Возможности системы автоматизации ДОУ

В ходе курсового проекта были проанализированы и отобраны четыре системы электронного документооборота «DocsVision», «Олимп - Делопроизводство»,«Directum», «БОСС-Референт». Далее в курсовом проекте будет выполнен сопоставительный анализ выбранных программных продуктов по стоимостным характеристикам, включая затраты на приобретение и внедрение. Затраты складываются из следующих требований:

- затраты на покупку программных продуктов (лицензии и АС ДОУ);

- затраты на работы по внедрению (затраты на установку, настройку программ на сервере и на клиенте, затраты на бучение пользователей).

Таблица 1 - расчет стоимости АС ДОУ (15 рабочих мест) в рублях

Таким образом, рассмотрев и суммировав все требования, предъявленные к АС ДОУ, а также рассчитав примерную стоимость затрат на приобретение, внедрение и сопровождение, можно сделать вывод, что наиболее оптимальной системой является система электронного документооборота «ОЛИМП - Делопроизводство». Так как Учреждение имеет подведомственные организации удаленные территориально и для учреждения важен анализ корреспонденции по темам, корреспондентам, исполнению и прочим характеристикам; отправка исходящей корреспонденции по электронной почте; прием электронных писем и регистрация их в журнале входящих документов; поддержка электронной цифровой подписи; Web-доступ к документам; гибкая система разграничения доступа к документам; удобный графический редактор проектирования маршрутов бизнес-процессов с возможностью программирования уведомлений о событиях, связанных с этими бизнес-процессами; мониторинг хода исполнения процесса с отслеживанием назначения соисполнителей.

Система электронного документооборота «Олимп - Делопроизводство» предназначена для управления процессами создания, обработки, тиражирования, хранения документов и иных информационных объектов, а также для организации и автоматизированного выполнения основных процедур современного делопроизводства. Кроме того, система обеспечивает автоматизацию процесса выдачи заданий и мониторинга их исполнения в рамках любого бизнес - процесса предприятия.

«Олимп - Делопроизводство» является современным интегрированным решением на базе программных продуктов фирмы Microsoft. Основная концепция автоматизации документооборота, примененная в представленном комплексе, состоит в том, что управлению и планированию подлежат, в первую очередь, производственные процессы (потоки работ) в ходе которых создаются и движутся документы. Это позволяет рассматривать автоматизацию документооборота не как абстрактную цель, а как эффективное средство выполнения предприятием или организацией своей основной функции - производственной и управленческой работы.

Система состоит из четырех модулей, которые охватывают работы на всех этапах цикла обработки документов:

· канцелярия;

· контроль исполнения;

· хранилище документов;

· электронный документооборот.

Рассмотрим процесс регистрации входящего и внутреннего (исходящего) документов в УДОиВ применительно к системе «ОЛИМП - Делопроизводство». В системе реализованы две схемы движения документов внутри организации: движение входящего документа и движение внутреннего (или исходящего) документа.

1. Поступивший в Управление входящий документ регистрируется в журнале входящих документов. Документ может быть получен как в бумажном виде (в этом случае большая часть документов сканируется), так и по электронной почте.

2. Документ отправляется к руководителю для наложения резолюции, после чего резолюция прикрепляется к карточке входящего документа. Резолюцию в программу вводит непосредственно руководитель.

3. Для учета исполнительской дисциплины сотрудников, указанных в резолюции, создаются контрольные карточки на исполнителей по документу.

4. Входящий документ запускается в документооборот и сотрудники, указанные в резолюции, получают возможность работать с документом. Любой из сотрудников может назначить соисполнителей и контролировать ход выполнения своих заданий.

5. После исполнения документ списывается в электронный архив.

6. Если пришедший документ требует ответа, то создается исходящий документ, который является ответом на входящий, и отправляется либо в бумажном виде, либо непосредственно из системы по электронной почте.

1. Сотрудник какого-либо отдела - автор документа (исполнитель) готовит проект документа и прикрепляет его к регистрационной карточке.

2. Исполнитель задает маршрут движения для согласования текста документа. Маршрут задается в графическом виде и может быть сколь угодно сложным (с разветвлениями, схождением в одну точку и т.п.). Маршрут может быть либо спроектирован заново, либо выбран из справочника типовых маршрутов.

3. Если у исполнителя нет права самостоятельно запускать документ в документооборот, то требуется утверждение руководителя на выполнение этого действия.

4. После запуска проекта документа в документооборот с ним могут приступать к работе участники маршрута движения. Их задача - изучить документ и наложить рецензию. Исполнитель, который запустил этот документ, в любой момент времени может видеть в какой стадии обработки этот документ находится (кто какие рецензии наложил, кого документ прошел, а кого - нет и т.д.).

5. После окончания согласования конечный вариант документа отправляется в канцелярию для регистрации в журнале внутренних (исходящих) документов.

6. Если документ распорядительный, то можно создать задания по каждому пункту этого документа и отправить их исполнителям в системе электронного документооборота. Если же документ носит ознакомительный характер, то он может быть отправлен всем заинтересованным сотрудникам для ознакомления.

7. После исполнения документ помещается в электронный архив, где становится доступным для просмотра остальным сотрудникам организации.