Меню
Главная
Авторизация/Регистрация
 
Главная arrow Информатика arrow Информационные системы и технологии в управлении организацией

Принципы электронного обмена коммерческими и финансовыми данными

Традиционная бумажная документация, методы ее обработки и пересылки с помощью обычной почты причиной больших производственных и коммерческих потерь. Эксперты оценивают стоимость разработки и ведения бумажной документации в 3,5-7,0% общей стоимости коммерческих операций и доставки товаров, доказывает выигрыш от применения электронного обмена данными (ЭОД).

Вполне ясно, что электронный обмен документами имеет большие преимущества по оперативности, достоверности и надежности обмена.

Электронный обмен данными (ЭОД) - это межкомпьютерным обмен деловыми, коммерческими и финансовыми электронными документами, например

заказами, платежными инструкциями, контрактными предложениями, накладными, квитанциями.

ЭОД обеспечивает оперативное взаимодействие торговых партнеров (клиентов, поставщиков, торговых посредников, экспедиторов и др.) На всех этапах подготовки торгового соглашения, заключение контракта и реализации поставки.

ЭОД для коммерческих целей (ЕОКД) может на этапе оплаты контракта и перевода денежных средств взаимодействовать со службой электронного обмена финансовыми документами (ЕОФД). Такое взаимодействие ЕОКД и ЕОФД создает для покупателей (клиентов) эффективную среду во время выполнения всех торгово платежных операций:

- Он-лайн - просмотр каталогов торговых предложений, товаров и услуг на рынке;

- Выбор в интерактивном режиме нужного товара / услуги, уточнение условий (стоимости и сроков поставления, торговых скидок, гарантийных и сервисных обязательств)

- Он-лайн заказ товара / услуги или запрос контрактной предложения, согласования и заключения контракта;

- Оперативный контроль поставления товара;

- Получение с помощью электронной почты сопроводительных документов (накладных, фактур, комплектующих сведений и т.п.);

- Подтверждение завершения поставления товара / услуги, выставление и оплата счетов;

- Выполнение банковско-кредитных и платежных операций.

Для реализации этих операций пользователи службы ЭОД должны использовать терминальные станции, модемы или адаптеры стандарта Х.25, соответствующие телекоммуникационные программы.

Для обеспечения надежной передачи больших объемов данных необходимы выделенные линии связи, программное обеспечение передачи файлов, электронной почты и подключения к сети X.2S. Нужны также средства защиты данных от несанкционированного доступа.

История возникновения и развития ЭОД ведет свой отсчет от начала 80-х годов, когда несовместимость отдельных фирменных технологий обработки коммерческих данных не позволяла интегрировать их в единую систему, которая бы обеспечила комплексную механизацию международных торговых операций.

В 1988 появился международный стандарт (United Nations Electronic Data Interchange for Administration, Commerceand Transport- UN / EDIFACT) - ООН / Электронный обмен данными для администрации, торговли и транспорта, определил процедуры, форматы данных и международные кодовые системы для ЭОД .

Разработка и сопровождение стандарта UN / EDIFACT осуществляется под контролем двух организаций:

1. Европейской экономической комиссии ООН (UN / ЕСЕ), в рамках которой создана специальная (4-я) рабочая группа упрощения процедур международной торговли (WP4).

2. Международной организации по стандартизации (ISO), где функционирует специальный (154-й) технический комитет, который занимается документами и элементами данных для администрации, коммерции и производства (ТС 154).

Рабочая группа WP4 осуществляет разработку и сопровождение стандарта UN / EDIFACT в виде двух основных составляющих - систем справочников UNTDED и UNTDID.

Справочник коммерческих элементов данных UNTDED представляет собой основу стандарта, он выпускается под редакцией Европейской экономической комиссии ООН UN / ЕСЕ и конференции ООН по торговле и развитию UNSTAD.

Международной организацией по стандартизации (ISO) установлено, что разделы 1, 2, 3, 4 и 9 справочника UNTDED имеют статус международного стандарта. В пятом разделе UNTDED коды названий стран закреплены ISO 3166, а коды валют - ISO 4217.

Справочник по обмену коммерческими данными UNTDID представляет собой полный комплект документации по стандарту. В него включены:

- Единые правила ведения обмена данными по UN / EDIFACT - UNCID;

- Руководящие принципы разработки сообщений UN / EDIFACT - MDG;

- Синтаксические правила UN / EDIFACT - ISO 9735;

- Руководство по применению синтаксиса UN / EDIFACT - SIG;

- Справочник стандартных сообщений - UNSM;

- Справочник сегментов - UNEDSD;

- Справочник составных элементов данных - UNEDCD;

- Справочник элементов данных - UNEDED;

- Справочник кодов - UNEDCL.

Таким образом, справочник UNTDID включает в себя ряд разделов, которые имеют статус стандарта ISO, а также содержат новую информацию, необходимую для разработчиков и пользователей систем электронного обмена данными на базе UN / EDIFACT.

В EDIFACT были выделены четыре основных компонента, которые подлежат стандартизации при подготовке документов для передачи по каналам телекоммуникаций. Это элементы данных (data elements), стандартные группы элементов данных (standart data segments), стандартные сообщения (standart messages) и правила создания форматов документов (syntax rules).

Таким образом, был разработан набор синтаксических правил и коммерческих элементов, получивший сокращенное название EDIFACT и был оформлен в виде двух стандартов ISO:

ISO 7372 - Справочник коммерческих элементов даиих (Trade Data Element Directory).

ISO 9735 - Правила синтаксиса на пользовательском уровне (Арр1исаиоп Level Syntax rules).

Стандарты EDIFACT разрабатывались для использования в глобальных компьютерных сетях с широким кругом пользователей- государственными учреждениями, производителями товаров, изделий и услуг, дистрибьютерами, брокерами, транспортными экспедиторами, банками, страховыми компаниями и др.

Главными целями создания и использования EDIFACT были признаны:

- Определение стандартных по синтаксису и семантике сообщений международным стандартам;

- Замена обычных бумажных форм и документов электронными документами и соответствующими методами их обработки;

- Ускорение документооборота и, соответственно, оперативности обработки коммерческих и финансовых трансакций;

- Создание для малых, средних и крупных фирм более благоприятных и равных условий рыночной конкуренции;

- Улучшение условий для подготовки и осуществления торговых сделок;

- Более широкое и массовое использование клиентами современных компьютерных сетей и их услуг.

На базе стандарта EDIFACT в последние годы интенсивно развивается инфраструктура электронного обмена данными. Процесс обмена электронными документами поддерживается различными компьютерными и коммуникационными технологиями, в число которых входят:

- Компьютерные рабочие станции для подготовки электронных документов, контроля входных данных и выхода на сети передачи данных;

- Базы данных, содержащие коммерческие и финансовые данные, котировки, классификаторы продукции, данные о поставщиках и рынки;

- Интерактивные информационные системы (системы обработки заказов, биржевые информационные службы, банки данных, видеотекст т.п.);

- Электронная почта, системы обработки сообщений, отраслевые и проблемно-ориентированные системы ED1FACT, системы обмена финансовыми документами.

Информационные и телекоммуникационные системы обеспечивают для своих пользователей комплекс услуг по разработке и выдаче справочных данных, коммерческих отчетов, заказов и торговых предложений, счетов и платежных квитанций.

Все эти услуги предоставляются как прикладные службы (Value additional Services), создаваемых технологий электронного обмена данными. На современном этапе различают следующие основные виды прикладных служб:

1. Онлайновые базы данных (ОЛБД) - базы данных, доступные в оперативном режиме с терминалов пользователей; онлайновые БД круглосуточно открыты для диалога поиска информации и выдачи справок и различных статистических отчетов; пользователями ОЛБД могут быть специалисты коммерческих и финансовых организаций, экономисты, дилеры, поставщики, агенты финансовых и торговых организаций.

2. Электронная почта (ЭП - Electronic Post) - система обмена и обработки сообщений (совокупность электронных почтовых ящиков, программных средств обработки, хранения и передачи сообщений, терминальных станций для подготовки и ввода сообщений). Пользователи ЭП могут проводить межперсональные обмен сообщениями, отправлять сообщения по спискам адресов, потребовать свои сообщения из почтовых ящиков, организовывать проблемные телеконференции и выполнять другие функции обработки сообщений (электронных документов).

3. Электронная передача денежных средств (EFT - Electronic Funds Transfer) - система передачи финансовых (кредитных, платежных) документов между клиентами и банками, между банками, между банками и другими финансовыми и коммерческими организациями. Международная сеть обмена финансовой информацией SWIFT обеспечивает многие функции EFT.

4. Электронный обмен данными (EDI - Electronic Data Interchange) - многоцелевая система обмена документами, имеющими развитую структуру данных. Обычно реализуется на базе стандартных программных и технических средств электронной почты.

5. Управленческие сетевые службы (Managed Network Services) - выполняют различные производственные, административные и служебные функции управления объектами, технологическими линиями, транспортными системами и служащими предприятий. Реализуются на базе внутрифирменных сетей ЭВМ, распределенных между подразделениями компании.

6. Телеметрические службы - система оперативного наблюдения, дистанционного измерения и контроля за неподвижными и движущимися объектами.

Бизнесмены, торговые агенты, транспортные служащие, банковские специалисты, администраторы, экономисты и бухгалтеры используют в основном первые четыре службы ЭОД (ОЛБД, ЕР, EFT, EOI). В использовании этих служб важное значение имеют требования интегральности услуг, единого сетевого доступа (то есть подключение к компьютерным сетям с помощью одного терминала или ПЭВМ), максимально возможной надежности, простоты и комфортности процедур подготовки электронных документов и их телекоммуникационного обработки. Службы ЭОД должны использоваться через общедоступные телефонные сети или сети передачи данных на базе стандарта Х.25 [3,6].

На современном этапе ЭОД действует или внедряется практически во всех странах.

Международный статус стандарта EDIFACT способствует тому, что его использование является обязательным условием адекватного обмена данными с зарубежными партнерами для всех, без исключения, предприятий и организаций Украины, которые осуществляют внешнеэкономическую деятельность.

Краткий обзор содержания стандарта показывает, что UN / EDIFACT - это сформулирована определенным образом речь представление коммерческих документов, которую целесообразно использовать для связи предприятий с внешними организациями. Под внешними организациями здесь имеются в виду бизнес партнеры, клиенты, смежники и т. Д.

Может показаться, что внедрение международного стандарта не является актуальным для организаций, которые не имеют прямой связи с зарубежными партнерами. Ведь отечественные предприятия почти не используют EDIFACT. Однако переход на использование UN / EDIFACT в пределах отдельного предприятия может быть оправданным не только независимо от выхода на зарубежный рынок, но и в связи с осуществлением автоматизации управления. Разработчикам информационных систем управления рекомендуется при проектировании собственных баз данных использовать готовые структуры и синтаксические характеристики компонентов справочника коммерческих элементов данных UNTDED. При возникновении потребностей в связях с зарубежными партнерами это позволит избежать необходимости адаптации внутренних данных с требованиями UN / EDIFACT. Если же такой необходимости не возникнет, все равно лучше использовать разработки экспертов ЕЭК ООН, чем проектировать собственные БД с уникальными структурами [6].

Полномасштабное использование стандарта вызывает необходимость наличия у каждого из участников обмена коммерческими сообщениями соответствующего программно-аппаратного комплекса (рис.5.2).

Взаимодействие UN / EDIFACT-транслятора и электронной почты информационной системы предприятия

Рис. 5.2. Взаимодействие UN / EDIFACT-транслятора и электронной почты информационной системы предприятия

 
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >
 
Предметы
Агропромышленность
Банковское дело
БЖД
Бухучет и аудит
География
Документоведение
Естествознание
Журналистика
Инвестирование
Информатика
История
Культурология
Литература
Логика
Логистика
Маркетинг
Математика, химия, физика
Медицина
Менеджмент
Недвижимость
Педагогика
Политология
Политэкономия
Право
Психология
Региональная экономика
Религиоведение
Риторика
Социология
Статистика
Страховое дело
Техника
Товароведение
Туризм
Философия
Финансы
Экология
Экономика
Этика и эстетика
Прочее