных данных из хранимой информации, включая поиск информации, подлежащей корректировке или замене. Процедура поиска работает автоматически на основании составленного пользователем или компьютером запроса на нужную информацию.

Обработка информации - произведенная последовательность действий оформляется в виде документов: конструктивных программ и управленческих технологий. Выполняется для обоснования решений и целесообразных способов действий.

Обработка экономической информации проводится на компьютере, как правило, децентрализованно. В местах возникновения первичной информации организуются автоматизированные рабочие места специалистов той или иной управленческой службы (отдела материально-технического снабжения и сбыта, отдела главного технолога, конструкторского отдела, бухгалтерии и т.д.). Обработка, однако, может проводиться не только автономно, но и в вычислительных сетях с использованием набора компьютеров, программных средств и информационных массивов для решения функциональных задач.

Доведение информации до пользователя - преобразование сведений в течение процесса производства и сведений, влияющих на ход этого производства, в форму, обеспечивающую оперативное и безошибочное восприятие их пользователем.

В ходе решения задач на компьютере в соответствии с машинной программой формируются результатные сведения, которые печатаются машиной или на экране. Печать сведений может сопровождаться процедурой тиражирования, если документ с исходной информацией необходимо предоставить нескольким пользователям.

Принятие решения в автоматизированной системе организационного управления, как правило, осуществляется специалистом с применением или без применения технических средств, но в последнем случае - на основе тщательного анализа исходной информации, полученной на компьютере. Задача принятия решений осложняется тем, что специалисту приходится выбирать из множества допустимых решений наиболее приемлемое, что сводит к минимуму потери ресурсов (временных, трудовых, материальных и т.д.). Благодаря применению персональных компьютеров и терминальных устройств повышается аналитичность обрабатываемых сведений, а также обеспечивается постепенный переход к автоматизации выработки оптимальных решений в процессе диалога пользователя с вычислительной системой. Этому способствует использование новых технологий экспертных систем поддержки принятия решений.

Реализация функций информационной системы невозможна без знания ориентированной на нее информационной технологии. Таким образом, информационная технология является более емким понятием, отражающим представления о процессах преобразования информации в современном информационном обществе. Умелое сочетание управленческой и компьютерной информационных технологий - это залог эффективной работы информационной системы [4].

Эффективность автоматизированной информационной технологии определяется стоимостью обработки данных, трудоемкостью процессов использования информационного ресурса, надежностью и оперативностью процесса обработки информации, качеством полученной информации.

Суть проблем, которые решает информационная система с помощью автоматизированной информационной технологии следующая [6]:

1) выявление информационных потребностей;

2) сбор информации;

3) введение информации из внешних или внутренних источников;

4) обработки информации и ее анализ;

5) вывод информации для предоставления ее потребителям или передачи в другую систему;

6) организация использования информации (для оценки тенденций, разработки прогнозов, оценки альтернатив решений и действий, выработки стратегии;

7) организация обратной связи с разработанной информации и коррекция входящей информации.

 
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >
 

Предметы
Агропромышленность
Банковское дело
БЖД
Бухучет и аудит
География
Документоведение
Естествознание
Журналистика
Инвестирование
Информатика
История
Культурология
Литература
Логика
Логистика
Маркетинг
Математика, химия, физика
Медицина
Менеджмент
Недвижимость
Педагогика
Политология
Политэкономия
Право
Психология
Региональная экономика
Религиоведение
Риторика
Социология
Статистика
Страховое дело
Техника
Товароведение
Туризм
Философия
Финансы
Экология
Экономика
Этика и эстетика
Прочее