Меню
Главная
Авторизация/Регистрация
 
Главная arrow Информатика arrow Информационные системы и технологии в управлении организацией

Система электронного документооборота

Автоматизация документооборота заключается в комплексной автоматизации, согласования, распространения, поиска и архивного хранения документов организации.

На каждом предприятии (организации) существует своя система документооборота. Системы документооборота хранят документы, ведут их историю обеспечивают их движение по организации, позволяют отслеживать выполнение тех бизнес - процессов, в которых эти документы имеют отношение. В организации, где внедрена система документооборота, документ является базовым инструментом управления. Здесь нет просто решений, поручений или приказов - есть документы, содержащие эти самые приказы, решения, поручения и т.д .: все управление в организации осуществляется через документы. Аналогично тому, как бит является единицей информации в кибернетике, документ является единицей информации в системах документооборота.

Под системой электронного документооборота будем понимать автоматизированную систему оптимизации потоков документов в интересах обеспечения эффективного управления бизнес-процессами предприятия (организации).

Системы документооборота обычно внедряются, чтобы решать определенные задачи, стоящие перед организацией, из которых наиболее часто встречаются следующие:

- Обеспечение более эффективного управления за счет автоматизированного контроля исполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях;

- Поддержка системы контроля качества в соответствии с международными нормами;

- Поддержка системы эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям. Обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности;

- Протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление "горячих точек" в деятельности);

- Оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля;

- Исключение или максимально возможное сокращение оборота бумажных документов на предприятии. Экономия ресурсов за счет сокращения затрат на управление потоками документов в организации;

- Исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.

Система электронного документооборота состоит из трех частей: системы управления документами, системы массового ввода бумажных документов, системы автоматизации деловых процессов [9].

Система управления документами должна обеспечить интеграцию с приложениями. Если на предприятии применялись всемирно известные пакеты, то интеграция осуществляется на уровне операций с файлами, то есть операции открытия, закрытия, создание, корректировка, хранение замещаются соответствующими операциями системы управления документами.

Не менее важной задачей является обеспечение хранения документов на различных носителях (дисках, стримерах и т.д.). К тому же надо обеспечить быстрый поиск и доступ к различным устройствам хранения информации, чтобы факторы доступности и стоимости хранения всегда были в оптимальном соотношении в зависимости от важности и актуальности информации.

Достаточно сложной проблемой является организация быстрого поиска документов. Для организации поиска используется индексация документов. Система индексации может быть атрибутивной или полнотекстовой.

В случае атрибутивной индексации документа присваивается некий набор атрибутов, представленных текстовыми, числовыми или другими полями, по которым выполняются поиск и доступ к искомому документу. Обычно это выглядит как каталожная карточка, где хранятся имя автора, дата, тип документа, несколько ключевых слов, комментарии. Поиск ведется по одному или нескольким полям или по совокупности. При полнотекстовом индексировании все слова, из которых состоит документ, за исключением предлогов и незначительных для поиска слов, заносятся в индекс. Тогда поиск возможен с любого входит слову или их комбинации. Возможна комбинация методов, усложняет систему, но упрощает пользователю работу с ней.

Ряд проблем возникает при коллективной работе с документами. В первую очередь необходимо предотвратить одновременное редактирование документа двумя или более пользователями. Обычно приоритет отдастся пользователю, который первым открыл документ, и запрет всем другим пользования документом, исключая режим "только для чтения".

При коллективной работе с документами каждому сотруднику назначается пароль и право доступа, чтобы документ оставался недоступным для любопытных. Права доступа также разделяются. Одни могут выполнять полное изменение и уничтожение документа, другие - только просматривать. Может быть разрешен доступ к отдельным полям документа. При этом все действия пользователей заносятся в протокол, чтобы администратор системы мог проанализировать ситуацию и принять соответствующие меры.

Вторую часть электронного документооборота составляет система массового ввода бумажных документов. Эта система предназначена для массового ввода документов архива и перевода их в электронный вид. При этом выполняются операции сканирования, чистки изображения, подготовки к распознаванию документа, распознавание документа.

Существует огромное количество систем распознавания, которые можно разделить на два класса: системы оптического распознавания OCR, которые работают только с полиграфическим текстом, и интеллектуальные системы распознавания ICR, работающих с рукописным текстом. Системы ICR распознают также штрих коды, специальные метки.

После того как документ распознан, он поступал в систему управления документацией, где проводится его индексация.

Третья часть электронного документооборота - система автоматизации деловых процессов (АДС). Она предназначена для обслуживания деятельности каждого сотрудника, работающего с электронным документооборотом.

Системы автоматизации деловых процессов предназначены для создания сложных прикладных систем коллективной обработки документов в процессе осуществления конкретных бизнес-процессов. Документальные потоки на предприятии привязываются к существующим бизнес процессам и регламенту их взаимодействия. При жесткой маршрутизации документа заранее прописывается движение документа по всем рабочим местам. Определяются права пользователей на документ в каждой точке маршрута. При свободной маршрутизации исполнитель может определить дальнейший путь движения документа, обычно на одно уровень.

Рассмотрим главные отличительные черты основных систем документооборота:

1. Docs Fusion и Docs Open (разработчик компания Hummingbird). ЦС одна> самых популярных в мире систем, относящихся к классу "электронных архивов" .На отечественном пространстве Docs Орел представлена достаточно давно и уже применяется во многих организациях. Docs может элективные применяться и в крупных организациях с большим числом сотрудников (тысячи человек), и в небольших фирмах, где работает пять-шесть человек. Система в первую очередь позиционируется как предназначенная для организаций, которые занимаются интенсивным созданием документов и их редактированием (головные офисы компаний, консалтинговые компании, органы власти и т.д.).

2. Documentum • это система управления документами, знаниями и бизнес процессами для крупных предприятий и организаций. Система только начинает внедряться в нашей стране, но уже давно и прочно заняла позиции одного из лидеров индустрии. Documentum - это в большей степени платформа, ник готовый продукт, предназначенный для создания распределенных архивов, поддержки стандартов качества, управление проектами в распределенных проектных группах, организации корпоративного делопроизводства, динамического управления содержанием корпоративных интранет-порталов.

В продукте предусмотрено все, что нужно большой организации, - это интегрированная система, позволяющая комплексно решать достаточно широкий круг задач. Она обладает необходимой функциональностью для автоматизации деловых процессов, то есть обеспечивает маршрутизацию, утверждение, распределение, сообщения и контроль исполнения.

Продукт включает в себя средства, позволяющие создавать приложения в среде Documentum, в том числе Web-приложения.

3. LanDocs. Система LanDocs в первую очередь ориентирована на делопроизводство и архивное хранение документов. Она состоит из нескольких компонентов: системы делопроизводства, сервера документов (архива), подсистемы сканирования и визуализации изображений, подсистемы организации удаленного доступа с использованием Интернет-клиента, почтового сервера.

Компонент делопроизводства реализован в клиент-серверной архитектуре на базе промышленной СУБД - Oracle или Microsoft SQL Server. Программное обеспечение для централизованного управления хранением документов в электронном архиве реализовано в виде отдельного сервера.

4. Microsoft SharePoint Portal Server. Система является электронным архивом с развитыми средствами поддержки совместной работы. Это, пожалуй, первый продукт компании Microsoft, который может претендовать на роль корпоративного. Поддерживает совместное создание документов, ведение версий документов, изъятие и возврат документов в архив (check - out, check - in). В нем нет Windows-клиента как такового. Для доступа к архиву используется Web- клиент (сторонние разработчики могут дописывать для него свои компоненты) и компонент, интегрированный в Windows Explorer, что позволяет обращаться в архив как к набору файлов.

В систему встроены довольно мощные средства индексации и поиска. Причем поиск может осуществляться как по внутренним хранилищ информации (файлы, интранет-сайты, базы Microsoft Exchange, базы Lotus Notes), так и по внешним (Интернет).

5. Optima Workflow. Кроме общего механизма организации потока работ, система позволяет хранить на время проведения работ все документы, относящиеся к процессу. Для этого в качестве хранилища используется механизм общих папок Microsoft Exchange. Полезной возможностью является отслеживание критических путей и представление комплекса взаимосвязанных работ в виде диаграмм Ганта.

6. "БОС- Референт" (разработчик компания АйТи). Основное назначение системы "БОСС-Референт" - создание корпоративной системы, охватывающей деятельность всех сотрудников на своих рабочих местах и поддерживающей управленческие бизнес-процессы. Система поддерживает российские стандарты делопроизводства, организационное управление, контроль исполнительской дисциплины, отслеживание договоров с внешними организациями, согласование документов. Отличительная особенность ее в том, что, будучи полноценной системой документооборота, предназначенной для работы всех сотрудников организации, она уже обладает всей необходимой функциональностью для реализации делопроизводства.

7. "Евфрат" (разработчик компания Cognitive Technologies) является простым электронным архивом с базовыми возможностями контроля исполнения. Компания предлагает спектр продуктов для организаций различного масштаба - от версии для малого офиса к варианту для крупных компаний. В нашем случае речь пойдет о втором варианте, называемом "Евфрат Клиент-сервер", в котором в качестве клиентской части используется "Евфрат - Офис", которая является самостоятельным продуктом, который может работать независимо от серверного компонента системы. "Евфрат" построен в парадигме "рабочего стола" с папками.

 
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >
 
Предметы
Агропромышленность
Банковское дело
БЖД
Бухучет и аудит
География
Документоведение
Естествознание
Журналистика
Инвестирование
Информатика
История
Культурология
Литература
Логика
Логистика
Маркетинг
Математика, химия, физика
Медицина
Менеджмент
Недвижимость
Педагогика
Политология
Политэкономия
Право
Психология
Региональная экономика
Религиоведение
Риторика
Социология
Статистика
Страховое дело
Техника
Товароведение
Туризм
Философия
Финансы
Экология
Экономика
Этика и эстетика
Прочее