ИНФОРМАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ

К информационным документам относятся служебные письма и их разновидности, отчеты, служебные записки, объявления, справки, аннотации, рецензии, телеграммы, телефонограммы и радиограммы.

Служебные письма

Письмо - это распространенный вид документации, одно из средств обмена информацией.

По функциональным признакам служебные письма делятся на те, которые требуют ответа, и такие, которые не нуждаются в ней. К первым относятся письма-просьбы, письма-обращения, письма-предложения, письма-запросы, письма-требования. Среди тех, которые не требуют ответа, - письма-предупреждения, лиЪты-нагадувалня5 письма подтверждения, письма-отказа, письма-сообщения, сопроводительные письма, гарантийные письма, письма-предписания.

По количеству адресатов различают обычные, циркулярные и коллективные письма. Обычное письмо направляется в одной инстанции, циркулярный - целом ряде учреждений. Коллективное письмо направляется в один адрес, но пишется от имени руководителей нескольких учреждений или коллектива учреждения.

Чаще всего письма печатают на бланках или на чистых листах бумаги.

Письмо имеет следующие реквизиты:

1) название и адрес организации-отправителя 2) номер и дату; 3) название и адрес получателя; 4) заголовок; 5) текст; 6) перечень приложений (если они есть) с указанием количества листов; 7) подпись руководителя организации (учреждения); 8) оттиск печати.

Если письмо печатается на бланке, то он содержит: эмблему организации, учреждения или предприятия, изображение государственных наград, код организации, учреждения или предприятия, полное название учреждения, организации - письма, название структурного подразделения, индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адреса, номера телефона, факса, номер расчетного счета в отделении банка.

Служебные письма печатаются на компьютере, печатной машине через полтора-два интервала или пишут на чистом листе бумаги с одной стороны. На бланке печатают только первую страницу письма, а последующие - на чистых листах.

Не следует отсылать письма, написанного через копировальную бумагу, это свидетельствует о неуважении к адресату. .

Сопроводительное письмо - это служебное письмо, которое прилагается к основному документу (каталога, прейскуранта, рукописи, буклетов, накладной, счета-фактуры) и информационно сопровождает его. Обычно он небольшой по объему и содержит названия и перечень присланных документов.

Образец:

Уважаемые господа! Посылаем на конкурс "Знатоки украинского языка" научную работу студентки III курса факультета украинской филологии (фамилия) "Двуязычие и культура речи"

Приложение: на 25 л. в 1 пр.

Просим подтвердить Те получения. С

Название должности (подпись) (инициал (ы) и фамилия)

При написании сопроводительного письма можно воспользоваться такими оборотами речи:

o По Вашей просьбе высылаем ...

o Высылаем Вам ...

o Для того, чтобы Вы имели полное представление о возможностях нашего учреждения, посылаем подробный перечень ...

o Как и было договорено (как и договаривались), посылаем Вам следующие документы: ...

o В ответ на Вашу просьбу от ... (дата) посылаем Вам ...

o Позвольте предложить Вам просмотреть каталог книг, вышедших в свет.

o Надеемся, что Вы заинтересуетесь ...

o Рассчитываем на тесное и взаимовыгодное сотрудничество.

Гарантийное письмо - это служебное письмо для подтверждения определенных условиях, обязательств. В основном гарантируют оплату за определенные, услуги, выполненную работу, оказанную жилую площадь, качественное выполнение определенной работы.

Образец:

Уважаемый сэр!

Просим выдать нам со склада по безналичному расчету 100 (сто) экземпляров учебника Зубков М. Современная украинская деловая речь. - 2-е изд., Перераб. -X: Торсинг, 2002. - 448 с.

Оплату гарантируем в течение 7 дней после их получения.

С

Название должности (подпись) (инициал (ы) и фамилия)

Предлагаем типовые обороты, которыми можно пользоваться при написании сопроводительного письма:

o Гарантируем оплату счетов.

o Мы можем предоставить Вам абсолютную гарантию качества ...

o Учитывая высокое качество нашей продукции, мы можем предоставить гарантию на срок ...

o Все наши изделия поставляем с письменной гарантией.

o Мы гарантируем высокое качество (соответствие международным стандартам) товаров.

o Гарантируем Вам стартовое снижение в объеме ...%.

o Ваш представитель обязательные получит комиссионное вознаграждение ...% от стоимости товаров, на поставку которых заключен договор.

o Гарантируем соответствие качества товара образцам, которые Вы получили от нас на прошлой неделе.

Если возникла проблема уточнить условия гарантии, то целесообразными будут такие обороты:

o В Вашем предложении от ... (дата) не упоминается ни о каких гарантиях.

o Ваше предложение не содержит никаких гарантийных обязательства "связано. Просим конкретизировать их.

o Сообщите, пожалуйста, Ваши гарантийные обязательства вязания относительно предложений от ... (дата). Просим сделать это как можно быстрее.

o Нас заинтересовала предложенная Вами продукция. Будем благодарны, если Вы пришлете нам информацию о Ваших гарантийные обязательства вязания.

o К сожалению, у нас есть несколько замечаний относительно гарантийных обязательств, перечисленных в предложении от ... (дата). Просим Вас пересмотреть и уточнить их.

o Мы можем согласиться на Ваше предложение от ... (дата) только при условии, что Вы предоставите нам общепринятую

гарантию. Будем благодарны, если Вы письменно сообщите нам о своем решении.

o Ваше предложение от ... (дата) не содержит ни одного пункта о Ваших гарантии.

Письмо-уведомление - это служебное письмо, в котором доводят до чьего ведома, сообщают кому определенную информацию. Письма такого содержания присылают тогда, когда надо сообщить об изменении адреса или названия учреждения (агентства, фирмы, организации, общества), открытие филиала, начало производства, назначение на должность, открытие выставки, изменения в системе работы. В основном такие письма адресуют конкретному учреждению, организации, фирме.

Образец:

Уважаемые господа!

Министерство аграрной политики Украины сообщает, что в Национальном аграрном университете подготовлено и издано учебное пособие "Биржевой рынок", автор которого кандидат экономических наук доцент Н. А. Солодкий.

В пособии в соответствии с программой изложен теоретический материал, охватывающий все разделы курса.

Просим Вас рассмотреть предложенное издание и сделать заказ по адресу:

а / я 110, г.. Киев, 04071 С

Название должности (подпись) (инициал (ы) и фамилия)

При написании писем-сообщений можно воспользоваться такими оборотами речи:

o Сообщаем Вам, что ... (дата) мы переехали в новое помещение. Наш новый адрес ...

o Пользуясь случаем, сообщаем Вам об открытии новой фирмы в ...

o Хотим сообщить Вам о ...

o 3 радостью сообщаем о ...

o Хотим воспользоваться случаем и сообщить Вам, что наш адрес изменилась. Просим в дальнейшем направлять свои предложения по адресу: ...

o В соответствии с решением владельцев фирмы от ... (дата) название нашей фирмы изменено на ...

o Сообщаем, что с сегодняшнего дня наша учреждение расположено по адресу: ...

o Просим записать новый номер нашего телефона (факса) ...

o Сообщаем, что номер нашего телефона (факса) изменился. Наш новый номер: ...

o С недавних пор у нас появился дополнительный телефонный номер: ...

o Сообщаем, что после ... часа Вы можете звонить нам по телефону ... Просим проинформировать об этих изменениях соответствующие отделы вашей фирмы.

o Руководство компании сообщает Вам, что директором фирмы назначен господин ...

o С радостью представляем Вам нашего нового директора (министра, ректора) г ...

o Хотим воспользоваться случаем и пригласить Вас на нашу выставку, которая состоится ...

o Сообщаем, что с ... по ... в нашей новой выставочном зале состоится показ лучших работ ...

o Хотим сообщить о новой системе бухгалтерского учета, что позволит нам быстрее выполнить Ваши заказы.

Письмо-запрос - это разновидность коммерческого письма, содержащего просьбу о предоставлении определенных товаров, услуг или уточнения уже имеющейся информации о какой компании, фирму или учреждение. Письмо-запрос составляют на основании ознакомления с каталогами, проспектами, буклетами, прейскуранты, рекламными объявлениями и информацией, полученной на выставках и ярмарках.

В письме запросе обязательно указывают:

- Основание для запроса;

- Название товара (его марку, качество, модель и т.д.);

- Условия и срок поставки;

- условия оплаты.

Среди писем-запросов различают следующие:

- Запрос коммерческого предложения;

- Запрос рекомендации делового партнера;

- Запрос на открытие представительства;

- Запрос на открытие счета;

- Запрос на получение кредита;

- Запрос на бронирование номеров в гостинице;

- Запрос по юридическим вопросам и тому подобное.

Образцы писем-запросов:

Уважаемые господа! Мы заинтересовались Вашим предложением и хотели бы получить:

o подробную информацию о Вашей продукции;

o 2% скидки при заказе минимального количества;

o безвозмездно образцы некоторых конвертов для ознакомления с качеством продукции.

Пожалуйста, сообщите нам эту информацию как можно быстрее. С

Название должности (подпись) (инициал (ы) и фамилия)

Уважаемые господа!

На протяжении последних трех лет наша фирма начала продажи ... (название города, страны) ... (количество) различных зарубежных марок автомобилей и создала довольно большой рынок сбыта для отечественных и зарубежных производителей.

Нас заинтересовала Ваша новая продукция экспонировалась на международной выставке в ...

Просим прислать нам предложение на поставку а также технические характеристики к каждой позиции. Пользуясь случаем, хотим обратить Ваше внимание на то, что наша фирма предлагает своим клиентам лучше сервисное обслуживание и ремонт оборудования.

Надеемся получить Ваш ответ в ближайшее время.

С уважением и наилучшими пожеланиями Название должности (подпись) (инициал (ы) и фамилия)

Уважаемые господа!

Хотим выразить Вам благодарность за Ваш заказ.

Будем благодарны, если Вы пришлете нам несколько рекомендаций Вашей фирмы, поскольку мы еще не имели возможности сотрудничать с Вами.

Такая просьба является обычной для нас процедурой. Надеемся, что Вы поймете нас.

С уважением

Название должности (подпись) (инициал (ы) и фамилия)

Уважаемые господа!

Просим Вас забронировать для нашего клиента господина ... (фамилия) с. .. (Название города, страны) номер на одного человека с ванной комнатой и, если возможно, с окнами, выходящими на море (озеро), с ... по ... (дата). Господин ... (фамилия) должен прибыть в ... (название города) рейсом ... с ... (название города) и имеет добраться до Вашего отеля около ... часов. Просим прислать нам счет за эти, а также дополнительные услуги (счет за ежедневные услуги оплатит гость).

Ждем Ваше подтверждение.

С

Название должности (подпись) (инициал (ы) и фамилия)

В письмах-запросах можно воспользоваться такими типичными оборотами:

o Мы заинтересовались продукцией, которую Вы производите, и рады были бы получить Ваши рекламные проспекты.

o Просим прислать нам прейскуранты (прайсы) на все виды Вашей продукции.

o В соответствии с Вашего объявления в газете ... (название) просим прислать нам предложение на ...

o В предложении просим указать стоимость упаковки, транспортировки, срок поставки и условия оплаты.

o В настоящее время наша фирма формирует зимний ассортимент, и мы хотели бы знать, что Вы сможете нам предложить. Мы заинтересованы в сотрудничестве с Вами и ждем Ваших предложений

o Просим прислать нам рекламный проспект на украинском языке.

o Просим прислать подробную информацию о качестве Ваших товаров.

o Мы заинтересованы в приобретении пробной партии Вашей продукции. Будем благодарны за предложения.

o Сообщите нам о точном срок пробного поставки и условия оплаты.

o Для подписания нашего соглашения просим Вас прислать нам деловые рекомендации.

o Нам нужны услуги адвоката (нотариуса) в ... Смогли бы Вы кого-нибудь порекомендовать?

o Нам порекомендовали (посоветовали) обратиться к Вам наши партнеры из фирмы ... (название). Были бы Вам признательны, если бы Вы смогли представлять наши интересы в ...

o Мы хотели бы получить результаты маркетингового исследования рынка по спросу на наши товары.

o Были бы Вам весьма признательны, если бы Вы порекомендовали нам несколько фирм, осуществляющих маркетинговые исследования в ...

o Просим сообщить, для каких международных (признанных, хорошо известных в деловом мире) фирм Вы уже проводили маркетинговое исследование в ...

o Прежде всего мы хотели бы узнать, с товарами каких фирм конкурировать наши товары.

o Когда Вы сможете завершить маркетинговое исследование и подготовить письменный отчет для нашего учреждения? Письмо-запрос, бесспорно, требует ответа: вы можете

сообщить, что изучаете полученный запрос, направить каталоги, прейскуранты, предложить изменения условий, указанных в запросе, отказать в поставке товара или другом просьбе.

Так, если вы заинтересованы в поставках упомянутого товара, то в ответ на запрос отправляете оферту.

Оферта - это предложение о заключении соглашения с подробным указанием всех его условий. Различают свободную и твердую оферты.

Свободная оферта - оферта, которую с целью предварительного изучения рынка продавец предлагает нескольким покупателям.

Твердая оферта - оферта, которую продавец, оговорив срок соблюдения своего обязательства, предлагает одному потенциальному покупателю.

Образцы писем-ответов на запрос:

Уважаемые господа!

С благодарностью подтверждаем получение Вашего запроса и отправляем образец ... (название товара), заинтересовавший Вас. Мы можем предложить Вам этот товар на следующих условиях:

пластмассовые ... (название) в упаковке по ... штук;

доставки: фрахт оплачивается к границе;

упаковки: бесплатно;

оплата: безотзывный аккредитив.

Будем благодарны за Ваш заказ. Со своей стороны обещаем обслуживание в любое время.

С

Название должности (подпись) (инициал (ы) и фамилия) Приложение: образец в одном экземпляре.

Уважаемые господа!

Подтверждаем получение Вашего запроса от ... (дата) на поставку ... (название товара). Нет нужды отправлять образцы, поскольку Вы знакомы с качеством нашей продукции.

При своевременном заказ мы сможем поставлять Вам ... (количество) изделий ежеквартально.

Господин ... (фамилия) из нашей фирмы ознакомил Вас с ценами и графиком поставок. Ваши отзывы были положительными, поэтому мы можем начинать отгрузки товара после получения заказа.

С уважением и пожеланием успехов Название должности (подпись) (инициал (ы) и фамилия)

Если Вы не можете предложить заказчику нужный товар, непременно пришлите аргументированный отказ:

Уважаемые господа!

Спасибо за письмо от ... (дата). К сожалению, мы вынуждены сообщить Вам, что всю изготовленную продукцию экспортирует фирма ... (название). Мы направили туда Ваш запрос и попросили предоставить Вам предложение, которое, надеемся, заинтересует Вас.

С уважением и пожеланием успехов Название должности. (Подпись) (инициал (ы) и фамилия)

Уважаемые ...!

С благодарностью подтверждаем, что получили Ваш запрос от ... (дата). Очень жаль, но мы не можем удовлетворить Вашей просьбы из-за того, что всю нашу продукцию уже реализовано. Сложившаяся ситуация не дает нам возможности увеличить наши производственные мощности уже сегодня.

Надеемся на понимание.

Остаемся с уважением Название должности ^ (подпись) (инициал (ы) и фамилия)

Иногда в ответе на запрос можно предложить изменить его условия: количество товара, срок поставки и тому подобное.

Уважаемые господа!

На ваш запрос от ... (дата), к сожалению, вынуждены сообщить, не производим нужной продукции.

Зато можем предложить Вам каталог нашего теперешнего ассортимента. Были бы очень рады, если бы Вы включили некоторые наши товары к Вашей программе реализации.

Если это предложение заинтересует Вас, просим прислать нам ответ.

С

Название должности (подпись) (инициал (ы) и фамилия)

При написании писем-ответов пригодятся такие типичные обороты:

o С благодарностью подтверждаем получение Вашего запроса и хотим сделать такое предложение. ..

o В ответ на Ваш запрос предлагаем ...

o Хотим поблагодарить за запрос и предложить Вам ...

o Спасибо за Ваш запрос и сообщаем, что качество наших товаров полностью соответствует образцам, которые Вы получили от нас {качество товаров соответствует международным стандартам).

9 В ответ на запрос предлагаем Вам дополнительное (незначительное, оптовое, предусмотрено, процентное, сбытовое) снижение в объеме ...%.

o К сожалению, мы вынуждены сообщить Вам, что сейчас в нашем распоряжении нет продукции, которая Вас заинтересовала. Зато мы можем предложить Вам ...

o Жаль, но мы не можем предоставить Вам предложение непосредственно, поскольку фирма ... (название) является генеральным агентом распространения наших товаров в вашей стране.

9 Просим с пониманием отнестись к тому, что мы не готовы сделать Вам выгодное предложение.

o В настоящее время, к сожалению, мы не получаем сырья, необходимого для изготовления заинтересовавшего Вас. В связи с этим в ближайшее время мы не можем удовлетворить Вашей просьбы.

Письмо-подтверждение - это разновидность служебного письма, в котором удостоверяется определенный факт: подтверждается предварительная договоренность, получения письма, перевода, ценных бумаг и т.

Образцы писем-подтверждений:

Глубокоуважаемый господин ...! В подтверждение нашей предварительной договоренности посылаем Вам письменное приглашение принять участие в научной конференции, которая состоится ... (дата и место). Ваш доклад на тему "Искусство деловой переписки" внесены в программу конференции.

Оргкомитет инференции обеспечивает проживание в гостинице на период ...

Регистрация участников конференции будет проводиться ... (дата и время) в помещении ... (название, адрес).

С

Название должности (подпись) (инициал (ы) и фамилия)

Уважаемые господа!

Благодарим Вас за предложение и подтверждаем ее получения. К сожалению, Ваше предложение не соответствует нашим интересам, поскольку цены, указанные Вами, значительно выше цены других фирм на аналогичные товары.

Извините, но мы не можем согласиться на Ваши условия.

С

Название должности (подпись) (инициал (ы) и фамилия)

Предлагаем типовые обороты, которыми можно воспользоваться при написании писем-подтверждений:

o Мы официально подтверждаем свое согласие и сообщаем, что ...

o Министерство образования и науки Украины подтверждает, что ...

o Настоящим подтверждаем, что все заказанные товары были отгружены без задержки в соответствии с Вашим коносамента.

o Мы с благодарностью подтверждаем получение Вашего предложения от ... (дата).

o Сообщаем, что ваш заказ мы получили ... (дата) / сразу же приступили к изготовлению ... (название товара).

o В подтверждение нашей предварительной договоренности посылаем Вам письменное приглашение ...

Одним из самых распространенных видов деловой корреспонденции являются письма-просьбы - служебные письма, в которых в вежливой форме обращаются с определенным просьбой к партнерам, инвесторов, клиентов.

Надо помнить, что от умения убедительно выразить свою просьбу во многом зависит и его выполнение.

Образцы писем-просьб:

Уважаемые господа!

Обращаемся к Вам с просьбой продать в нашей пакета такие ценные бумаги ... акций по цене ... Лимит действует до ... (дата). Ценные бумаги необходимо снять с нашего депозитного счета. Просим также кредитовать эквивалент на наш счет.

С уважением

Название должности (подпись) (инициал (ы) и фамилия)

Уважаемые господа!

Выражаю искреннюю благодарность за предложение быть вашим представителем в ... (название страны). Считаю необходимым лично обсудить с Вами вопросы о территории деятельности, комиссионные, гарантии защиты клиентов. Хотел бы предложить Вам дату встречи ... (дата) в ... часов.

Пожалуйста, сообщите, устраивает ли Вас дата и время встречи.

С уважением

Название должности (подпись) (инициал (ы) и фамилия)

В письмах-просьбах можно использовать такие типичные обороты:

o Будем Вам очень признательны, если Вы ...

o Просим сообщить (отправить, подтвердить, оплатить, рассмотреть) ...

o Просим при случае передать нам ...

o Нам было бы приятно узнать ...

o Убедительно просим Вас позвонить нам.

o Прежде всего просим сообщить, какие меры могли бы помочь Вам преодолеть эти трудности.

o Просим немедленно вернуть один экземпляр подписанного соглашения.

o Обращаемся к Вам Ь просьбой о небольшое пожертвование в фонд ...

o Сообщите нам о ...

o Просим Вас внимательно изучить наши предложения и дать окончательный ответ ...

o Какая дополнительные хлопоты. Не были ли бы Вы столь любезны, чтобы предоставить нам письменные объяснения по ... Письмо-просьба непременно требует ответа. Итак, получив такое письмо, следует прежде всего определиться: удовлетворить просьбу или отказать. Если вы решили выполнить просьбу, то отвечаете так:

Уважаемые господа!

В письме ... (дата) Вы обратились с просьбой изменить условия оплаты за ... (название товара). Мы пересмотрели нашу с Вами соглашение и решили внести изменения, учитывая аргументированность Вашей просьбы. Посылаем измененный вариант соглашения.

Надеемся, что новые условия удовлетворят Вас.

С

Название должности (подпись) (инициал (ы) и фамилия)

Конечно, вы не всегда можете удовлетворить просьбу, принять то или иное предложение и поэтому вынуждены отказать в сотрудничестве. Отказ непременно должна быть убедительной, аргументированной, корректной и доброжелательной. Надо убедить адресата в том, что у вас нет другого выхода. Для этого в начале предложения следует принять слова, которые ощутимо смягчат тон отказа: к сожалению, жаль, очень жаль, к сожалению, искренне сожалеем, простите, нам очень обидно.

Итак, отказ можно сформулировать так:

Глубокоуважаемый господин ...!

Благодарны за интерес, проявленный к нашей организации (учреждения, фирмы). К большому сожалению, вынуждены сообщить Вам, что место нашего генерального представителя в. .. (Название страны) уже занято. Просим прислать Ваш запрос еще раз через ... месяцев.

Желаем успехов Название должности (подпись) (инициал (ы) и фамилия)

Уважаемые господа! Мы получили Ваше письмо от. .. (Дата), в котором Вы просите материально поддержать благотворительный фонд "Святой МариГ. Очень жаль, однако в этом году у нас нет ни малейшей возможности сделать даже незначительный благотворительный взнос.

С

Название должности (подпись) (инициал (ы) и фамилия)

Составляя письмо-отказ, можно воспользоваться такими оборотами речи:

o Мы, подробно изучив предложенный Вами проект, с сожалением сообщаем, что не можем. ..

o К сожалению, мы не можем принять Вашего предложения ...

o Очень жаль, но мы не можем удовлетворить Вашу просьбу по ряду причин ...

o Жаль, но учитывая осложнение ситуации мы не можем поддержать Ваш проект.

o Искренне сожалеем, однако сложившаяся ситуация не дает нам возможности ...

o Извините, но мы не можем предоставить (согласиться, направить) ...

o Вынуждены сообщить, что, к сожалению, не имеем никакой возможности удовлетворить Вашу просьбу.

o К сожалению, имеем сообщить о невозможности. ..

o 3 сожалением сообщаем, что у нас ни малейшей возможности удовлетворить Вашу просьбу о ...

o Обрадованный Вашим предложением, и, к сожалению, вынужден отклонить ее по семейным обстоятельствам. Письмо-напоминание - ЦС служебное письмо, в котором говорится

о приближении или окончания срока выполнения определенных задач, обязательств, проведения мероприятий.

Напоминание непременно должен быть доброжелательным, ненавязчивым: ни в коем случае не следует обвинять адресата, ведь, например, причиной задержки оплаты или неоплаты может быть затруднительна финансовая ситуация, в которой он оказался.

Содержание письма-напоминания прежде всего зависит от того, впервые, второй или третий раз вы напоминаете партнеру о выполнении его обязательств, несоблюдение срока оплаты счетов и т.п.. Если клиент не реагирует на напоминание, то, конечно же, вы вынуждены будете сообщить ему о своем намерении обратиться в суд и расторгнуть контракт. Однако даже в этом случае письмо должно быть вежливым, сдержанным.

Образцы писем-напоминаний:

Глубокоуважаемый господин. ..!

Нам очень неудобно, но мы вынуждены вновь напоминать, что Ваш счет-фактура до сих пор остается неоплаченным.

Идя Вам навстречу, мы продлеваем срок оплаты до ... (Дата) и выполняем при этом Ваши новые заказы. Если Вы не оплатите задолженность в ... (дата) / не пришлет чек, покажет оплату, мы вынуждены будем приостановить выполнение всех Ваших заказов.

Ждем Вашего ответа.

С искренним уважением Название должности (подпись) (инициал (ы) и фамилия)

Уважаемые господа!

Извините, пожалуйста, но мы вынуждены снова напомнить Вам о большой задолженности нашей фирме, продолжает расти. Мы всегда пытались понять Ваши финансовые трудности, однако на этот раз задолженность превышает все предыдущие, а срок оплаты давно прошло.

Надеемся, Вы понимаете, что мы не можем больше пренебрегать интересами фирмы, а поэтому вынуждены подать иск в суд.

Очень жаль, что наше сотрудничество оказалось неудачным.

С

Название должности (подпись) (инициал (ы) и фамилия)

Предлагаем типовые обороты, используемые в письмах-утешение в ванной. Первое упоминание:

o Пользуясь случаем, позвольте напомнить Вам, что ...

o Позвольте (вынуждены) напоминание о. ..

o Уместно будет напомнить, что. ..

o Напоминаем Вам, что. ..

o Просим Вас обратить особое внимание на то, что ...

o Кстати, напоминаем Вам, что. ..

o Просим прощения, что вынуждены напоминать Вам о ...

Повторные напоминания:

o Нам очень жаль (неудобно), что вынуждены вновь напоминать Вам о ...

o Извините, но мы в очередной раз вынуждены напоминать Вам,

что ...

Считаем необходимым еще раз напомнить Вам о ...

o К сожалению, вынуждены снова напомнить Вам, что ...

o В свя связи с тем, что Вы, несмотря на наши настоятельные просьбы погасить задолженность, до сих пор не прислали чек, который показал бы оплату, мы вынуждены приостановить выполнение всех Ваших заказов.

o Учитывая ситуацию, сложившуюся на данный момент, вынуждены сообщить о своем намерении расторгнуть с Вами договор.

o Все наши просьбы о погашении Вами задолженности были напрасными, и поэтому мы вынуждены подать иск в суд. Поверьте, нам очень жаль, но сейчас мы не видим другого выхода из этой ситуации.

o Очень жаль, что наше сотрудничество оказалось неудачным.

Письмо-претензия - это служебное письмо, в котором выражается недовольство по поводу нарушения условий заключенного соглашения, например, нарушение согласованных (определенных) сроков поставки товара, несоответствия его предложенным образцам, неудовлетворительного дизайна или упаковки и т.

Обнаружив нарушения, следует выразить партнеру претензию и требовать их ликвидации (например, замены некачественного товара), а также настаивать на возмещении нанесенного ущерба, уплате штрафа и, конечно, на четком соблюдении в будущем условий договора (соглашения, контракта).

Обычно сначала присылают письмо-напоминание, в котором ар * гументовано, последовательно, взвешенно выражают недовольство, а уже потом - претензию.

Образцы писем-претензий:

Уважаемые господа!

Мы очень обеспокоены неожиданной задержкой с поставкой заказанного товара, ведь знаем, что обычно Вы ответственно относитесь к выполнению своих обязанностей.

Согласно нашей соглашения о закупке от ... (дата) товар должен быть отгружен не позднее ... (дата). К сожалению, мы до сих пор не получили его. Полагаем, что это лишь упущение, и надеемся получить товар в течение следующей недели. Ждем ответа.

С

Название должности (подпись) (инициал (ы) и фамилия)

Если партнер не отреагирует на такое письмо, следует выявить категоричность. Например:

Уважаемые господа!

Вынуждены сообщить, что, к сожалению, до сих пор не получили от Вас банковской гарантии.

Несмотря на это, мы хотели бы напомнить о письме от ... (дата), в котором Вы обратились к нам с просьбой об изменении срока в связи с дополнительными расходами, обусловленными открытием аккредитива.

Учтя Ваши трудности, объединение пошло Вам навстречу и согласилось на инкассовую форму расчетов. Вы согласились на предложенный и обязательства 'связались в течение двух недель предоставить гарантию банка на оплату 80% от стоимости контракта.

В этой "связи с задержкой в предоставлении Вами банковской гарантии мы вынуждены были приостановить поставки ... (название товара). Заразу порта находится свыше 600 т ... (название товара), и расходы по их хранения присоединятся к сумме Вашего счета.

Просим прислать банковскую гарантию и подтвердить согласие оплатить расходы за хранение товара в порту.

С

Название должности (подпись) (инициал (ы) и фамилия)

Если нужно выразить недовольство или претензию, можно воспользоваться такими оборотами речи:

o Нам очень жаль, что ...

o Нас неприятно поразил тот факт, что ...

o Очень удивлены (разочарованы, обеспокоены) таким положением дел и просим объяснить эту неприятную для нас ситуацию.

o Выражаем свое недовольство по поводу ...

o Очень жаль, что Вы не соблюдаете (не выполняется) условий контракта.

o К сожалению, не получили от Вас никакого ответа.

o Выражаем свое принципиальное несогласие с ...

o Нам неприятно, что Вы нарушаете условия нашего соглашения.

o Обращаемся к Вам с требованием ...

o Полагаем, что только серьезные причины могли заставить Вас ...

o К сожалению, не можем принять ...

o Мы не согласны на ...

o не одобряет Вашей позиции по ...

o Учитывая, что Вы вовремя не. .., вынуждены ...

o Обеспокоенные несоблюдением Вами условий договора. 9 Вынуждены выразить решительный протест против ...

o Очень обеспокоены этой неожиданной задержкой ... Письмо-ответ на претензию - это служебное письмо, в котором

объясняются причины определенных нарушений или убедительно доказывается несостоятельность претензии или жалобы. Таким образом, содержание таких писем зависит от того, согласны ли вы с претензией и выдвинутыми обвинениями, считаете их безосновательными. ■ Если направлена претензия является обоснованной, надо объяснить ту неприятную ситуацию во время выполнения соглашения, контракта или договора, извиниться перед партнером и попросить его с пониманием отнестись к вашим труда.

Образцы писем-ответов:

Уважаемые ...!

Получили Ваше письмо, в котором Вы сообщаете, что некоторые упакованы в картонные коробки товары поступили к Вам поврежденными.

Учтя Ваши дельные замечания относительно недостаточной прочности упаковки, мы согласны взять на себя полную ответственность за то, что произошло, и уже отправили замену.

Извините, что нанесли Вам столько неприятностей.

С

Название должности (подпись) (инициал (ы) и фамилия)

Если высказана претензия безосновательна и вы можете убедительно и аргументировано доказать это, то имеете право просить или требовать отозвать ее. Например:

Уважаемые господа!

Были неприятно удивлены высказанной нам претензии по задержке ввода в эксплуатацию станции и требованием уплаты неустойки. Сложившаяся ситуация, крайне неприятная и требует с выяснения.

Считаем нужным напомнить Вам обстоятельства, повлекшие эту задержку

во-первых, в соответствии с пунктом 3 нашего соглашения Вы обязательства связались передать нам площадку для строительства в течение одного месяца со дня заключения соглашения, однако сделали это лишь через 3 месяца, что и привело к задержке начала строительных работ;

во-вторых, Вы вовремя не обеспечили нас необходимыми для строительства материалами.

Думаем, Вы понимаете, что такими действиями сами нарушили условия соглашения.

Учитывая сказанное выше, считаем Ваши обвинения безосновательными и просим отозвать претензию.

С

Название должности (подпись) (инициал (ы) и фамилия)

Типичные обороты, используемые в письмах-ответах:

o Принимаем Вашу обоснованную претензию к. ..

o Понимаем Ваше беспокойство. ..

o Просим прощения за причиненные волнения по поводу ...

o Уверяем, что мы делаем все возможное для завершения ... (название работы) в предусмотренный контрактом срок.

o Мы признаем свою вину. ..

o извинения за эту досадную ошибку, которая нанесла Вам столько хлопот.

o Надеемся, что Вы с пониманием отнесетесь к нашему трудного финансового положения.

o Считаем Ваши обвинения безосновательными.

o расстроились высказанной нам претензии по ...

o В этом письме должны уведомить, что отклоняем Вашу претензию по ...

o Прежде всего (прежде всего) хотим отрицать свою вину в задержке ...

o Считаем Ваши обвинения безосновательными и просим отозвать свою претензию.

o Сложившаяся ситуация крайне неприятная и потре ет ся подробного с выяснения.

Рекомендательное письмо - это служебное письмо, КОТОРЫЙ содержит положительный или отрицательный отзыв о лице или организации, фирму. В положительной рекомендации в основном речь идет о готовности взять на себя ответственность за рекомендованную лицо или фирму.

Рекомендательное письмо подают во время ходатайство о должности, устройства на новую работу, вступления в высшее учебное заведение и т. Он существенно отличается от характеристики. Авторы "Универсального справочника-практикума по деловых бумаг" "четко очерчивают эти различия:

* Рекомендация может быть не обязательно с места работы;

* По рекомендации можно обратиться к тому, кто хорошо знает лицо, фирму, компанию;

* Лицо, дает рекомендацию, должна иметь определенный авторитет и признание в своей области;

* Рекомендательное письмо обязательно содержит вывод: "рекомендую" или "не рекомендую".

Итак, в рекомендательных письмах следует обязательно указать:

* С какого времени вы знаете человека или фирму;

* Уровень ее профессиональной компетентности;

* Ли она авторитет;

* Которыми достижения и тому подобное.

Если к вам с просьбой о рекомендации обратилась лицо, вы мало знаете или за которую не можете поручиться, лучше вежливо откажите; при любых условиях не забывайте, что объективность рекомендации - дело вашей чести.

Образец рекомендательного письма:

Рекомендательное письмо

Данильчук Анна Алексеевна действительно является работником TOB "Джерела М" и в настоящее время занимает должность руководителя проекта "Книгоноша" (1999 г.. Те были зачислены на должность пресс-секретаря нашей организации).

Наша организация специализируется на почтовой торговли. Это два почтовых проекта: "Сундук" - продажа товаров почтой по ежеквартальным каталогу и "Книгоноша" - продажа книг по почте, также по ежеквартальным каталогу.

За рубежом книжные клубы и приобретение товаров по почте по каталогу является обычным для широких кругов общественности. В Украине к такой услуге относятся со значительной недоверием. Итак, наши проекты требуют не только собственно рекламной поддержки, но и консультативной работы с общественностью.

Довольно сложной и ситуация с поставщиками. За рубежом для многих издателей продажу книг по почте является вторым по значению каналом сбыта после крупных сетей книжных магазинов. Скидки, которые издатели предоставляют книжным клубам на свою продукцию, иногда достигают 70%. Нам сегодня практически ежедневно приходится убеждать издателей в возможностях почтовой торговли, а также в том, что реализация книг по каталогам не только не представляет конкуренции книжным магазинам, но и благодаря распространению большого количества рекламных материалов стимулирует их продажу.

За время пребывания Анны Данильчук в должности руководителя проекта:

o в несколько раз выросли объемы продаж;

o создан клуб "Друзья книгоноши" с системой привилегий для членов клуба;

o оптимизирован формат каталога "Книгоноша 9 *;

o введена система индивидуальной работы с клиентами - впервые осуществлен рассылка рекламных материалов по адресной базе заказчиков проекта, а также введен подарочные индивидуальные скидки к праздникам и тому подобное;

o утвердилось новое направление развития проекта - подготовлено и распространено каталог учебников для средней школы, которые также можно заказать по почте. Разработана стратегия маркетинговых действий для продвижения услуги на рынке;

9 заключены соглашения на размещение рекламы в С МИ на льготных условиях;

o проведена презентация проекта во время "Форума издателей" 7 во Львове;

o отлажено систему работы с поставщиками.

Госпожа Анна можно охарактеризовать как человека, способного на принятие нестандартных решений, работника с творческим подходом к работе.

Цель участия госпожи Анны в курсе - приобретение необходимых в ежедневной работе знаний и, как следствие, достижение максимальной эффективности и избежания ошибок при разработке маркетинговой стратегии развития проекта. Убеждены, на современном этапе недостаточно разработать новый качественный товар или предложить новую услугу, установить оптимальную цену и определить оптимальные каналы распределения. Все больший вес приобретает еще одна составляющая комплекса маркетинга-методы продвижения товара / услуги. Видим их как систему маркетинговых коммуникаций, направленную на информирование, убеждение, напоминание потребителям о товаре / услуге, а также создание положительного имиджа фирмы.

Предлагаемый Вами курс - это возможность получить знания не путем проб и ошибок, а путем изучения научного опыта.

Директор

TOB "Источники М * (подпись) (инициал (ы) и фамилия)

Предлагаем вашему вниманию типичные обороты, которые помогут в написании рекомендательных писем:

o Позвольте порекомендовать Вам господина .., который участвует в конкурсе на замещение вакантной должности ...

o Он один из самых компетентных наших специалистов.

o За время работы в нашем университете господин ... зарекомендовал себя как способный, перспективный ученый.

o Чуткая, общительный человек, имеет авторитет среди коллег.

o Принципиальный, внимательный к клиентам, профессионально хорошо подготовлен, опытный работник, любит свое дело.

o Как исследователь господин (госпожа) ... характеризуется нестандартностью мышления, стремлением искать новые пути реализации задуманного.

o Господин (госпожа) ... работает в должности с ... года.

o Знаю господина (госпожи) ... как опытного, квалифицированного работника.

o Имеет большой опыт работы в коммерческих структурах на соответствующей должности.

o Имеет основательные теоретические знания, подкрепленные многолетним практическим опытом.

o К сожалению, не могу взять на себя ответственность высоко оценить его профессиональные качества.

o Рекомендуем на должность директора отдела рекламы концерна ... госпожа .., которая на протяжении ... лет работала над: проведением комплексных рекламных кампаний (реклама в журналах, газетах, в том числе имиджевая, на радио, в Метрополе Итэн)

o воплощением имиджа нашей фирмы (логотипы, представительская продукция).

Письмо-благодарность - это служебное письмо, в котором выражается благодарность за оказанную помощь, услугу, поддержку, приглашаете т.

"Кодекс вежливости" делового человека предусматривает: не надо ждать удобного случая, чтобы выразить адресату благодарность. Делать это следует всегда вовремя. Благодарственные письма является гарантией налаживания и дальнейшего поддержания добрых партнерских отношений. Такие письма помогут вам прослыть воспитанного и порядочного человека.

Образцы писем-благодарностей:

Уважаемые господа! Примите искреннюю благодарность за финансовую помощь, которую Вы оказали нашему издательству. По Вашего содействия мы сможем выдать крайне необходим читательской аудитории "Словарь синонимов". Надеемся, что он будет способствовать основательного освоению украинского языка.

С благодарностью и уважением Коллектив издательства ...

Уважаемый господин!

Позвольте выразить Вам искреннюю благодарность за направлено в наш адрес заказа. Вы заказали книг на сумму более ЗО игры и в ближайшее время получите в подарок первый выпуск восстановленной "Роман-газеты" (тираж сейчас печатается).

Надеемся, что это только успешное начало нашего сотрудничества и в будущем, если Вы будете с нами сотрудничать, станете членом клуба «Друзья книгоноши" ".

Еще раз благодарим.

С

Название должности (подпись) (инициал (ы) и фамилия)

Разумеется, нельзя перечислить все формы выражения благодарности. Приведем лишь наиболее типичные. Воспользовавшись ими, вы сможете прослыть благонравной человека и реализовать свои планы в общении с партнерами.

o Выражаем свою искреннюю благодарность за ...

o Искренне благодарим Вас за письмо с советами и рекомендациями по ...

o Прежде всего (прежде всего) позвольте поблагодарить Вас за ...

o Примите нашу искреннюю (искреннюю) благодарность за ...

o Это письмо - проявление нашей благодарности за ...

o Мы искренне благодарны Вам за то, что Вы ...

o Позвольте выразить свою благодарность ...

o Пишем Вам с чувством глубокой благодарности за проявленное терпение в отношении ...

o Хотим выразить свою искреннюю благодарность за согласие ...

o Весьма признательны Вам за ...

o Еще раз благодарим и надеемся, что ...

o Пользуясь случаем, хотели бы поблагодарить Вас за то, что Вы согласились ...

o Вы, несомненно, заслуживаете искреннюю и глубокую благодарность.

o Спасибо за предоставленную возможность ...

Письмо-извинение - это служебное письмо, в котором выражается просьба простить за несвоевременное выполнение заказа, опоздание на встречу, бухгалтерские ошибки, нарушения условий договора и тому подобное.

Итак, осознав свою вину, следует непременно извиниться и принять все необходимые меры, чтобы такие досадные случаи впредь не повторялись.

Образец письма-извинения:

Уважаемый заказчику!

Прежде всего хотим искренне поблагодарить Вас за направлено заказ.

Искренне просим прощения за то, что посылаем не все иамояиени Вами книги. К сожалению, в издательстве закончился их тираж.

В ближайшее время издание додруковуватиметься, и только мы его получим, сразу вышлем Вам книги. Надеемся на понимание и с нетерпением ждем новые заказы.

Еще раз извините.

1 повабою

Название должности (подпись) (инициалы) и фамилия)

Пол написании писем-извинений можно воспользоваться такими типичными речевыми оборотами:

o Просим извинения за досадное недоразумение, что произошло ...

o Искренне просим извинить за задержку с ответом ...

o Просим простить нас за невозможность своевременно выполнить вате заказ ...

o Хотим извиниться за нанесенный Вам лишние хлопоты.

o извинения за лишние волнения по поводу ...

o Хотим искренне извинения за досадную ошибку, которая произошла ...

o Есть попросить у Вас прощения (извиниться Вас) по ...

o извинения за ту танина в нашей бухгалтерии и обещаем предоставь быть внимательнее.

o Искренне извиняемся Вас за ...

Письмо-поздравление - это разновидность служебного письма, в котором выражается поздравления по случаю определенного события, праздника, дня рождения, юбилея, свадьбы, избрание на почетную должность, успешного завершения дела и вот.

Конечно, для того чтобы подтвердить свой интерес ло успехов партнера и сделать ему Прийю мыс. не надо ждать юбилея, праздника или свадьбы - пришлите письмо с несколькими теплыми приветственными словами с любой возможности (например, публикации книги, разоблачения филиала) и поделите с ним радость.

Образцы писем-поздравлений:

Глубокоуважаемый ... /

Сегодня мы отмечаем 20-ричниы юбилей Вашей деятельности на посту руководителя основанного Вами концерна.

В течение этих лет благодаря Вашим способностям и взвешенным решением, основанные на большом опыте, наша фирма заняла достойное место на отечественном рынке.

Примите наши самые искренние поздравления и пожелания подаиьших успехов и благополучия.

С

Название должности (подпись) (инициаи (ы) и фамилия)

Высокочтимая госпожа ...!

Примите наши самые искренние поздравления по случаю Вашего ежегодного юбилея.

Ответственное и принципиальная, внимательная и терпеливая. Вы всегда были рядом с нами во всех делах и начинаниях.

Вполне раскрываются Ваши мудрость и душевная щедрость, доброта и милосердие в общественной работе.

Пусть Вам выпадают счастливые дороги, легкими будут Ваши мысли и никогда не болят натруженные руки.

Долгой и светлой Вам судьбы, здоровья. теплого, радушного солнца, пагоды в семье, успехов, вечного вдохновения в работе.

С Коллектив ...

Дорогие друзья!

Поздравляем Вас с рождением семь "и. Пусть счастье войдет в ваш дом с приятными хлопотами и родительскими обязанности я с нами, а Ваше супружеская жизнь всегда будет светлым и искренним.

(Подпись)

Дорогих ... поздравляем со счастливой годовщиной семейной жизни! Крепкого здоровья н Вам на дов, ч годы, возможности и достатка, взаимоуважения, большой любви.

Коллеги

Приведем несколько пышных речевых оборотов, которыми можно воспользоваться в письмах-поздравлениях:

o Примите наши искренние поздравления с пагоды {в день) ...

o Искренне (чистосердечно) поздравляем Вас с ...

o Желаем Вам счастья, радости, тепла и внимания родных и друзей. Пусть будут праздничными Ваши будни.

o Желаем прожить еще много лет под Божьим и человеческим благословением!

o Счастливых дней и плодотворных дел, всегда хорошего настроения, легких дорог желают Вам искренние друзья.

o Выдающихся достижений и успехов во всех начинаниях желают Вам ...

o Желаем активного творческого долголетия, здоровья, радости, добра!

o Ваша неисчерпаемая энергия, уважаемая коллега, является большим стимулом к труду и для нас, а открытое, искреннее сердце дарит людям тепло общения. Желаем света, добра и радости в жизни!

o Неизменяемых Вам успехов в делах, верный друзей-единомышленников. Удачи Вам на всех перекрестках судьбы.

o Поздравляем с присвоением нового звания. Отличных Вам успехов, господин генерал (полковник)!

Письмо-приглашение - это разновидность служебного письма, в я кому адресата заигоошують принять участие в определенном мероприятии.

В письме-приглашении обязательно указывается, кто, кого, куда, когда и по какому случаю приглашает. Все это должно быть оформлено безупречно грамотно и тщательно, что покажет ваше уважение к адресату. Кроме четкого и недвусмысленного изложения содержания следует соблюдать следующие требования:

o использовать со вкусом оформлены и качественные бланки, ведь вид представительской продукции является едва ли не самым первым свидетельством надежности вашего учреждения (фирмы, компании)

o симметрично располагать текст на листе;

o конверт по своему дизайну должен непременно соответствовать бланке.

Важнейшую информацию можно выделить другим шрифтом, большими буквами или подчеркиванием. Приглашение на чисто деловые мероприятия (съезды, конференции, форумы, симпозиумы, презентации) пишут в основном на фирменных бланках, а по случаю культурных мероприятий и различных торжеств изготавливают художественно украшенные бланки.

Помните, что вашим партнерам приятно будет получить грамотно и эстетично оформленного листа. Подаем образцы письменных приглашений, выполняющих функцию билета или пропуска:

Уважаемый господин ...!

Приглашаем Вас на торжественный концерт по случаю Дня милиции, который состоится ... (дата и адрес). Ваши места ...

Приглашение действительно на два человека.

Уважаемый господин...!

Министерство Украины по делам семьи "и, молодежи и спорта совместно с Министерством образования и науки Украины проводят в рамках акции" передают потомкам наше сокровище - родной язык "круглый стол" Украинским студентам-украинское слово ".

Приглашаем Вас принять участие в работе круглого стола, заседание которого состоится 20 сентября 2007г. в Ибгод в зале заседаний коллегии Министерства по делам семьи% молодежи и спорта (ул. Десятинная, 14, к. 319).

С уважением ...

Отправляя письма-приглашения, можно воспользоваться такими типичными речевыми оборотами:

o Приглашаем Вас принять участие в работе ...

o Позвольте пригласить Вас на торжественное открытие фестиваля (выставки) ...

o Имеем честь пригласить Вас на презентацию книги ...

o Рассчитываем на Ваше согласие принять участие в ...

o Нам приятно видеть Вас среди гостей ...

o Надеемся, что Вы посетите показ-презентацию коллекции, состоится ...

o В благодарность приглашаем Вас на торжественный обед, который устраивает ...

o Обращаемся к Вам как к специалисту по проблемам ... и приглашаем принять участие в работе ...

o Приглашаем на открытие персональной выставки, посвященной ...

 
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   След >