Общие требования к составлению и оформлению документов
Классификация документов
Документ - основной вид деловой речи, содержащий информацию, "зафиксированную на материальном носителе, основной функцией которого является сохранять и передавать ее во времени и пространстве ** 1.
Документы выполняют официальную, деловую и оперативную функции, поскольку они - письменный доказательство, источник сведений справочного характера. Оформляют их на бумаге, фотопленке, магнитной и перфоленте, дискете, перфокарте.
В практической деятельности учреждений, организаций и предприятий распространенным является текстовый документ, содержание которого - языковая инфомация, зафиксирована любым типом письма или определенной системой звукозаписування.
Документы делятся на виды по нескольким признакам.
1.3а наименованием различают: заявления, письма, телеграммы, справки, служебные записки, инструкции, протоколы и др.
2. По происхождению документы разделяют на служебные (официальные) и личные.
Служебные документы создаются организациями, предприятиями и должностными лицами, которые их представляют. Они оформляются в соответствии с едиными требованиями.
Личные документы создают отдельные лица вне сферы их служебной деятельности. К личным относятся также и те документы, которые содержатся в частном собрании лица.
3.3а месту возникновения документы делятся на внутренние и внешние. К внутренним относятся документы, имеющие силу только внутри той организации, учреждения или предприятия, где они составлены; к внешним - документы, являющиеся результатом общения учреждения с другими учреждениями или организациями.
4.3а назначению различают документы организационные, распорядительные, учетно-финансовые, хозяйственно-договорные, по личному составу, информационные.
5. По направлению документы разделяют на входные и выходные. Входной - это служебный документ, поступивший в учреждение. Выходной - это служебный документ, который присылают другой
юридическому или физическому лицу.
6. По форме документы бывают стандартные (типовые) и индивидуальные (нестандартные).
Стандартные документы имеют одинаковую форму и заполняются в определенной последовательности и в соответствии с обязательными правилами (типовые письма, типовые инструкции, типовые положения).
Индивидуальные документы создаются в каждом конкретном случае для решения некоторых ситуаций. их печатают или пишут от руки (протоколы, приказы, заявления).
7. По срокам выполнения есть документы обычные бессрочные, срочные и очень срочные.
Обычные бессрочные документы выполняются в порядке общей очереди. Для срочных установлен срок исполнения. К ним относятся также документы, которые являются срочными по способу отправления (телеграмма, телефонограмма). К очень срочных относятся документы с пометкой "очень срочно".
8. По степени гласности документы делят на общие, тайные, для служебного пользования (ДСП). Тайные документы должны вверху справа отметку "Секретно". Разглашение содержания такого документа ведет к уголовной ответственности. Конфиденциальным документам предоставляется гриф ограниченного доступа "Для служебного пользования", который проставляют в правом верхнем углу первой страницы на расстоянии 104 мм от границы левого берега.
9. По стадиям создания различают оригиналы, копии и выписки.
Оригинал - это основной вид документа, первый и единственный его экземпляр. Он имеет подпись руководителя учреждения и при необходимости заверенный штампом и печатью. Оригинал первым приобретает юридическую силу.
Копия - это точное знаковое воспроизведения содержания оригинала или иного документа. На копии документа вверху справа обязательно делается пометка "Копия". Переписываясь с предприятиями, организациями и учреждениями, в делах всегда оставляют нужны для справок копии. Такие копии называются отпуском.
Когда надо воспроизвести не весь документ, а только его часть, делается выписка из него.
Если документ утерян, выдается его повторный экземпляр - дубликат. Юридически оригинал и дубликат равноценны.
10. По сложности документы разделяют на простые (односложные) и сложные.
11. По срокам хранения документы бывают постоянного, длительного (более 10 лет) и временного (до 10 лет) хранения.
12. По технике воспроизведения документы могут быть рукописными и воспроизведенными механическим способом.
Совокупность процессов, обеспечивающих документирование управленческой информации и организация работы со служебными документами, называется делопроизводством.
Совокупность взаимосвязанных служебных документов, применяемых в определенной сфере деятельности или отрасли, называется системой документации.