Формуляр документа

Документы с высоким уровнем стандартизации составляют по утвержденной форме, то есть в соответствии с формуляра-образца 1.

Каждый документ состоит из отдельных элементов, которые называются реквизитами.

Состав и последовательность размещения реквизитов в служебном документе называется формуляром. Формуляр-образец - это модель построения формуляра служебного документа, устанавливающего сферу его применения, формат, размеры берегов, требования к построению конструкционной сетки и реквизиты. Он предусматривает следующие реквизиты и порядок их размещения в организационно-распорядительных документах:

01 - изображение Государственного герба Украины, герба Автономной Республики Крым;

02 - изображение эмблемы организации или товарного знака (знака обслуживания);

03 - изображение наград;

04 - код организации;

05 - код формы документа;

06 - название вышестоящей организации;

07 - название организации;

08 - наименование структурного подразделения организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - название вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа, на который дают ответ,

14 - место составления или издания документа;

15 - гриф ограничения доступа к документу;

16 - адресат;

17 - гриф утверждения документа; 18-решимости;

19 - заголовок к тексту документа;

20 - отметка о контроле;

21 - текст документа;

22 - отметка о наличии приложений;

23 - подпись;

24 - гриф согласования документа;

25 - визы документа;

26 - печать;

27 - отметка о заверении копии;

28 - фамилия исполнителя и номер его телефона;

29 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

30 - отметка о наличии документа в электронной форме;

31 - отметка о поступлении документа в организацию;

32 - запись о государственной регистрации.

Различают два основных вида формуляров - с продольным и угловым размещением реквизитов. В разных видах документов состав реквизитов неодинаков и зависит от содержания, назначения и способа обработки. Каждый реквизит имеет четко определенное место, что делает документы удобными для зрительного восприятия и упрощает их обработки.

Бланк документа - это зунификована форма (служебного) документа с напечатанной постоянной информацией и местом, отведенным для переменной. Бланки заполняют конкретными сведениями. Наиболее распространенными являются бланки актов, справок, приказов, протоколов, писем.

Применение бланков при составлении документов повышает культуру делового общения, предоставляет информации официального характера.

Основные правила оформления документов

Название организации воспроизводится на бланке в полном развернутом наименовании. Сокращенное название организации отмечают тогда, когда ее официально зафиксировано в уставе.

Название вида документа - обязательный реквизит любого документа, кроме писем. Название является на бланке или вдруковуеться вверху слева. В зависимости от вида документа определяются перечень необходимых для его оформлению реквизитов, построение текста и степень обязательности выполнения его положений.

Для осуществления расчетно-денежных операций в бланках указывается номер расчетного счета в отделении банка.

Например: Расчетный счет № 3467059

в Киево-Святошинском УСБ м. Киева МФО 322034

Еще одним обязательным реквизитом всех документов является дата. Документ датируется днем его подписания (для приказов) или утверждения (для инструкций). Акты и протоколы датируются днем осуществления документированных в них событий. Дата проставляет собственноручно лицо, подписывает или утверждает документ.

В состав даты входят число, месяц и год, которые проставляются в одной строке арабскими цифрами.

Например: 12.07.2007 (то есть 12 июля 2007).

В нормативно-правовых актах и финансовых документах применяют словесно-цифровой способ оформления даты, например: 11 июня два тысячи семь г.. Дата документа ставят ниже его названия рядом с регистрационным индексом на специально отведенном месте на бланке.

Регистрационный индекс состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации Индексу дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителя и т. Место расположения этого реквизита зависит от бланка и вида документа.

Если документ подготовили две или более организаций, то регистрационный номер составляют из регистрационных индексов каждой из них и проставляют через косую черту в порядке указания авторов документа.

Место составления или издания документа. Этот реквизит указывает на название города или населенного пункта, где выдан документ.

Адресат. Письма, докладные записки, справки, сообщения и другие документы адресуются к организациям, учреждений, структурных подразделений, должностных или частных лиц. Название учреждения и структурного подразделения подается в именительном падеже, а название должности и фамилия - в дательном.

Например: Национальный авиационный университет Отдел кадров Коваленко И. П.

Если документ адресован руководителю учреждения, ЕЕ название входит в состав названия должности и пишется в дательном падеже.

Например: Ректору Национального педагогического университета имени Михаила Драгоманова академику АПН Украины проф. Андрущенко В. 77.

К реквизита «адресат» может также входить почтовый адрес. Следует помнить: если документ адресован в учреждение, почтовый адрес указывается после ее названия, а также названия структурного подразделения и фамилии должностного лица. Каждый элемент реквизита печатается с новой строки.

Например: Киевский национальный университет имени Тараса Шевченко Учебная часть Пономаренко А. П. ул. Владимирская, 64, м. Киев, 01033

Если документа физическому лицу, то в именительном падеже указывают фамилию, имя, отчество (или инициалы) адресата, улицу, номер дома и квартиры, населенный пункт, район, область, почтовый индекс.

Например: Гордиенко Михаил Иванович ул. Гоголя, 13, кв. 106 м. Нежин, 04631

Подпись - это обязательный реквизит любого документа, свидетельствующего об ответственности человека за его содержание. Подпись является одним из реквизитов, придает документу юридической силы.

Юридическая сила документа - свойство служебного документа, предоставленная действующим законодательством, которая является основанием для решения правовых вопросов, осуществлять правовое регулирование и (или) управленческие функции. Подпись состоит из наименования должности лица, подписывающего документ (полной, если документ оформлен не на бланке, сокращенной - на документе, напечатанном на бланке), личной подписи, инициалов (-ов) и фамилии. Подписывает документы, как правило, руководитель учреждения, его заместитель или руководитель структурного подразделения. Руководитель учреждения или его заместитель подписывает документы, направляемые в вышестоящие организации. Руководители структурных подразделений подписывают документы в пределах своей компетенции.

Подписывается, как правило, первый экземпляр документа. Если документ оформлен на бланке учреждения, указывается только должность и инициал (и) и фамилия лица, его подписывает (полное название учреждения не повторяется).

Например:

Директор {подпись) Г. К. Стеценко

Проректор

по научной работе (подпись) С. Васильченко

Если документ оформлен не на бланке, то указывается полное название учреждения, должность, инициал (ы) и фамилия лица, его подписывает.

Например: Директор издательства

"Образование" (подпись) И. М. Подолюк

Документы коллегиальных органов (протоколы, постановления, решения) подписывают два человека - председатель и секретарь коллегиального органа. При этом указываются обязанности лиц, подписавших документы, а не их должности.

Например:

Председатель (подпись) Г. К. Мусиенко

Секретарь собрания (подпись) В. А. Грищук

Подпись ставится справа под текстом через два-три строки после его окончания. Название должности пишется слева от фамилии, которое указывается на уровне последней строки должности.

Например:

Директор Киевской средней

школы МИ 65 (подпись) Б. И Мандрик

Гриф утверждения документа. После подписания документ утверждается, есть свидетельство, его действие на определенный круг организаций, структурных подразделений или частных лиц. Реквизит утверждения содержит: слово УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), название должности, личная подпись, инициал (ы) и фамилия лица, утвердившего документ, и дату утверждения.

Например: УТВЕРЖДАЮ

Директор Научно-методического центра высшего образования Министерства образования и науки Украины

(подпись) К. М.Левкивський 09.03.2007

Если документ утвержден постановлением, решением, приказом, протоколом, гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН "названия (в именительном падеже), даты, номера утвержу ного документа.

Например: УТВЕРЖДЕНЫ

Приказ Высшей аттестационной комиссии Украины ¡8.11.2007 №8

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа и пишется заглавными буквами. После утверждения документ приобретает юридическую силу.

Резолюция - надпись должностного лица на документе - короткое решение по выполнению документа.

Резолюция состоит из следующих элементов: фамилии и инициалов исполнителя (исполнителей) в дательном падеже, содержания поручения, срока исполнения, личной подписи руководителя, даты.

Если резолюция указывает на нескольких исполнителей, то обязательно указывается лицо, ответственное за выполнение документа. Ответственный исполнитель имеет право созывать соисполнителей и получать от них необходимую информацию.

Как правило, в резолюции руководитель выражает свое решение по существу рассматриваемых вопросов. Однако если никаких указаний нет, решение должен принимать исполнитель. Конкретные указания передаются с помощью повелительного наклонения или неопределенной формы глагола. Например: О результатах и принятых мерах сообщите; Срочно отправит; Немедленно подготовьте письмо; Рассмотреть и доложить в десятидневный срок.

Общие указания выражают так: К выполнению; К руководству; К сведению.

Резолюцию надо ставить непосредственно на документе, ниже реквизита "Адресат", параллельно к основному тексту или на свободной площади лицевой стороны первого листа, но не на берегу документа, предназначенного для подшивки. Например:

Начальнику Управления гуманитарной и педагогического образования Дмитриченко М. Ф. Подготовить проект постановления в 23.05.2007 (подпись руководителя) 09.04.2007

Если на документе нет места для резолюции, разрешено оформлять ее на отдельных листах или специальных бланках.

Заголовок к тексту документа. Каждый служебный документ, независимо от его содержания, назначения и вида, имеет заголовок, отражающий главную идею документа (кроме сообщения и телефонограммы). Он печатается в левом верхнем углу под датой и номером документа. Заголовок должен быть лаконичным, точным и максимально полно раскрывать суть документа. Например: О дополнительном издания "Российско-украинский словарь"; О мерах по улучшению использования отходов предприятия кожевенно-обувной промышленности.

Наличие четких заголовков сокращает время на ознакомление с документом и период прохождения его через должностных лиц и структурные подразделения к реальному исполнителя.

Текст документа, напечатанный на бумаге формата А5, разрешено подавать без заголовка.

Гриф согласования документа свидетельствует о согласии учреждения, его подразделения или должностного лица (не являющегося автором документа) с его содержанием. Есть две формы согласования - внутреннее (с подразделениями и должностными лицами учреждения) и внешнее (с подведомственными и неподведомственными организациями). Этот реквизит проставляется после предварительного рассмотрения или оценки проекта документа перед его распространением в учреждении. Оформляют его под текстом документа, после подписи или на отдельной странице. Он состоит из:

- Слова СОГЛАСОВАНО;

- Названия должности лица, с которым соглашается документ, и названия учреждения;

- Личной подписи;

- Его расшифровки; -дать.

Например: СОГЛАСОВАНО

Ректор Донецкого государственного университета управления (подпись) В. И. Носков 07.05.2007

Виза документа - это надпись, сделанная должностным лицом, выражает согласие или несогласие с содержанием документа. Виза состоит из:

- Названия должности лица, подписывающего документ;

- Подписи и ее расшифровки;

- Лаконичного решения (замечания) o - дать визирования.

Например: Директор Учебного центра

"Укрсервис"

(подпись) С. Г. Зинченко

Не возражаю.

20.05.2007

Если дополнения и замечания лица, визирует документ, имеют развернутый характер, они излагаются на отдельном листе, а на первой странице документа отмечается:

Например: Директор Государственного

специализированного предприятия издательства "Образование ** (подпись) 1. М. Подолюк Замечания прилагаются. 18.112007

Во внутренних документах виза проставляется на первом экземпляре документа, а во внешних - на экземпляре, который остается в организации.

Оттиск печати. Документы, которые требуют особого удостоверения, заверяют печатью. Ставят их на документах, удостоверяющих права определенных лиц, затраты средств и материальных ценностей, а также на тех документах, где наличие оттиска печати предусмотрено правовыми актами.

Печать имеет накладываться на часть названия должности и подписи лица, подписавшего документ.

Например:

Ректор (подпись) А. П. Потапенко

Оттиск печати

Отметка о наличии приложений. Если документ имеет приложения, то в левом углу под текстом с новой строки указывается:

Приложение: на 4 л. в 2 пр.

После слова Приложение можно перечислить названия документов, которые прилагаются:

Приложения:

1. Акт оценки стоимости использованных материалов на 2 л. в 1 пр.

2. Акт приема новых строительных материалов на 3 л. у2пр.

При большом количестве приложений их описание составляется отдельно, а в документе после текста указывается:

Приложение: согласно описанию на 10 л.

Отметка об исполнителе. Этот реквизит обязателен только в исходных документах (письмах, справках, заключениях) и состоит из фамилии исполнителя и номера его служебного телефона. Эти сведения проставляются на последней странице документа в нижнем левом углу (лицевой стороны).

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие сведения: короткую справку о выполнении, если нет документа, удостоверяющего это; указание на номер дела, к которому будет подшит документ; дату направления документа к делу; название должности и подпись руководителя структурного подразделения или исполнителя.

Например: К делу № 03-4

Ответ отправлено 13.05.2007М03- 12/113 Название должности (подпись) (инициал (и) и фамилия) 14.05.2007

Отметка о выполнении помещается в левой части нижнего берега первого листа документа.

Отметка о поступлении документа в организацию. Этот реквизит содержит: сокращенное название организации, направила документ; регистрационный номер документа; дату его поступления.

Отметку о поступлении делают справа на нижнем берегу первой страницы документа с помощью регистрационного штампа.

Отряд о государственной регистрации фиксируют только на нормативно-правовых актах органов государственной власти, приобщенных в Государственный реестр в соответствии с Указом Президента Украины "О государственной регистрации нормативных актов министерств и других органов государственной исполнительной власти".

Его располагают после номера акта или после грифа утверждения.

Во время оформлению документов следует соблюдать основные правила их составления, которые предусматривают правильное написание реквизитов и их расположение на бланке документа. Соблюдение этих требований придает документу юридической силы.

 
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   След >