Меню
Главная
Авторизация/Регистрация
 
Главная arrow Информатика arrow Информационные системы и технологии в управлении организацией

Системы управления проектами

Проектом называется совокупность распределенных во времени мероприятий или работ, направленных на достижение поставленной цели [6, 17]. Примерами проектов является строительство зданий, комплексов, предприятий, освоение выпуска новых видов продукции и др.

Проект имеет определенные свойства:

1) Проект всегда имеет четко определенную цель, которая выражается в получении определенного результата. Достижения этого результата означает успешное завершение и окончания проекта. Например, для проекта строительства здания результатом является само здание, принятое в эксплуатацию.

2) Проект имеет четко очерченный начало, совпадает с началом первой работы, направленной на достижение поставленной цели. Начало может задаваться директивно или рассчитываться в результате составления плана работ по проекту.

3) Проект имеет четко очерченный конец, который совпадает с концом последней работы, направленной на получение заданного результата. Как и начало, конец проекта может задаваться директивно или рассчитываться при составлении плана работ. Например, для проекта строительства здания конец проекта совпадает с датой акта сдачи / приемки его в эксплуатацию.

4) Проект выполняется командой, в состав которой входит руководитель проекта, менеджеры, исполнители. Кроме основной команды в нем могут принимать участие вспомогательные исполнители, команды и организации, привлекаемые на временной основе для выполнения отдельных работ.

5) При реализации проекта используются материальные ресурсы. их номенклатура и количество определяются характером проекта и работами, которые входят в него. Так при строительстве дома используются песок, щебень, цемент, кирпич и т.п.

6) Проект имеет бюджет. Стоимость проекта состоит из стоимости израсходованных материальных ресурсов, затрат по оплате труда команды, реализующей его и других расходов, связанных с особенностями конкретных видов работ.

Проект имеет ограничения трех видов:

1) Ограничение по бюджету устанавливают предельную стоимость всего проекта или отдельных видов работ.

2) Ограничение по времени задают предельные сроки окончания или всего проекта, или некоторых работ. Например, тестовые испытания должны проводиться в присутствии представителя заказчика, который будет присутствовать в заданный период времени.

3) Ограничение по ресурсам определяются ограниченным составом команды или графиками поступления материальных ресурсов.

Жизненный цикл проекта - это промежуток времени между моментами его начала и завершения. Он делится на четыре фазы [6, 17]:

1) Концептуальная фаза. Включает формулировку целей, анализ инвестиционных возможностей, обоснование осуществимости (технико-экономическое обоснование) и планирование проекта.

2) Фаза разработки проекта. Включает определение структуры работ и исполнителей, построение календарных графиков работ, бюджета проекта, разработку проектно-сметной документации, переговоры и заключение контрактов с подрядчиками и поставщиками.

3) Фаза выполнения проекта. Включает работы по реализации проекта, в том числе строительство, маркетинг, обучение персонала и т.п.

4) Фаза завершения проекта. Включает в общем случае приемочные испытания, опытную эксплуатацию и сдачу проекта в эксплуатацию.

Результат проекта - это некоторая продукция или полезный эффект, создаваемые в ходе реализации проекта. В зависимости от цели проекта, в качестве результата могут выступать: научная разработка, новый технологический процесс, программное средство, строительный объект, реализована учебная программа, реструктурирована компания, сертифицированная система качества и т.д.

Об успешности проекта судят по тому, насколько его результат отвечает по своим затратным, доходным, инновационным, качественным, временным, социальным, экологическим и другим характеристикам запланированному уровню.

Управляемыми параметрами проекта:

1) объемы и виды работ;

2) стоимость, затраты по проекту;

3) временные параметры, включающие сроки, продолжительности и резервы выполнения работ и этапов проекта, а также взаимосвязи между работами;

4) ресурсы, необходимые для осуществления проекта, в том числе человеческие или трудовые, финансовые, материально-технические, а также ограничения по ресурсам;

5) качество проектных решений, применяемых ресурсов, компонентов проекта и прочее.

Задачами управления проекта:

1) определение цели проекта и проведения его обоснование;

2) создание структуры проекта (подцели, основные этапы работы, которые предстоит выполнить);

3) определение необходимых объемов и источников финансирования;

4) подбор команды исполнителей, подготовка и заключение контрактов со сторонними исполнителями;

5) определение сроков выполнения проекта;

6) составление графика его реализации:

7) расчет необходимых для прректу материальных ресурсов, заключение контрактов с поставщиками;

8) расчет сметы и бюджета проекта:

9) планирование и учет рисков;

10) обеспечение контроля за ходом выполнения проекта.

Управление проектом - это процесс планирования, организации и управления

работами и ресурсами, направленный на достижение поставленной цели, как правило, в условиях ограничений на время, имеющиеся ресурсы или стоимость работ.

Управление проектом состоит из трех основных этапов [6]:

1) Формирование плана проекта. На первом этапе осуществляется обоснование проекта, составляется перечень работ и имеющихся ресурсов, производится распределение ресурсов по работам и оптимизация плана по критериям времени завершения проекта, суммарной стоимости проекта, равномерного распределения ресурсов, минимизации рисков. Здесь же производится укладка всех необходимых договоров со сторонними исполнителями, подрядчиками и поставщиками.

2) Контроль за реализацией плана и его оперативная коррекция. Второй этап предусматривает контроль выполнения проекта с целью своевременного выявления и устранения наметились отклонений от первоначального плана. При значительных отклонениях первоначальный план перерабатывается и состоит новый.

3) Завершение проекта. Завершение проекта означает выполнение определенных регламентированных действий, необходимых для завершения и прекращения работ по проекту. Например, подписание акта приема / сдачи выполненных работ.

В настоящее время для управления проектами используется методология сетевого планирования и управления. Эта методология была разработана в 1956 г.. Специалистами фирм "Дюпон" и "Ремингтон Ред" М. Уолкером и Д. Келли для проекта по модернизации заводов компании "Дюпон".

Сетевое планирование и управление состоит из структурного и календарного планирования и оперативного управления.

Структурное планирование заключается в разбивке проекта на этапы и работы, оценки их продолжительности, определении последовательности их выполнения. Результатом структурного планирования является сетевой график работ, который используется для оптимизации проекта по продолжительности.

Календарное планирование заключается в составлении временной диаграммы работ и распределение между работами трудовых ресурсов (исполнителей). Результатом календарного планирования является диаграмма Ганта, которая графически отображает периоды выполнения работ на оси времени. На этом этапе может выполняться оптимизация ресурсов и бюджета проекта.

Оперативное управление заключается в регулярном сопоставлении фактического графика работ по плановым. Результатом серьезных отклонений является принятие решений об изменении первоначального структурного или календарного плана.

Универсальную архитектуру программных средств систем управления проектами (СУП) представлено на рис. 10.6.

Архитектура программных средств СУП

Рис. 10.6. Архитектура программных средств СУП

Основой автоматизации управления проектами традиционно рассматривается система календарно-ресурсного планирования. Также в контур управления проектом могут привлекаться еще ряд других информационных систем, функционирующих на предприятии и могут использоваться при решении некоторых задач управления проектом (от статистических пакетов к системам финансового планирования и НКР-систем) [6, 17].

В организационной сфере интеграционный подход выражается в формировании управленческих структур, расположенных над штатным расписанием (руководящий комитет, группа управления, рабочая группа), и организационно-распорядительных документов, описывающих сквозные процессы, затрагивающие не только персонала проекта, но и постоянные структурные подразделения предприятия (ресурсные подразделения, финансовая служба, служба логистики, служба безопасности и т. д.).

В IT-области интеграционный подход выражается в необходимости создания контура взаимосвязанных продуктов, в котором СУП связывается с другими системами предприятия информационными и пользовательскими интерфейсами. В обеих областях решения зачастую не являются универсальными и

разрабатываются под требования конкретных заказчиков.

Выделим два основных направления автоматизации СУП

1) автоматизация стандарта управления проектами;

2) автоматизация функций управления проектами.

Автоматизация стандарта управления проектами обеспечивается средствами информационных технологий.

Стандарт управления проектами предприятия представляет собой совокупность документов, объясняющих предусматривают, как и в какой последовательности, в какие сроки, с использованием которых шаблонов надо выполнять те или иные действия в процессе управления проектами.

Одним из перспективных подходов в автоматизации проектами является организация стандарта в виде базы знаний. Данный стандарт обеспечивает:

1) все необходимые сервисы по обновлению и поиска документов, по организации взаимосвязей между документами, перекрестных ссылок и т. Д.

2) необходимости коллективной работы, в которую вовлекаются не только проектная группа, но и постоянные подразделения предприятия (ресурсные, функциональные, специализированные и т. Д.).

В стандарте могут быть явно или неявно заложены требования к автоматизации функций управления проектами.

К основным сферам деятельности по управлению проектами, пидлягающих в той или иной степени автоматизации относятся:

- Собственно управления проектами, которое в узком смысле обычно понимается как календарно-ресурсное планирование;

- Формирование и ведение бюджета проекта;

- Управление документами - как управленческими, так и есть результатам выполнения проекта;

- Управление деловыми процессами в проектах, включая процессы согласования документов.

Функциональные компоненты СУП и соответствующие пакеты прикладных программ представлены на рис. 10.7:

Функциональные компоненты СУП

Рис. 10.7. Функциональные компоненты СУП

В части календарно-ресурсного планирования СУП должна обеспечить следующие возможности:

- Формирование структуры декомпозиции работ (WBS-структуры) необходимой степени детализации;

- Формирование календарного плана, содержащий продолжительность работ, их объем и стоимость, ограничения на даты начала и окончания, а также технологические зависимости между работами;

- Формирование ограничений по проекту, определяющих перечень трудовых ресурсов, которые предполагается использовать в проекте с указанием доступного количества в определенное время;

- Формирование детального плана работ, в котором работам предназначены ресурсы - трудовые и материально-технические ресурсы;

- Построение отчетов о состоянии проекта, в том числе с использованием различных аналитик.

В части финансового планирования СУП должна обеспечить следующие возможности:

- Планирование и учет финансовых потоков, включая расчеты с заказчиком и субподрядчиками;

- Формирование задач исполнителям и учет реально затраченного времени;

- Учет непроектного и нерабочего времени, отпусков и больничных листов;

- Учет командировочных и административных расходов.

В управлении документами и деловыми процессами проектов большое значение имеет не только традиционные функции управления документами, такие как поддержка версий документов и истории работы с ним, ведения архива, авторизация доступа, поддержка связей между документами (EDMS-функции).

Может быть, даже большее значение приобретают функции управления движением документов и контроля сроков их выполнения (workflow-функции).

Управление документами реализуется с использованием базовой функциональности промышленных пакетов (Docs Open, Documentum).

Функции управления движением документов и контроля сроков их выполнения реализуются с использованием базовой функциональности специализированных программных систем (Eastman) или промышленных пакетов управления документами (Documentum).

Среди наиболее важных функциональных возможностей отметим следующие:

- Наличие единой точки доступа ко всей информации, относящейся к проектам;

- Создание новых документов с автоматическим связыванием их с конкретным фрагментом проекта (работой, узлом WBS) или проекту в целом;

- Переход к работе с документами непосредственно из среды календарно-ресурсного планирования, и наоборот;

- Инициирование процесса прохождения (выполнения) документа, получение отметок о выполнении, согласование, ознакомлении или отклонения документа;

- Контроль состояния документа в процессе прохождения им определенного бизнес-процесса, связанного с управлением проектом (например, согласование и приемки работ).

 
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >
 
Предметы
Агропромышленность
Банковское дело
БЖД
Бухучет и аудит
География
Документоведение
Естествознание
Журналистика
Инвестирование
Информатика
История
Культурология
Литература
Логика
Логистика
Маркетинг
Математика, химия, физика
Медицина
Менеджмент
Недвижимость
Педагогика
Политология
Политэкономия
Право
Психология
Региональная экономика
Религиоведение
Риторика
Социология
Статистика
Страховое дело
Техника
Товароведение
Туризм
Философия
Финансы
Экология
Экономика
Этика и эстетика
Прочее