Текст документа

Текст - это главный реквизит служебного документа, отражающего его содержание. Он четко и убедительно отображать причину и цель его написания, раскрывать суть конкретного дела, содержать доказательства, выводы.

Текст делится на взаимообусловлены логические элементы: введение, основную часть (доказательство), окончание. Во введении указывается причина написания документа. В основной части излагается суть вопроса, приводятся доказательства, объяснения, рассуждения. В окончании указывают цель документа.

Составляя текст документа, следует соблюдать следующие правила:

1) текст выкладывать от третьего лица. Например: Комиссия приняла ...; Институт просит ...; Ректорат заботится ....

От первого лица пишутся заявления, автобиографии, докладные и объяснительные записки, приказы;

2) не принимать образных выражений, эмоционально окрашенных слов и синтаксических конструкций;

3) принимать устойчивые (стандартизированные) сообщения согласно, в свя связи с тем, согласно, с целью, необходимый для того, в порядке и под .;

4) использовать синтаксические конструкции типа: Доводим до Вашего сведения, что ...; Напоминаем Вам, что ...; Подтверждаем с благодарностью ...; В порядке оказания материальной помощи ...; В порядке обмена опытом ..; В связи с указанием ...; Согласно предварительной договоренности ...; По Вашей просьбе ...;

5) деепричастные обороты употреблять в начале предложения: учитывая ...; беря во внимание...; рассмотрев. ..; считая ...;

6) использовать языковые средства, соответствующие нормам литературного языка и понятны для широкого круга читателей;

7) в предложениях применять прямой порядок слов (подлежащее перед сказуемым; определение перед определяемым словом; приложения после управляющего слова; вводные слова - в начале предложения);

8) чтобы не вызвать обострение отношений с партнером, активная форма глаголов следует заменять на пассивную. Например: Вы не высказали своих предложений - Вами еще не высказанные предложения ....

Активную форму надо употреблять только в случаях, когда важно указать на конкретного исполнителя Университет не гарантирует ...;

9) использовать инфинитивными конструкции: создать комиссию ...; отозвать работников ...;

10) в распорядительных документах глагольные конструкции следует принимать в форме повелительного наклонения: Приказываю ...; Предлагаю ...;

11) использовать сокращения слов, сложносокращённые слова и аббревиатуры, которые в делопроизводстве пишутся по общим правилам: р-н в обл., Км, например., Канд. Филол. Наук;

12) отдавать предпочтение простым предложением, использовать формы вежливости: уважаемый; глубокоуважаемый; глубокоуважаемый; достопочтенный ....

оформлению страницы

Организационно-распорядительные документы оформляют на бумаге формата А4 (210 X 294 мм) и А5 (210 х 146 мм). Для удобства с обеих сторон страницы оставляют свободные берега: левый - 30 мм, правое - 10 мм, верхний и нижний - 20мм.

Текст документов, оформленных на бумаге формата А4, следует печатать через 1,5 межстрочных интервала, а формата А5 - через 1-1,5 межстрочного интервала.

Реквизиты документа (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают через 1 межстрочный интервал. Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения", "Гриф согласования" отделяют друг от друга 1,5-2 межстрочный интервал.

Например: УТВЕРЖДАЮ 1,5

Председатель Государственного комитета 1

лесного хозяйства Украины 2

Подпись Инициал (ы), фамилия 1,5

Дата

При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их размещают вертикально на одном уровне: первый - от границы левого берега, второй - через 104 мм.

Другие реквизиты документа отделяют друг от друга 1,5-3 межстрочный интервал.

Название вида документа печатают прописными буквами.

Максимальная длина строки многострочных реквизитов (кроме текста) - 73 мм (28 печатных знаков).

Оформляя документы, следует придерживаться таких отступлений от границы левого берега документа:

o 12,5 мм - для начала абзацев в тексте;

o 92 мм - для реквизита "Адресат" (16)

o 104 мм - для реквизитов * Т ^> ИФ утверждения "(17)," Гриф ограничения доступа к документу "(15)

o 125 мм - для расшифровки подписи в реквизите "Подпись" (23)

o не отступает от границы левого берега, оформляя реквизиты "Дата документа" (11), "Заголовок к тексту документа" (19), "Текст" (21) (без абзацев) "Отметка о наличии приложений" (22) "Фамилия исполнителя и номер его телефона" (28) "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело" (29) названия должности в реквизите "Подпись" (23) и "Гриф согласования" (24) удостоверяющего надписи "Согласно оригиналу" (27); а также слов СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, примите, Ю, ПРЕДЛАГАЮ.

На бланке печатается только первая страница документа, последующие - на чистых листах бумаги. Если текст документа занимает более одной страницы, то на вторую нельзя переносить одну подпись, на ней должно быть не менее трех строк текста.

Нумерация страниц. В документах, занимающие две и более страниц, нумерацию следует начинать с другой.

Если текст документа печатается с одной стороны листа, то номера проставляются посередине верхнего или нижнего берега арабскими цифрами на расстоянии не менее 10 мм от края. Слово "страница" не пишется, у цифр не относятся никакие обозначения.

Если текст печатается с обеих сторон листа, то нечетные страницы проставляются в его правом верхнем или нижнем углу, а четные - в левом верхнем или нижнем.

Рубрикация - это членение текста на составные части, графическое отделение одной части от другой. Рубрикация является внешним отражением композиционного строения документов.

Тематика, назначение, объем содержания документа обусловливают степень сложности рубрикации. Самая рубрикация-разделение текста на абзацы.

Абзац - это отступление в начале первой строки, которым начинается изложение новой мысли, а также фрагмент текста между двумя такими отступлениями. Абзац не должен быть более 6 строк.

Как правило, абзац содержит три части:

1) зачин (формулировка цели - о чем речь в нем);

2) фразу (изложение основной информации);

3) комментарии (итог всего абзаца).

Рубрики текста обычно нумеруются, что указывает на взаимозависимость определенных разделов, пунктов и упрощает обработку документа. Различают традиционную (комбинированную) и новую систему нумерации.

Традиционная (комбинированная) система основывается на использовании символов разных типов - римских и арабских цифр, больших и малых букв, определенных слов. Вся эта система различных обозначений должна иметь последовательную, логическое построение.

Например:

Разделе А. Б. В. Г. Г. ... Часть 1 И.II. III. IV. V. ... Пункте '^ 1.2.3.4.5. ... $ 1 1) 2) 3) 4) 5) ... а) б) в) г) г) ...

По новой системе в определенной последовательности используют только арабские цифры. Применяя ее, следует помнить:

1) отдельные разделы обозначаются арабскими цифрами (7, 2, С и т. Д.);

2) номер подраздела состоит из номера раздела и порядкового номера подраздела, разделенных точкой (7.7; 7.2; 2.7 и т.п.);

3) номер пункта состоит из номера раздела, порядкового номера подраздела и порядкового номера пункта, разделенных точками (7.7.7; 7.7.2; 1.1.3 и т. Д.);

4) номер подпункта состоит из номера раздела, порядкового номера подраздела, порядкового номера пункта и порядкового номера подпункта, разделенных точками (7.7.7.7; 7.7.7.2; 7.7.7.ИИПОД.).

Применение новой системы нумерации позволяет не принимать словесных наименований и других символов.

Упражнение 10. Пользуясь "Словаре иностранных слов", раскройте значение представленных сроков.

Абзац, стандарт, штамп, реквизит, бланк, копия, гриф, клише, резолюция, рубрикация, индекс, формуляр.

Упражнение 11. Прочитайте текст. Определите, какой это документ: 1) по происхождению; 2) по месту возникновения; 3) по направлению; 4) по наименованию.

Министерство образования и науки Украины

Одесский национальный университет Типографии издательства

имени 1.1. Мечникова "Образование

ул. Дворянская, 2 В В Л - Полевая, 10

м. Одесса, 65026 м ° Д ЕСА "65091

тел. 54-02-13

02.03.2007 №450

Об изготовлении бланков индивидуальных планов работы преподавателей

Просим изготовить бланки индивидуальных планов работы преподавателей на бумаге издательства в количестве 1 (одной) тысячи штук в течение II квартала 2007 года. Оплату гарантируем.

Ректор (подпись) В. Г. Орищенко

Главный бухгалтер (подпись) Т.П. Белинская

Упражнение 12. Прочитайте текст. Назовите основные реквизиты этого документа.

Председателю профсоюзного комитета Винницкой средней школы №2 учителя украинского языка и литературы Снежок Л.В., проживающей по адресу ул. Б. Гринченко, д. 30 кв. 5.

м. Киев, 01023

Заявление

Прошу Вас предоставить мне путевку в санаторий для лечения в период моего отпуска (август 2007г.).

К заявлению прилагаю справку из лечебного учреждения о необходимости лечения сердечно-сосудистого заболевания.

17.04.2007 (подпись)

Упражнение 13. Составьте предложение с представленными словосочетаниями, в каких документах их можно использовать?

Согласно постановлению министерства; испытывая острую потребность; напоминаем Вам; комиссия для составления резолюции; после окончания срока полномочий; по многим причинам; приказ по университету, как исключение.

Упражнение 14. Переложите на украинском языке.

В любом случае; визирование документа; загодя побеспокоиться; лицевой счет; отпуск по болезни; приняться за работу; исполнительный документ; Предпринимательская деятельность; доход с оборота; Законодательство в труде; безналичный расчет; Вакантная должность; введение закона; вступительный взнос; ввиду вышеизложенного; ввиду того, что; больничный лист.

Упражнение 15. Найдите ошибки в представленных словосочетаниях. Запишите правильные варианты.

Попадать в затруднительное положение; согласно распоряжению; соответственно постановлению; исключение из правил; принять участие; повестка дневная; спасибо Вам; вести себя; принять меры; личный пример; любой вопрос; согласно приказа.

Упражнение 16. Составьте предложения с поданными словами. Запомните их значение.

Ведомость - ведомость; объединение - объединение.

Справка. Ведомость - документ; ' ведомость - известие, популярность; объединения - организация; объединения - дия.Увага Культура речи!

Обращение

Дорогие друзья! Дорогой друг! Гражданин (гражданка)!

Господин (господин)! Госпожа (сударыня)! Господин (нет) (имя)! Уважаемые дамы и господа! Уважаемые коллеги! Уважаемые господа! Многоуважаемое собрание! Господа!

Товарищ (товарищ)! Товарищи! Достопочтенный ...! Уважаемый ...! Уважаемая общественность! Уважаемые господа! Люди добрые!

Мама Папа! Дедушка! Бабушка! Тетушка! Дядя! Молодой человек! Девушка! Дети!

Дорогой (милый, дорогой)!

Друзья!

Хозяин!

Простите, что беспокою вас! Послушайте, пожалуйста! Можно Вас на минутку?

С распространением украинского языка в массовом общении стоит возрождать уважительные формы обращения: господин, дамы, господа, принадлежащих к словам-регулятивов, то есть это существительные, которые "регулируют отношения между собеседниками согласно речевой-этикетных стандартов и норм, принятых в данном обществе. .. В украинском языке ЭТИ слова употребляются по меньшей мере семь веков. свидетельствуя уважение к собеседнику, они не имеют никакой семантической родства со словом господин в понимании принадлежности к привилегированным классам.

Слова господин, госпожа основном используются не самостоятельно, а с приложением, что конкретизирует лицо (в основном это имя человека: Господин Иван! Господин Владимир! Госпожа Ольга!).

Привычными к словам господин, дама в роли прикладок есть названия званий или профессий: Профессор! Господин прокурор! Госпожа судья!

Имя и отчество как прикладка со словами господин, дамы не сочетаются, поскольку это противоречит нормам литературной речи.

Фамилия как приложения к словам господин, госпожа целесообразно употреблять, когда речь идет об отсутствующем или малознакомого человека, отношения с которой не выходят за пределы официальной приличия: Господин Деми-денко! Как пишет господин Кияшко.

Совсем редко в качестве приложения используются имя и фамилию. Такое сочетание возможно в основном в официальных ситуациях: Прошу к слову господина Василия Шевченко.

В качестве определений к словам господин, дамы, господа выступают прилагательные уважаемый, глубокоуважаемый, многоуважаемый, высоко-достойный, достопочтенный: Глубокоуважаемый господин магистр! Ваша Високодостойносте Господин Президент!

Прилагательное определение согласуются с существительными в роде, падеже и числе: Уважаемый господин! Уважаемому господину. Уважаемой дамой.

Внимание! Слово дама в современном литературном языке не склоняется, следовательно, нормативными являются: встретил госпожа Ксению ", разговаривал с госпожой Викторией.

Как следует писать

принять меры

брать (взять) участие

согласовать

повлиять

повестка дня

предложение

решить, решить

бороться

мероприятия

такие члены группы: нельзя признать

удовлетворительным вскоре

не являются на занятия

прошу предоставить мне отпуск

надо направить присутствующие единодушно

одобрили предложение неуклонно выполнять

в соответствии с приказом по распоряжению соответствии с постановлением

Как нельзя писать

принять меры принять участие ускорить согласование оказать влияние повестка дневная предложення обеспечить решение проводить борьбу мероприятия следующие члены группы: не может быть признанным

удовлетворительным в самое ближайшее время имеют место случаи неявки

на занятия прошу Вашего разрешения о

предоставление мне отпуска должен быть направлен единодушное одобрение

получила предложение о принятии к неуклонному

выполнение согласно приказа согласно распоряжению соответственно постановлению

 
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   След >