Меню
Главная
Авторизация/Регистрация
 
Главная arrow Информатика arrow Информационные системы и технологии в управлении организацией

АВТОМАТИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ФУНКЦИЙ В ОРГАНИЗАЦИИ

Автоматизация офиса

К офисных технологий относятся: делопроизводство, управление, контроль управления, создание отчетов, поиск, ввод и обновление информации, составление расписаний, обмен информацией между отделами офиса, между офисами предприятия и между предприятиями. Типичные процедуры, выполняемые в перечисленных выше задачах [15]:

- Обработка входящей и исходящей информации (чтение и ответы на письма, написание отчетов, циркуляров и другой документации, которая может включать также рисунки и диаграммы);

- Сбор и последующий анализ данных (отчетность за определенные периоды времени по различным подразделениям в соответствии с различными критериями выбора)

- Хранение информации, поступившей (быстрый доступ к информации и поиск необходимых данных).

Это требует выполнения следующих условий: работа между исполнителями должна быть скоординирована; движение документов по возможности оптимизирован; предоставлена возможность взаимодействия подразделений в рамках предприятия и предприятий в рамках объединения.

Автоматизированный офис привлекателен для менеджеров всех уровней управления в фирме не только потому, что пидгримуе внутреннюю связь персонала организации, но и потому, что предоставляет им новые средства коммуникации с внешним окружением.

Информационная технология автоматизированного офиса - организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией [7, 11].

Офисные автоматизированные технологии используются управленцами, специалистами, секретарями и конторские служащие, особенно они привлекательны для группового решения проблем. Они позволяют повысить производительность труда секретарей и конторских работников и дают им возможность справляться с возрастающим объемом работ. Однако это преимущество является второстепенным по сравнению с возможностью использования автоматизации офиса в качестве инструмента для решения проблем. Улучшение принимаемых менеджерами решений в результате их более совершенной коммуникации способно обеспечить экономический рост организации.

В настоящее время известно несколько десятков программных продуктов для компьютеров и некомпьютерных технических средств, обеспечивающих технологию автоматизации офиса: текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, электронный календарь, аудиопочта, компьютерные и телеконференции, видеотекст, хранения изображений, а также специализированные программы управленческой деятельности: ведения документов, контроля за выполнением приказов и т.д.

Основные компоненты автоматизированного офиса представлены на рис. 7.1. Автоматизация офисной деятельности осуществляется на основе программно-аппаратного комплекса, называемого электронным офисом.

Электронный офис - программно-аппаратный комплекс, предназначенный для обработки документов и автоматизации работы пользователей в системах управления [9].

В состав электронного офиса входят следующие аппаратные средства: один или несколько компьютеров, возможно, объединенных в сеть; печатающих устройств; средства копирования документов; модем (если компьютеры подключены к сети или территориально удаленной ПК). Дополнительно в состав аппаратных средств могут входить сканеры, используемые для автоматического ввода текстовой и графической информации непосредственно из первичных документов; проекционное оборудование для проведения презентаций.

автоматизация офиса

Рис.7.1. автоматизация офиса

Основными программными продуктами, входящими в офис, есть [4, 9]:

- Текстовый редактор;

- Электронная таблица;

- Система управления базами данных.

В состав программного обеспечения офиса могут также входить:

- Программа анализа и составления расписаний

- Программа презентации;

- Графический редактор;

- Программа обслуживания факс-модема

- Программы перевода.

Офисные программные продукты используются как самостоятельно, так и в составе интегрированных пакетов.

В интегрированный пакет (ИП) для офиса входят взаимодействующие между собой программные продукты. Основу пакета составляют текстовый редактор, электронная таблица и СУБД. Кроме них в ИП могут входить другие офисные продукты, перечисленные выше. Главной отличительной чертой программ, составляющих ИП, является общий интерфейс пользователя, что позволяет применять одни и те же (или похожие) приемы работы с различными приложениями пакета. Взаимодействие программ осуществляется на уровне документов. Это означает, что документ, созданный в одном приложении, можно вставить в другое приложение и при необходимости изменить его. Общность интерфейса уменьшает затраты на обучение пользователей. Кроме того, цена комплекта из трех и более приложений, поддерживаемых одним и тем же производителем, значительно ниже, чем суммарная цена (если покупать их отдельно).

В настоящее время на рынке офисных продуктов доминируют три комплекта: Borland Office for Windows фирмы Novell, SmartSuite фирмы Lotus Development и Microsoft Office фирмы Microsoft.

Обязательным компонентом любой технологии является база данных. В автоматизированном офисе база данных концентрирует в себе данные о производственной системе фирмы так же, как в технологии обработки данных на оперативном уровне управления. Информация в базу данных может также поступать из внешнего окружения фирмы. Специалисты должны владеть основными технологическими операциями по работе в среде баз данных.

Информация из базы данных поступает на вход компьютерных приложений (программ), таких как текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, компьютерные конференции и др. Любой компьютерное приложение автоматизированного офиса обеспечивает работникам связь друг с другом и с другими фирмами.

Полученная из баз данных информация может быть использована и в некомпьютерных технических средствах для передачи, тиражирования, хранения.

Преимущества, которые дает использование СУБД в электронном офисе:

1. Безбумажной процесс формирования информации (только конечный результат на бумаге)

2. Интерактивный, диалоговый режим решения задач;

3. Возможность коллективного сотрудничества при подготовке решения;

4. Возможность гибкой перестройки и способа предоставления информации.

Информация, полученная из баз данных может быть использована как в

компьютерных, так и в некомпьютерных офисных технологиях и технических средствах - для передачи, тиражирование, хранение.

Текстовый редактор - позволяет быстро создать текстовый документ любой сложности и довести его до совершенства средствами редактирования, форматирования, правописания. Готовый документ сохраняется в внешней памяти (или в накопителях информации больших объемов CD, DVD, FLESH), в дальнейшем его можно распечатать (принтер) или передать по компьютерной сети. Таким образом, менеджер обладает эффективным средством письменной коммуникации. Как правило, в офисах используют пакет Microsoft Office. Это совокупность программных продуктов, все компоненты которого создают единое программное среду. Элементы интерфейса программ, входящих в пакет унифицированы. В пакете есть управляющий центр - Диспетчер Microsoft Office. Он позволяет запускать отдельные программы и выходить из них, либо получать подробные указания и оперативную помощь. В состав пакета MS Office входят такие средства для автоматизации офиса: текстовый редактор MS WORD; Табличный процессор MS EXCEL; Программа презентации MS PowerPoint; СУБД MS ACCESS.

Электронные таблицы - это базовая составляющая информационной культуры любого сотрудника и автоматизированной офисной технологии. Функции среды электронных таблиц позволяют получать данные в таблицах с помощью сложных вычислений; выполнять преобразования таблиц расчетов в диаграммы и графики, проводить анализ, математическое моделирование, оптимизацию и прогнозирование данных таблиц. Обработка данных позволяет выполнять сортировку, автоматическое формирование итогов, копирование и перенос данных, различные ирупы операций по вычислениям, агрегирование данных и т.д .. Ввод данных может быть как с клавиатуры, так и с баз данных. Вывод информации может быть в печатном виде, в виде импортируемых файлов в другие системы, непосредственно в базу данных.

Любое современное среду электронных таблиц имеет средства передачи данных по сети.

Компьютерная графика - это совокупность методов и средств автоматизации процессов подготовки, ввода, преобразования, хранения и отображения графической информации с помощью компьютера и графических устройств.

Программы презентаций - используется для представления (демонстрации) проекта, предоставление ему привлекательного вида с элементами рекламы. В презентацию можно содержать: рисунки, фотографии, документы Word, рабочие листы Excel, диаграммы, графики и другие объекты.

Системы мультимедиа - это интерактивные компьютерные системы, обеспечивающие работу со многими информационными средами, видео, анимированной компьютерной графикой, текстом, звуком. Аппаратными составляющими мультимедиа является акустический адаптер, микрофон, акустические колонки.

Также широко используются некомпьютерные средства: аудио- и видеоконференции, факсимильная связь, ксерокс и другие средства оргтехники.

Кроме того, для организации офисной деятельности используют электронную почту, телеконференции и компьютерные конференции, технологию видеотекста, технологии хранения изображений, аудио и видео конференции, факсимильная связь.

Электронная почта (Е mail), основываясь на сетевом использовании компьютеров, дает возможность пользователю получать, хранить и отправлять сообщения своим партнерам по сети. Электронная почта может предоставлять пользователю возможности в зависимости от используемого программного обеспечения. Чтобы отослано сообщение стало доступно всем пользователям электронной почты, его следует поместить на компьютерную доску объявлений, при желании можно указать, что это частная корреспонденция. Вы также можете отправить отправления с уведомлением о его получении адресатом.

Когда фирма решает внедрить у себя электронную почту, у нее есть две возможности. Первая - купить собственное техническое и программное обеспечение и создать собственную локальную сеть компьютеров, реализующую функцию электронной почты. Второй путь связан с покупкой услуги использования электронной почты, предоставляется специализированными организациями связи за периодически вносимую плату.

Аппаратной составляющей электронной почты является модем - устройство для обмена информацией между компьютерами с помощью каналов связи (телефонные линии, выделенные каналы).

Аудиопочта - это почта для передачи сообщений голосом. Она напоминает электронную почту, за исключением того, что вместо набора сообщения на клавиатуре компьютера вы передаете его через телефон. Также по телефону вы получаете присланные сообщения. Система включает в себя специальное устройство для преобразования аудиосигналов в цифровой код и обратно, а также компьютер для хранения аудиосообщений в цифровой форме. Аудиопочта также реализуется в сети. Главным преимуществом аудиопочты по сравнению с электронной является то, что она проще - при ее использовании не нужно вводить данные с клавиатуры.

Почта для передачи аудиосообщений может успешно использоваться для группового решения проблем. Для этого посылает сообщение должен дополнительно указать список лиц, которым данное сообщение предназначено. Система будет периодически обзванивать всех указанных сотрудников для передачи им сообщения.

Электронный календарь - предоставляет еще одну возможность использовать компьютерную сеть для хранения и манипулирования рабочим расписанием управленцев и других работников организации. Менеджер устанавливает дату и время встречи или другого мероприятия, просматривает полученный расписание и вносит изменения. Техническое и программное обеспечение электронного календаря полностью соответствует аналогичным компонентам электронной почты. Более того, программное обеспечение календаря часто является составной частью программного обеспечения электронной почты. Система дополнительно позволяет получить доступ также и к календарям других менеджеров. Она может автоматически согласовать время встречи с их собственными расписаниями. Использование электронного календаря оказывается особенно эффективным для менеджеров высших уровней управления, рабочие дни которых расписаны надолго вперед.

Компьютерные конференции и телеконференции. Компьютерные конференции используют компьютерные сети для обмена информацией между участниками группы, решающей определенную проблему. Естественно, круг лиц, имеющих доступ к этой технологии, ограничен. Количество участников компьютерной конференции может быть во много раз больше, чем аудио- и видеоконференций.

В литературе часто можно встретить термин телеконференция. Телеконференция включает в себя три типа конференций: аудио, видео и компьютерную.

Аудиоконференции - используют аудио- связь для поддержки коммуникаций между территориально удаленными работниками или подразделениями фирмы. Наиболее простым техническим средством реализации аудиоконференции является телефонная связь. Телефонный устройство оснащено дополнительными средствами, которые дают возможность участия в разговоре более чем двум участникам. Создание аудиоконференции не требует наличия компьютера, а лишь предполагает использование двустороннего аудио связи между ее участниками. Использование аудио- конференции облегчает принятие решений, оно дешево и удобно.

Телеконференции - основаны на использовании компьютерной техники, позволяющей пользователям, несмотря на их взаимную удаленность в пространстве, а также во времени, участвовать в совместных мероприятиях, таких, как организация и управление сложными проектами. Для связи между участниками пользователи обеспечиваются терминалами, подключенными к компьютеру, телевизионными камерами и сетью связи. Работа системы регулируется координатором, в функции которого входит организация работы участников совещания, обеспечения их присутствия на совещании и передача информации другим участникам совещания.

Видеоконференции - используют компьютерные сети для обмена информацией между участниками группы, решают определенную проблему.

Они предназначены для тех же целей, что и аудиоконференции, но с применением видеоаппаратуры. В процессе видеоконференции ее участники, удаленные друг от друга на значительное расстояние, могут видеть на экране себя и других участников. Одновременно с видео изображением передастся и звуковое сопровождение. Видеоконференции позволяют сократить транспортные и командировочные расходы, кроме того - это возможность привлечь к решению проблем максимальное количество менеджеров и других работников, территориально удаленных от головного офиса.

Аппаратными составляющими являются TV-тюнер, Web-камера, видеопроектор, устройства мультимедиа.

Видеотекст. Он основан на использовании компьютера для получения отображения текстовых и графических данных на экране монитора. Для лиц, принимающих решения, есть три возможности получить информацию в форме видеотекста:

1) создать файлы видеотекста на своих собственных компьютерах;

2) заключить договор со специализированной компанией на получение доступа к разработанным ею файлов видеотекста. Такие файлы, специально предназначенные для продажи, могут храниться на серверах компании, осуществляющей подобные услуги, или поставляться клиенту на магнитных или оптических дисках;

3) заключить договоры с другими компаниями на получение доступа к их файлам видеотекста.

Обмен каталогами и ценниками (прайс-листами) своей продукции между компаниями в форме видеотекста приобретает сейчас все большую популярность. Что же касается компаний, специализирующихся на продаже видеотекста, то их услуги начинают конкурировать с такой печатной продукцией, как газеты и журналы. Так, во многих странах сейчас можно заказать газету или журнал в форме видеотекста, не говоря уже о текущих сводках биржевой информации.

Хранение изображений. В любой фирме необходимо длительное время хранить большое количество документов. их число может быть так велико, что хранение даже в форме файлов вызывает серьезные проблемы. Поэтому возникла идея хранить сам документ, а его образ (изображение), причем хранить в цифровой форме.

Хранение изображений (imaging) является перспективной офисной технологией и основывается на использовании специального устройства - оптического распознавателя образов, позволяющего преобразовывать изображение документа или фильма в цифровой вид для дальнейшего хранения во внешней памяти компьютера. Сохраненное в цифровом формате изображение может быть в любой момент выведено в его реальном виде на экран или принтер. Для хранения изображений используются оптические диски, обладающие огромными емкостями. Так, на пятидюймовый оптический диск можно записать около 200 тыс. Страниц.

Факсимильная связь - это связь основана на использовании факс-аппарата, способного читать документ на одном конце коммуникационного канала и воспроизводить его изображение на другом.

Факсимильная связь вносит свой вклад в принятие решений за счет быстрой и легкой россыпь документов участникам группы, решающей определенную проблему, независимо от их географического положения.

Электронное делопроизводство - предназначена для организации и поддержки документооборота в организации. Электронное делопроизводство пользуется единой базой данных организации. Оно облегчает и рационализирует работу обычной организации. Ее основными функциями являются:

- Автоматизация процессов документооборота (сканер, принтер, плоттер, ксерокс)

- Система контроля выполнения приказов и распоряжений;

- Учет, анализ и контроль структурных подразделений;

- Обработка оперативной информации внутри организации;

- Оперативный обмен информацией между структурными подразделениями;

- Повышение качества подготовки и принятия решений;

- Мониторинг производственного процесса на основе составления автоматизированных отчетов различных форм;

Автоматизация рабочего процесса помогает снизить до минимума так называемый "человеческий фактор". Система позволяет эффективно использовать рабочее время, решать деловые проблемы с помощью видео-, аудио- средств; пользоваться системой on-line.

Исторически автоматизацияпочалася на производстве и затем распространилась и на офис. Сначала она имела целью только автоматизацию рутинной секретарской работы. По мере развития средств коммуникаций автоматизация офисных технологий заинтересовала специалистов и управленцев, которые увидели в ней возможность повысить производительность своего труда.

Автоматизация офиса призвана не заменить существующую традиционную систему коммуникации персонала (с ее совещаниями, телефонными звонками и приказами), а дополнить ее. Автоматизация офиса организует рациональную управленческий труд и обеспечит управленцев своевременной оперативной информацией.

Автоматизированный офис привлекателен для менеджеров всех уровней управления в фирме не только потому, что поддерживает внутрифирменный связь персонала, но также потому, что придает им современные средства коммуникации с внешней средой.

Информационная технология автоматизированного офиса - организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой. Она осуществляется на базе компьютерных сетей и современных аппаратно-программных средств передачи и обработки информации.

Офисные автоматизированные технологии широко используются: управленцами, специалистами, референтами и секретарями, особенно они привлекательны для группового решения проблем. Эти средства позволяют повысить производительность труда в системе делопроизводства и дают возможность справляться с возрастающим объемом работ. Автоматизация офиса - это инструмент для эффективного решения проблем. Улучшение принимаемых менеджерами решений в результате их более совершенной коммуникации способно обеспечить экономический рост фирмы и ее прибыльность [20].

 
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >
 
Предметы
Агропромышленность
Банковское дело
БЖД
Бухучет и аудит
География
Документоведение
Естествознание
Журналистика
Инвестирование
Информатика
История
Культурология
Литература
Логика
Логистика
Маркетинг
Математика, химия, физика
Медицина
Менеджмент
Недвижимость
Педагогика
Политология
Политэкономия
Право
Психология
Региональная экономика
Религиоведение
Риторика
Социология
Статистика
Страховое дело
Техника
Товароведение
Туризм
Философия
Финансы
Экология
Экономика
Этика и эстетика
Прочее