Меню
Главная
Авторизация/Регистрация
 
Главная arrow Менеджмент arrow Управление персоналом

Делопроизводство в работе кадровой службы предприятия

Рациональная организация работы по управлению персоналом требует соответствующего делопроизводственного обеспечения.

Целью делопроизводственного обеспечения является организация работы с документами, формируются в системе управления персоналом.

Делопроизводство составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания до завершения исполнения и передачи в другие подразделения.

Оформление документов базируется на государственных стандартах унифицированных систем документации.

Документы по оформлению приема, увольнения, перемещения работников, предоставление отпусков, поощрения, взыскания, составляют группу документов по работе с персоналом. К таким документам относятся: приказы по личному составу, заявления, контракты с работниками предприятия, трудовые книжки, личные карточки и т.д. Все эти документы формируют личные дела работников предприятия.

Документация по работе с персоналом ведется с момента приема работника к предприятию. Она является самостоятельной группой, обусловлено определенными особенностями документирования работы с персоналом.

Основой для использования различных форм документов является подсистема унифицированных форм документов. В составе данной подсистемы разработаны унифицированные формы документов, обеспечивающих реализацию задач по приему, перевод, увольнение, поощрение, предоставление отпусков, оформление дисциплинарных взысканий, а также инструкции по применению унифицированных форм документов. С каждой из задач существует форма документов: анкета, дополнения к анкете, заявление, представление, график, пояснительная записка, докладная записка и т.д.

Право приема работников на работу принадлежит руководителю предприятия. Руководитель может передавать предоставленное ему право приема на работу работников, как правило, только тем лицам из состава администрации, сфера руководящей деятельности которых распространяется на все предприятие в целом.

При приеме на работу работнику необходимо предъявить: паспорт, трудовую книжку, диплом об образовании (если есть), автобиографию, заявление о приеме на работу. Если вопрос о приеме на работу решен положительно, администрация предприятия заключает с принятым работником контракт. На сегодняшний день существует целый ряд типовых форм контрактов между предприятием и работником. Особенности контракта зависят от профиля предприятия и должности работника.

При приеме на работу работник кадровой службы обязан проверить все данные, внесенные работником в представлении документы. Одним из основных документов по работе с персоналом является личная карточка, в которой указывается: Ф.И.О., дата рождения, гражданство, номер и серия паспорта, домашний адрес сотрудника. Данные о стаже работы, а также о должностных перемещения работника указывают на основании записей в трудовой книжке.

При приеме на работу подается письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении на предприятие, указывают свою профессию, специальность и должность. Для заявления характерны следующие реквизиты: адресат, автор, наименование вида документа (заявление), текст, подпись составителя, дата составления,

Заявление о приеме на работу является основанием для соответствующего приказа.

Приказами по персоналу предприятия оформляются: прием, перемещение по службе, увольнение, предоставление отпусков, объявление поощрений, меры воздействия к нарушителям и т.д.

Оформляются приказы по личному составу на общих бланках. В заголовке к тексту пишутся слова: о приеме на работу; о переводе на другую работу и т.д. В приказах по персоналу предприятия констатирующая часть, как правило, отсутствует. Распорядительная часть делится на пункты. Каждый пункт такого приказа начинается глаголом, обозначающим действие: НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, ПРЕДОСТАВИТЬ и т.д.

При этом фамилия стоит печатать вполне прописными буквами, а имя и отчество строчными, затем указывается должность, структурное подразделение, содержание действия в отношении лица, о котором составляется приказ. Кроме того, в пункте приказа о назначении на должность указывают, на какую должность, с какой даты и с каким окладом принимается работник. Образец группового приказа представлен в приложении Б.

В приказе о предоставлении отпуска указывается вид отпуска, количество предоставляемых рабочих дней, а также даты начала и окончания отпуска. Приказ по персоналу предприятия должен по каждому пункту содержать основание, в которой указываются документы, выступили основанием для издания приказа. После подписания приказа руководителем предприятия он должен быть передан структурным подразделениям, деятельность которых непосредственно связана с данным приказом (бухгалтерия, отдел кадров и т.д.), для соответствующего согласования.

Для учета и контроля за работой с приказами по персоналу предприятия ведется журнал регистрации приказов по следующей форме:

№ приказа Дата издания приказа Краткое содержание Кем подписан Примечания

Автобиография - это документ, который автор составляет самостоятельно. Автобиография типовой формы не имеет и состоит произвольно. Однако, отдельные составные части и реквизиты должны содержаться в автобиографии обязательно. Пишут автобиографию рукописным способом. Форма изложения - повествовательная. Вся информация излагается в хронологическом порядке и таким образом, чтобы можно было составить представление о жизненном пути, деловой квалификации работника.

В автобиографии, как правило, указывают: название документа, имя, отчество и фамилия автора, число, месяц и год рождения, данные о родителях; образование и специальность по образованию; вид трудовой деятельности; семейное положение и состав семьи; домашний адрес и телефон; дату; личная подпись.

На каждого работника предприятия в кадровой службе формируется личное дело. В личное дело входят:

• внутренний описание документов, находящихся в личном деле;

• заявление о приеме на работу;

• контракт между работником и предприятием;

• личный листок по учету кадров;

• автобиография;

• копия документа об образовании;

• выписки из приказов (о приеме, перемещении, увольнении)

• справки и другие документы, касающиеся данного работника;

• трудовая книжка.

К тому же, в кадровой службе предприятия должна вестись алфавитная книга (приложение А).

Трудовая книжка - это основной документ, подтверждающий деятельность работника, и является основой для установления общего, непрерывного и специального стажа. При приеме на работу трудовая книжка заполняется всех работников, независимо от вида деятельности и формы собственности предприятия. В трудовую книжку вносятся: данные о работнике (Ф.И.О., дата рождения, образование, профессия, специальность), данные о работе (прием на работу, перевод на другую работу, увольнение). При увольнении все записи, внесенные в трудовую книжку, должны быть заверены подписью руководителя предприятия с печатью.

Для регистрации трудовых книжек на предприятии ведутся журналы регистрации трудовых книжек по следующей форме:

№ трудовой

книги
Ф.И.О. №, дата и

формулировки

приказа о приеме

на работу
№, дата и

формулировки

приказа о

освобождение
Подпись

начальника

отдела кадров

Подготовка документов по личному составу требует соблюдения всех норм и требований, обеспечивает их юридическую силу.

 
< Предыдущая   СОДЕРЖАНИЕ   Следующая >
 
Предметы
Агропромышленность
Банковское дело
БЖД
Бухучет и аудит
География
Документоведение
Естествознание
Журналистика
Инвестирование
Информатика
История
Культурология
Литература
Логика
Логистика
Маркетинг
Математика, химия, физика
Медицина
Менеджмент
Недвижимость
Педагогика
Политология
Политэкономия
Право
Психология
Региональная экономика
Религиоведение
Риторика
Социология
Статистика
Страховое дело
Техника
Товароведение
Туризм
Философия
Финансы
Экология
Экономика
Этика и эстетика
Прочее